Zenya 6.1.0 - Software-Aktualisierungen

Was ist neu in Zenya 6.1?

Etwa viermal im Jahr veröffentlichen wir ein größeres Update für Zenya. Mit diesen Updates führen wir neue Funktionen ein und sorgen dafür, dass bereits vorhandene Funktionalitäten noch einfacher und besser funktionieren. Diese Updates sorgen auch dafür, dass Zenya technisch auf dem neuesten Stand ist.

Sind Sie neugierig, was in Zenya 6.1 neu ist? Auf dieser Seite erfahren Sie es.

Der Rollout von Zenya 6.1.0 wird am 29. Juli beginnen.
Siehe status.infoland.co.uk Genaues Datum/Uhrzeit für die Einführung von Zenya SaaS.
Für Unternehmen, die Zenya vor Ort einsetzen, wird die neue Version in der Woche vom 2. August zum Download zur Verfügung stehen.

Dokumente

Überprüfung und Autorisierung von Dokumenten

Die Überprüfung eines Dokuments gehört zu den Aufgaben, die man am liebsten überall erledigen möchte. Manchmal am Schreibtisch, wenn Sie ein umfangreiches Dokument sorgfältig prüfen müssen. Ein anderes Mal geht es um eine schnelle Genehmigung für eine kleine Änderung, die Sie unterwegs auf Ihrem Handy erteilen können.

Deshalb führen wir mit diesem Update eine moderne Ansicht für die Überprüfung und Autorisierung von Dokumenten ein. Diese baut auf der aktualisierten Dokumentenansicht von Zenya 6.0 auf und enthält alle bekannten Funktionalitäten.

Zurück Weiter

1 2 3 4

Anmerkung: Für Prozesse und Ergebnisflächenmatrizen ändert nichts an der Anzeige des Bewertungsbildschirms.

Regelmäßige Überprüfung der Dokumente

Die regelmäßige Überprüfung bereits veröffentlichter Dokumente ist eine wichtige Maßnahme, um das Dokumentenmanagementsystem ‘in Ordnung’ zu halten.

In dieser Version führen wir eine neue Ansicht für die Prüfung von Dokumenten ein. Während Sie bisher für diese Aufgabe auf die Zenya-Verwaltungsumgebung verwiesen wurden, gelangen Sie nun auf einen aufgabenorientierten Bildschirm, der sich ganz auf die Prüfung des Dokuments konzentriert. Damit wird für den Mitarbeiter, der eine Prüfaufgabe zu erledigen hat, klarer, was von ihm erwartet wird.

Wie bei der Dokumentenprüfung und -genehmigung wird die Dokumentenprüfung nun auch auf mobilen Geräten mit kleineren Bildschirmen perfekt.

Zurück Weiter

1 2 3 4

Zurück Weiter

1 2 3 4

Anmerkung: Für Prozesse und Ergebnisflächenmatrizen das Verfahren zur Prüfung des Dokuments bleibt unverändert.

Portale

Das Hinzufügen eines Logos zu Ihrem Portal ist wieder möglich!

In der neuen Version von Zenya wurde das Logo der Organisation in das Hamburger-Menü verschoben. Im Laufe der letzten Zeit haben wir von verschiedenen Seiten gehört, dass es sehr wünschenswert ist, (weiterhin) ein Logo auf dem Portal platzieren zu können, da dies eine erkennbare Unterscheidung zwischen verschiedenen Unternehmens-/Organisationseinheiten innerhalb einer Organisation ermöglicht.

In dieser Version bieten wir daher wieder die Möglichkeit, ein Logo pro Portal hinzuzufügen!
Die Einstellung funktioniert so, wie Sie es von den Versionen vor Zenya 6.0 gewohnt waren. In der Vergangenheit eingestellte Logos bleiben leider nicht erhalten und Sie müssen sie kurz zurücksetzen.

NB: Die Möglichkeit, das Logo Ihrer Organisation in das Zenya-Menü aufzunehmen, bleibt ebenfalls bestehen.

