Zenya 6.3.0

Etwa viermal im Jahr veröffentlichen wir ein größeres Update für Zenya. Mit diesen Updates führen wir neue Funktionen ein und sorgen dafür, dass bereits vorhandene Funktionalitäten noch einfacher und besser funktionieren. Diese Updates sorgen auch dafür, dass Zenya technisch auf dem neuesten Stand ist.

Sind Sie neugierig, was in Zenya 6.3.0 neu ist? Auf dieser Seite erfahren Sie es.

Die Markteinführung von Zenya 6.3.0 begann am 31. Oktober 2022.
Für Unternehmen, die Zenya vor Ort einsetzen, steht die neue Version als Download zur Verfügung. Sie können sie herunterladen unter my.infoland.co.uk.

FLOW

Änderungen Zenya FLOW

Das erste große Roadmap-Thema des Jahres 2022 ist Zenya FLOW. In dieser Version implementieren wir mehrere Verbesserungen, die sich bei der Übermittlung und Bearbeitung einer Meldung bemerkbar machen. Wir haben die Formulare für Meldungen modernisiert und sie responsiv gestaltet. Das macht das Einreichen einer Meldung oder das Ausfüllen eines Formulars intuitiver, einfacher und benutzerfreundlicher! Aber auch bei der Bearbeitung einer Meldung haben wir einige Verbesserungen vorgenommen, z. B. bei der Bereitstellung von Informationen, der Möglichkeit, eine Meldung dem Manager eines Benutzers zuzuweisen, und dem Einsatz von Zenya Teams in einer Meldung!

Überarbeitete Formulare mit verbessertem Aussehen

Eine der wichtigsten Änderungen in dieser Version ist die Modernisierung der Formulare für Meldungen. Dadurch wird das Einreichen einer Meldung oder das Ausfüllen eines Formulars bei der Bearbeitung einer Meldung intuitiver, einfacher und benutzerfreundlicher! Bei dieser Modernisierung haben wir die verschiedenen Feldtypen und das Formular als Ganzes unter die Lupe genommen, um das Ausfüllen angenehmer zu gestalten! Außerdem haben wir es in der vergangenen Zeit bereits von Kunden und Kollegen testen lassen, so dass wir auf der Grundlage des Feedbacks bereits Verbesserungen umsetzen konnten, die das Erlebnis nach der Veröffentlichung nur noch verbessern werden!

Es gibt mehrere Wege in Zenya, über die Sie einen Bericht einreichen können. Auf all diesen Wegen wird das aktualisierte und verbesserte Aussehen des Berichtsformulars bald zu sehen sein. Einige dieser Routen:

Über die Schaltfläche ”Ausfüllen” des Portals”
Über die Schaltfläche ”Neue Benachrichtigung” in der Übersicht der Benachrichtigungen
Über Beziehungen aus einer bestehenden Meldung
Einfügen einer Verbesserungsmaßnahme aus verschiedenen Komponenten (z. B. Fragebögen)

Dabei geht es nicht nur um das Formular, das bei der Einreichung eines Berichts angezeigt wird, sondern auch um alle anderen Formulare, die an der Bearbeitung des Berichts beteiligt sind:

Bearbeiten des Berichtsformulars in einem bestehenden Bericht
Das Formular des Koordinators
Alle an einer Meldung beteiligten Workflow- und Aktionspunktformulare

Das Beispiel, das beim Entwurf des Formulars angezeigt werden kann, wird auch in der aktualisierten Ansicht angezeigt, so dass Sie auch die Erfahrungen berücksichtigen können, die der Berichterstatter letztendlich beim Entwurf macht.

Ausfüllen des Koordinatorformulars in einer Meldung

Ausfüllen eines Formulars für einen Workflow/Aktionspunkt in einer Meldung

Beispiel eines Formulars während des Formularentwurfs anzeigen

Im Folgenden erläutern wir einige der Besonderheiten dieser Änderungen und wichtige Punkte, die bei der Einrichtung zu beachten sind.

Einige Änderungen in den Zenya FLOW Formularen

Die Zenya FLOW-Formulare für Meldungen wurden modernisiert! Dadurch wird das Einreichen einer Meldung oder das Ausfüllen eines Formulars intuitiver, einfacher und benutzerfreundlicher!

Im Folgenden werden einige Punkte aufgeführt, die in den aktualisierten Formularen anders sind:

Wenn Sie eine Meldung abschließen, werden die Änderungen automatisch gespeichert.

Sobald Sie mit dem Ausfüllen eines Berichtsformulars beginnen, werden alle Änderungen automatisch gespeichert. Es wird also sofort ein Berichtsentwurf erstellt, so dass Sie die eingegebenen Daten nicht einfach verlieren. Ein manuelles Zwischenspeichern ist nicht mehr nötig! Sie sehen dies oben rechts in der schwarzen Leiste.

Haben Sie einen Entwurf einer Meldung? Dann können Sie sie jederzeit über ”Meine Entwürfe” in der Übersicht der Meldungen oder über die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste wiederfinden, um die Entwurfsmeldung abzuschließen oder zu löschen.

Workflow-/Aktionsformulare und das Koordinatorformular werden nicht automatisch gespeichert.

Fügen Sie von nun an Bilder in Ihre Formulare ein!

In Zenya 6.3.0 führen wir auch die Möglichkeit ein, Bilder in den Formularen für Zenya FLOW zu verwenden! Wir haben die Möglichkeit, ein Bild als Formatierungselement für die Formulare zur Verfügung gestellt.

Wenn Sie ein Formular entwerfen, können Sie jetzt ein Bild einfügen. Zur Veranschaulichung einer Frage, wie z. B. einer Risikobewertung, können Sie jetzt die Bewertungsmatrix als Bild in das Formular einfügen.

Ein Bild kann in allen Formularen, die in einem Bericht verfügbar sind, hinzugefügt werden, d. h. sowohl im Berichtsformular als auch im Formular für den Koordinator und im Formular für den Workflow/Aktionspunkt. Sie wollen also ein Bild hinzufügen:

Ein Bild wird immer in einer Zeile eingefügt, so dass das Bild immer über die gesamte Breite des Formulars angezeigt wird. Es ist daher derzeit nicht möglich, ein Bild neben einer Frage anzuzeigen.
Sie können eine Beschreibung in den Entwurf einfügen. Diese Beschreibung wird als Hover neben dem Bild angezeigt, wenn es ausgefüllt ist.
Sie können die Größe des Bildes einstellen (klein, mittel, groß). Dies bestimmt, wie groß das Bild beim Ausfüllen des Formulars standardmäßig angezeigt wird. Die gewünschte Größe hängt sehr stark vom Bild ab, daher sollten Sie dies bei der Gestaltung des Formulars ausprobieren. So können Sie feststellen, was mit dem gewählten Bild am besten funktioniert.

Während Sie ein Formular ausfüllen, können Sie auf das Bild klicken, um es zu vergrößern. Sie können es dann durch Scrollen mit der Maus vergrößern und verkleinern.

Abgelaufener unterstrichener Text für ‘Text mit Formatierung’-Felder in Formularen

Wir haben in Zenya 6.3.0 eine Änderung an der Komponente für den Feldtyp ”Text mit Formatierung” vorgenommen. Der Grund dafür war ein Sicherheitsproblem mit der alten Komponente, die für den Feldtyp ”Text mit Formatierung” verwendet wurde.

In Zenya 6.3.0 wird nun eine neue Komponente für ”Text mit Formatierung”-Felder verwendet. Hierfür müssen Sie weder im Setup noch als Benutzer etwas ändern. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die neue Komponente keine Unterstreichung von Text unterstützt, was Auswirkungen auf das bestehende Layout von Formularen und eventuell vorhandene Benachrichtigungen hat.

Was ändert sich durch das Entfernen der Unterstützung für das Unterstreichen von Text?