Farbe des Portalthemas jetzt auch beim Ausfüllen eines Berichtsformulars sichtbar

Mit der Einführung von Zenya ist es möglich, für jedes Portal eine Farbe als Themenfarbe des Portals festzulegen. In dem Moment, in dem ein Benutzer ein Berichtsformular über das Portal ausfüllte, wurde dieses Formular jedoch (in den meisten Fällen) in der Farbe “Zenya-Rot” angezeigt, so dass sich das Farbschema von dem des Portals unterschied. Aufgrund der Rückmeldungen, die wir dazu erhalten haben, haben wir dies angepasst.

Wenn ein Benutzer füllt über das Portal ein Meldeformular aus wird die Farbe des Portals verwendet. Wenn die Themenfarbe des Portals beispielsweise blau ist, wird diese Farbe auch die Akzentfarbe sein, die im Berichtsformular sichtbar ist.

Zurück Weiter

1 2 3 4

Verbesserte Anzeigespalte mit Sammlungen und Filtern in der Portalsuche

Bei der Konsultation oder Suche im Portal haben wir viele Rückmeldungen erhalten, dass die Namen der Sammlungen oder Filter nicht immer leicht zu lesen sind.
Wir haben daher die Möglichkeit geschaffen, bei der Abfrage und Suche die Breite der Spalte, in der die Sammlungen und Filter angezeigt werden, anzupassen. Die Benutzer können so selbst entscheiden, welche Breite sie für diese Spalte als angenehm empfinden. Oder sie vorübergehend größer machen, zum Beispiel.

Risiken

Neue Rolle im Risikomanagement

Wir fügen eine neue Rolle innerhalb des Risikomanagements hinzu: die des “Content Managers”.

Wir sehen häufig, dass Organisationen Lizenzen für das Risikomanagementmodul nicht für die gesamte Organisation erwerben, sondern nur für eine begrenzte Gruppe von Mitarbeitern. Gleichzeitig war es aber so, dass jeder Mitarbeiter mit der Rolle “Risikokoordinator” neben dem Recht, den Inhalt des Risikos zu ändern, auch das Recht hatte, anderen Mitarbeitern (Lese-)Rechte zu erteilen. So kam es leicht zu der Situation, dass mehr Lizenzen genutzt wurden, als gekauft worden waren.

In Absprache mit der Gemeinschaft haben wir dieses Problem durch Hinzufügen der Rolle ‘Inhaltsadministrator’ gelöst. Als Inhaltsadministrator können Sie alles tun, was Sie auch als Risikokoordinator tun können, mit der Ausnahme, dass Sie selbst keine Rechte an andere Benutzer vergeben können.

Nach dem Update auf Zenya 6.1.0. bleiben alle Rechte wie bisher erhalten. Sie entscheiden also danach, ob Sie bestimmten Mitarbeitern die Rolle “Inhaltsadministrator” statt der Rolle “Risikokoordinator” geben wollen.

Lizenzverwendung Inhaltsinhaber

Die Rolle des Inhaltsverwalters ist ebenso wie die des Risikokoordinators mit einer Lizenz verbunden.

Diese neue Rolle wurde hinzugefügt, damit die Benutzer in Bezug auf den Inhalt des Risikos dasselbe tun können wie ein Risikokoordinator, aber keine Rechte in Bezug auf das Risiko erteilen können. Dadurch wird verhindert, dass versehentlich Rechte erteilt werden, die auch eine Genehmigung erfordern.

Damit liegt die Verwaltung der Rechte/Lizenzen in den Händen einer begrenzten Gruppe von Personen, die auch Einblick in die intern getroffenen Vereinbarungen zu den Lizenzen haben.

Ausübung von Kontrollen über Verwaltungsmaßnahmen

Um unseren Kunden die Kontrolle der Verwaltungsmaßnahmen weiter zu erleichtern, haben wir eine neue Funktion für das Risikomanagement eingeführt.