Gibt es Formulare, in denen Sie ”Text mit Formatierung”-Felder eingefügt haben und diese Felder mit einem Standardwert versehen haben, in dem unterstrichener Text verwendet wird? Dann ist dieser Text beim Ausfüllen des Formulars nicht mehr unterstrichen, sondern wird als ”normaler” Text angezeigt.
Gibt es in Ihrer Zenya-Umgebung Berichte, in denen unterstrichener Text in ”Text mit Formatierung”-Feldern verwendet wurde? Dann bleibt dieser unterstrichene Text als unterstrichen sichtbar, solange das betreffende Formular nicht bearbeitet wird. Wenn Sie das Formularbeispiel auf der Registerkarte ”Formulare” in einer Meldung ansehen, ist der unterstrichene Text also sichtbar. Wird das Formular (gilt für alle Formulare) jedoch bearbeitet, geschieht dies im aktualisierten Füller und die unterstrichene Formatierung des Textes verschwindet.

Schwerpunkte im Design

Wir haben alle Änderungen und Verbesserungen für das überarbeitete Ausfüllen von Formularen so weit wie möglich durchgeführt, um das Ausfüllen von Formularen intuitiver, einfacher und benutzerfreundlicher zu gestalten!

Für das beste Formular sind wir auch auf das Layout und die Formatierung Ihrer Formulare angewiesen. Als diese Formulare entworfen wurden, wurden eine Reihe von Layout-Entscheidungen getroffen, um das Formular in der aktuellen Situation so gut wie möglich aussehen zu lassen. Mit den bevorstehenden Änderungen kann es jedoch sein, dass das damals gewählte Layout in der neuen Situation nicht mehr das beste ist. Deshalb möchten wir Ihnen einige Tipps geben, die Sie bei der Gestaltung des Formulars berücksichtigen können:

In der jetzigen Situation werden manchmal Leerzeilen in der Gestaltung des Formulars verwendet, um mehr Ruhe und Platz beim Ausfüllen zu schaffen. In der neu gestalteten Form des Ausfüllens eines Formulars sind alle Felder geräumiger als zuvor. Das bedeutet, dass die Leerzeilen im Formulardesign dazu führen können, dass zwischen den Feldern des Formulars nun viel Platz entsteht. Deshalb raten wir Ihnen, Ihr Formulardesign zu überprüfen und leere Linien zu entfernen, damit die Formulare auch in Zenya 6.3.0 angenehm funktionieren!
Da Berichtsformulare automatisch gespeichert werden, werden weniger Schaltflächen angezeigt. Wir wissen, dass Berichtsformulare regelmäßig Anweisungen für die Benutzer enthalten, um zu erklären, wie das Speichern/Senden zu handhaben ist. Diese Anleitungen passen möglicherweise nicht mehr zu den aktualisierten Situationen und müssen aktualisiert werden.

Die Einstellung ‘’Reporter wird aufgefordert, seine Identität zu bestätigen’’ zeigt jetzt nur noch Benutzer mit Berichterstattungsrechten an

In der Berichtsart kann eingestellt werden, dass der Benutzer vor dem Ausfüllen eines Berichtsformulars seine Identität bestätigen muss. Bei dieser Funktionalität (oft in Verbindung mit Gruppenkonten verwendet) muss ein (angemeldeter) Benutzer zunächst angeben, ob er der angemeldete Benutzer oder ein anderer Benutzer ist.

Wenn der Benutzer die Option wählt, dass er ein anderer Benutzer ist, muss angegeben werden, welcher Benutzer, damit die Meldung auch unter seinem Namen registriert werden kann. In der gegenwärtigen Situation könnten hier alle Benutzer ausgewählt werden, und es könnte passieren, dass Benutzer ohne Melderechte (für die betreffende Meldungsart) trotzdem eine Meldung einreichen könnten.

Die Rechte für einen bestimmten Benachrichtigungstyp werden absichtlich allen oder einer bestimmten Gruppe von Benutzern zugewiesen. Daher haben wir dies in Zenya 6.3.0 geändert. Wenn ein anderer Benutzer ausgewählt wird, werden nur noch Benutzer mit den Rechten für diese Benachrichtigungsart angezeigt. Der gewählte Benutzer muss sein Passwort eingeben, um zu bestätigen, dass er dieser Benutzer ist und damit die Meldung in seinem Namen erscheint, bevor das Meldeformular angezeigt wird.

Formulare in der Zenya FLOW App und mobile Formulare ändern sich nicht!

Neben den Formularen für Benachrichtigung, Koordinator und Workflow/Aktionspunkt kann auch ein mobiles Formular in eine Benachrichtigungsart eingefügt werden. Das mobile Formular verhält sich anders als die Benachrichtigungsformulare in einer Benachrichtigungsart. In der Version 6.3.0 von Zenya wird es auch für die mobilen Formulare keine Änderung geben, sie werden weiterhin so funktionieren, wie die Formulare derzeit bereits funktionieren.

Ein mobiles Formular kann auf verschiedenen Wegen ausgefüllt werden, und das oben Gesagte gilt für beide Wege:

Meldung über die Zenya FLOW App ausfüllen
Anmeldung online über das FLOW-Webshare ausfüllen

Änderungen füllen die Benachrichtigung als anonymer (nicht angemeldeter) Benutzer aus

Meldeformulare können in Zenya auch von anonymen oder externen Benutzern ausgefüllt werden, je nach Konfiguration. Das sogenannte “anonyme Reporting” hat in Zenya drei Varianten:

Ein angemeldeter Benutzer, der ein Berichtsformular ausfüllt, aber das Feld ‘Name des Berichterstatters’ nicht ausfüllt, weil es optional ist oder weil in der Berichtsart festgelegt ist, dass Berichte immer anonym erstellt werden.
Ein Meldungstyp, bei dem die Systembenutzergruppe ‘Alle Benutzer’ über Melderechte für das Meldeformular verfügt. Damit kann jeder, der einen Verweis auf das Meldeformular hat, eine Meldung machen, ohne sich in die Zenya-Umgebung einloggen zu müssen.
Ein externer Benutzer, der ein Formular ausfüllt, das (normalerweise über einen Aktionspunkt) an einen “Nicht-Zenya”-Benutzer weitergeleitet wurde.

Bei der 2. und 3. Variante ändert sich das Ausfüllen für den anonymen Reporter in Zenya 6.3.0, bei der ersten Variante ändert sich nichts. In den letzten beiden Szenarien ist nicht bekannt, wer das Berichtsformular ausfüllt, da es keine Anmeldung in Zenya gibt, was sich wiederum auf die Möglichkeit auswirkt, verschiedene Arten von Feldern im Berichtsformular auszufüllen. Dies hat wiederum Auswirkungen auf die Möglichkeit, verschiedene Arten von Feldern im Berichtsformular auszufüllen, da der Inhalt dieser Felder auf der Grundlage von Berechtigungen in Zenya festgelegt wird.

Diese Felder werden ab Zenya 6.3.0 für den anonymen Benutzer als deaktiviert angezeigt. Wenn der anonyme oder externe Benutzer mit der Maus über eines dieser Felder fährt, wird ein Tooltip mit dem Hinweis “Der anonyme/externe Benutzer darf dieses Feld nicht ausfüllen. wird angezeigt.

Dies sind Felder des Typs:

Da nicht bekannt ist, wer den Bericht ausfüllt, kann nicht bestimmt werden, welcher Inhalt angezeigt werden soll. Wenn alle möglichen Inhalte eines Feldes angezeigt werden, kann dies dazu führen, dass der Berichterstatter auf Daten zugreift, auf die er keinen Zugriff haben sollte. Für das Feld Anhänge haben wir uns entschieden, den Zugriff auf anonyme und entfernte Benutzer zu beschränken, um die Möglichkeit des unbefugten Hochladens potenziell bösartiger Dateien zu verhindern.

Aus Gründen der Sicherheit und des Datenschutzes haben wir daher beschlossen, diese Felder nicht anzuzeigen, wenn ein nicht angemeldeter Benutzer das Berichtsformular ausfüllt. Wenn diese Felder im Formular vorhanden und obligatorisch sind, kann der Bericht folglich nicht ausgefüllt werden, da diese Felder nicht ausgefüllt werden können. Der anonyme Benutzer erhält eine deutliche Warnung mit einer Erklärung dazu, wenn er das Formular abschicken will.