Bislang konnte ein Kontrolltest zu einer Verwaltungsmaßnahme hinzugefügt werden. In dieser Version haben wir diese Einschränkung aufgehoben. So ist es nun möglich, zum Beispiel einen täglichen, einen wöchentlichen und, falls gewünscht, einen vierteljährlichen Kontrolltest zu derselben Maßnahme hinzuzufügen. Alle hinzugefügten Kontrolltests sind auch auf dem Dashboard sichtbar.

Export von Verwaltungsmaßnahmen

In der Übersicht der Verwaltungsmaßnahmen wurde die Option hinzugefügt, alle Maßnahmen in das Microsoft Excel-Format zu exportieren.

Mannschaften

Team erstellt? Dann sind Sie selbst ein Mitglied dieses Teams.

Aus den Rückmeldungen, die wir erhalten haben, ging hervor, dass es nicht für jeden klar war, dass man selbst, als die Person, die ein Team erstellt, auch als Mitglied dieses Teams hinzugefügt wird. Wir haben dies deutlicher gemacht, indem wir von nun an auch diesen Benutzer direkt als Mitglied dieses Teams anzeigen.

Wenn Sie ein Team erstellen, sind Sie automatisch der Teamadministrator. Sie können also nicht entfernt werden, wenn Sie Mitglieder hinzufügen. Wir erklären dies auch mit einem Hover auf Ihren Benutzer.

Als obligatorischer Nutzer haben wir Ihr Abzeichen außerdem farbig gestaltet. Für alle anderen Benutzer ist das Abzeichen grau und das Symbol farbig. Außerdem sehen Sie neben diesen Benutzern ein Kreuz. Sie können also alle Mitglieder, die Sie selbst hinzufügen, einfach löschen.

Verbesserung der Auffindbarkeit von nicht zugewiesenen Teamaufgaben.

Sind Sie Mitglied eines oder mehrerer Teams und haben diese Teams Aufgaben, die noch nicht einem der Teammitglieder zugewiesen worden sind? Dann erscheinen diese Aufgaben auch in der persönlichen Aufgabenliste unter dem Filter ‘’Nicht zugewiesene Teamaufgaben’’.

Zenya wies nicht darauf hin, dass es in diesem Filter noch offene Aufgaben gibt, die abgeholt werden können. Aufgrund des Feedbacks und der Reaktionen, die wir erhalten haben, haben wir die Auffindbarkeit dieses Filters verbessert.

Wir haben eine E-Mail-Nachricht hinzugefügt, die standardmäßig wöchentlich verschickt wird und die Benutzer darauf hinweist, dass noch Aufgaben von Teams (in denen sie Mitglied sind) offen sind. Diese E-Mail enthält auch einen direkten Link zum Filter ‘Nicht zugewiesene Teamaufgaben’ in Ihrer persönlichen Aufgabenliste.

Dabei heben wir das Vorhandensein dieses Filters in Ihrer persönlichen Aufgabenliste hervor, aber noch wichtiger ist, dass wir die offenen Aufgaben Ihres Teams bzw. Ihrer Teams hervorheben.

Die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigung kann in der Verwaltung Ihrer Abonnements eingestellt werden.

Zenya allgemein

Leistung

Die Anzahl der Tickets, die bei unserem Service Desk eingehen, zeigt, dass die Zahl der Unternehmen, die häufiger als gelegentlich Leistungsprobleme haben, zuzunehmen scheint. Dabei haben wir festgestellt, dass dies durch die Version 6.0.0. von Zenya noch verstärkt wurde. In dieser Version hat sich die Leistung leider in einer Reihe von Bereichen merklich verschlechtert. Wir sind der Meinung, dass es wichtig ist, diesen negativen Trend zu brechen, weshalb wir in letzter Zeit intensiv an Leistungsverbesserungen gearbeitet haben. In Zenya 6.1.0 werden Sie vor allem diese Verbesserungen bemerken:

Wenn Sie ein Portal besuchen, Dokumente abfragen oder eine Suche über das Portal oder über consult durchführen, wird das Ergebnis jetzt noch schneller angezeigt.
Das Laden Ihrer Aufgaben- und Nachrichtenliste ist schneller geworden.
Das Laden der Liste der Benachrichtigungen in der Benachrichtigungsübersicht ist schneller geworden.
Das gleichzeitige Verschieben mehrerer Dokumente in der Dokumentenverwaltung ist jetzt schneller.
Der Status von defekten Hyperlinks wird jede Nacht aktualisiert. Diese Aktion beeinträchtigte die Leistung von Zenya während der Nacht stark; insbesondere für Kunden, die Zenya rund um die Uhr nutzen, konnte dies ärgerlich sein.
Das Laden der Metafelddaten in die Dokumentendetails in der Dokumentenverwaltung hat mehr Zeit in Anspruch genommen als nötig.
Die Gesamtleistung von Zenya wurde verbessert, indem die Aktualisierung der für die Suche verwendeten Feldwerte weiter optimiert wurde.
Überall dort, wo die Teilnehmer einer Benachrichtigung angezeigt wurden (auch in der Liste der Benachrichtigungen und in den Benachrichtigungsdetails), dauerte das Laden der Benutzerdetails länger als nötig.
Beim Hinzufügen eines hierarchischen Feldes als Dokument-Filterfeld in den Sucheinstellungen des Portals hatte die Aktualisierung der Filter große Auswirkungen auf die Leistung von Zenya. Dies wurde nun optimiert, so dass die Gesamtleistung von Zenya stabiler bleibt und die Felder schneller als Filteroption im Portal zur Verfügung stehen.
Die Auswahl von Benutzern, wenn es in Zenya viele Benutzer gibt, wurde verbessert. Dies macht sich besonders beim Hinzufügen von Dokumentenmanagern und bei der Auswahl von Benutzern für Benutzergruppen bemerkbar.

Wir wollen jetzt und in Zukunft kontinuierlich eine hervorragende Leistung erbringen. Um die Leistung von Zenya SaaS im Griff zu haben (wo wir auch den Echtzeit-Einblick haben), haben wir eine zusätzliche Leistungsüberwachung eingeführt. Wir werden die Benutzeraktionen laufend aktiv überwachen und uns auch Ziele für bestimmte, häufig verwendete Endbenutzerszenarien setzen. Durch den Vergleich der tatsächlichen Messungen mit diesen Zielwerten erhalten wir einen unmittelbaren Einblick in etwaige Leistungsprobleme und können diese gezielt angehen.
Wir werden die daraus resultierenden Verbesserungen in den nächsten Versionen zur Verfügung stellen.

Die Symbole für Fragebögen und Berichtsformulare sind überall gleich

In Zenya wurden die Symbole, die unter der Schaltfläche zum Ausfüllen des Portals angezeigt werden, ebenfalls in das neue Erscheinungsbild aufgenommen. Bei der Verwaltung von Fragebögen und Berichtsformularen wurden noch die alten Symbole angezeigt. In dieser Version haben wir die Icons, die Sie für Fragebögen und Berichtsformulare auswählen können, an die Icons angepasst, die im Portal unter der Schaltfläche zum Ausfüllen angezeigt werden. Dadurch passen sie besser zu dem aktualisierten Look and Feel.

Dialogfenster für die Benutzerauswahl

In Zenya 6.0 haben wir ein neues Dialogfeld zur Auswahl von Benutzern, Benutzergruppen und Teams eingeführt.
In dieser Version haben wir die Funktionalitäten in diesem Dialogfeld weiter ausgebaut. Sie können jetzt auch:

Filter für alle Benutzer einer Gruppe.
Suche nach Benutzernamen, Name und E-Mail

Das Zurücksetzen des eigenen Passworts ist wieder möglich!

Wir haben die Möglichkeiten für Benutzer, ihr Passwort in Zenya zu ändern, eingeschränkt.

Hinweis: Diese Funktion ist nur für manuell in Zenya hinzugefügte Benutzer verfügbar und wird daher nicht mit einem aktiven Verzeichnis synchronisiert. Außerdem ist diese Funktion nur verfügbar, wenn die Einstellung ”Benutzer können ihr Passwort ändern” aktiviert ist. Diese Einstellung finden Sie unter Anwendungsmanager > Systemeinstellungen > Allgemein.

Zurück Weiter

1 2

Doppelter Punkt im Benutzernamen nicht mehr möglich

Ab dem Zenya 6.1.0 Update ist es nicht mehr möglich, einen Doppelpunkt (:) in Ihrem Benutzernamen zu verwenden. Mit dem Update auf Zenya 6.1.0 werden Doppelpunkte im Benutzernamen durch einen Unterstrich (_) ersetzt.

Benutzer, die einen Doppelpunkt in ihrem Benutzernamen haben, müssen daher ab Zenya 6.1.0 bei der manuellen Anmeldung einen Unterstrich anstelle eines Doppelpunkts in ihrem Benutzernamen verwenden.

Verbessertes Erscheinungsbild der verschiedenen Seiten

Bei einer Reihe von Bildschirmen (für Endbenutzer) in Zenya entsprach das Erscheinungsbild noch nicht vollständig dem aktualisierten Styling. In dieser Version haben wir das Look & Feel für die folgenden Bildschirme verbessert, so dass sie besser mit Zenya übereinstimmen:

Lesen von Bestätigungen
Fragebogen ausfüllen
Ausarbeitung eines Plans für Abhilfemaßnahmen (nach Ausfüllen eines Fragebogens)
Sitzungen zur Risikobewertung.

Lesen von Bestätigungen

Zurück Weiter

1 2

Ausfüllen des Fragebogens und Ausarbeitung eines Plans für Abhilfemaßnahmen

Zurück Weiter

1 2

Sitzung zur Risikobewertung

Zurück Weiter

1 2

Für Anwendungsmanager & ICT

Systemanforderungen

Die Systemvoraussetzungen für Zenya 6.1 sind unverändert zu denen von Zenya 6.0.

Wir möchten Sie noch einmal an die bevorstehenden Änderungen der Mindestsystemvoraussetzungen für Zenya erinnern, die wir bereits in einem aktuellen Mailing kommuniziert haben:

Per 31. Juli 2021 beendet die Unterstützung für Microsoft Visio 2010
Per 31. Dezember 2021 beendet die Unterstützung für Microsoft Internet Explorer 11 (IE11) und
Microsoft Office 2010 (Word/Excel/Outlook)

Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie hier:

Zenya SaaS
Zenya vor Ort

Zusätzliche Informationen

Weitere Informationen für Anwendungsmanager und IKT finden Sie unter my.infoland.co.uk.
Wählen Sie nach dem Einloggen Meine Produkte > Zenya > Updates herunterladen, oder klicken Sie auf die orangefarbene Schaltfläche unten, um direkt auf die entsprechende Seite zu gelangen.

Sie können zusätzliche Versionshinweise finden:

Hinweis auf die Auswirkungen dieser Aktualisierung (nach Zenya-Komponente)
weitere Erklärung der funktionellen Veränderungen
wichtige Informationen über Verbindungen zwischen Zenya und anderen Systemen
Übersicht der Fehlerbehebungen

Und weiter:

Checkliste für Anwendungsmanager vor und nach der Aktualisierung
das Update herunterladen (für Zenya on-premise)

INFORMATIONEN ZU ZENYA 6.1 AUF MY.INFOLAND.CO.UK (ANMELDUNG ERFORDERLICH)

Was ist neu in Zenya 6.1?

Dokumente

Portale

Risiken

Mannschaften

Zenya allgemein

Für Anwendungsmanager & ICT