Wenn dies in Ihrer Einrichtung der Fall ist, lautet unser Ratschlag:

Prüfen Sie, ob ein Berichtsformular tatsächlich für ‘’alle Benutzer’’ verfügbar sein soll und somit möglicherweise von einem nicht angemeldeten Benutzer ausgefüllt werden könnte. Wenn das Berichtsformular auch einen der oben genannten Feldtypen enthält. Wenn das Berichtsformular dem anonymen Benutzer nicht zur Verfügung stehen muss, kann im Berichtstyp die Gruppe “alle Benutzer” in die Gruppe “angemeldete Benutzer” geändert werden.
Wenn dieses Formular allen Nutzern zur Verfügung stehen soll, empfehlen wir zu prüfen, ob die Felder, die nicht ausgefüllt werden können, tatsächlich im Formular vorhanden und obligatorisch sein müssen.

Änderungen an der Zenya FLOW API

Mit dem Erscheinen von Zenya 6.3.0 wird auch eine neue Version der API (Version 3) veröffentlicht werden. Anfang dieses Jahres haben wir bereits ein Mailing darüber an unsere Kontakte verschickt, von denen wir wissen, dass sie unabhängig voneinander Links zur API erstellt haben.

Möglicherweise hat Ihre Organisation unabhängige Links zur API erstellt. In diesem Fall empfehlen wir, dass Sie immer die aktuelle Version der API in die Aktionen einbeziehen (siehe auch diese Erklärung). Wenn dies nicht geschieht, wird in der Tat standardmäßig die Standardversion der API verwendet. Mit der Zeit wird die neue Version (Version 3) der API zum Standard, was dazu führen kann, dass bestehende Links nicht mehr funktionieren.

Mit dem Erscheinen einer neuen Version der API raten wir auch dazu, mit den aktuellen Links auf diese neue Version zu migrieren, um die Zukunftssicherheit der Links zu gewährleisten.
Mit der Zeit wird die Version 3 der API zur Standardversion und die Version 2 wird aus der API verschwinden. Wenn diese Änderung eintritt, wird dies rechtzeitig bekannt gegeben, so dass ausreichend Gelegenheit besteht, die Maßnahmen in Bezug auf die API anzupassen.

In der Änderungsprotokoll der API werden die Änderungen in dieser neuen Version der API erläutert. Es ist wichtig, diese Änderungen durchzugehen und zu prüfen, ob die Aktionen, die Ihre Organisation gegenüber der API durchführt, angepasst werden müssen.

Wenn Ihre Organisation keine unabhängigen Links zur API erstellt hat, gilt der obige Text nicht für Ihre Organisation.

Zahlenfelder für Telefonnummern werden automatisch in Textfelder umgewandelt

Viele Formulare enthalten Felder zur Eingabe einer Telefonnummer. Zu diesem Zweck werden häufig Zahlenfelder verwendet. In fast allen Fällen ist dies jedoch keine optimale Wahl. Dies liegt daran, dass Werte, die mit einer “0” beginnen, ohne diese “0” gespeichert werden. Die Rufnummer 0612345678 wird als 612345678 gespeichert. Das war auch vorher schon so, aber da die Änderungen jetzt schon bei der Eingabe gespeichert werden, ist sie auch für den Benutzer sichtbar. Das kann verwirrend sein.

Bei der Aktualisierung werden alle Nummernfelder, in denen “Telefon” oder “phone” im Feldnamen vorkommt, automatisch in ein Textfeld ohne Validierung umgewandelt. Die Telefonnummern werden also wie eingegeben gespeichert. Auf diese Weise ist es auch möglich, Werte wie +31(0)40 8484 58 68 einzugeben. Die Gültigkeitsprüfung kann bei Bedarf immer noch für das Feld festgelegt werden.

Sicherheitsänderung Zenya externe Quellen

Im Rahmen der Entwicklungen für Zenya FLOW wurden auch die externen Ressourcen neu geschrieben, um sie an das aktualisierte und verbesserte Erscheinungsbild anzupassen. Bei diesen Entwicklungen haben wir festgestellt, dass die derzeitige Art und Weise, wie Leseberechtigungen für die externen Ressourcen erteilt werden, für unsere Benutzer nicht transparent ist.
Wenn eine externe Ressource auf ein Formular gesetzt wird, auf das auch nicht angemeldete Benutzer (z. B. die Benutzergruppe ”Alle Benutzer”) zugreifen können, wird die externe Ressource implizit für alle geöffnet. Einige externe Quellen haben selbst eine eingebaute Prüfung auf Berechtigungen bei der Auswahl der Daten, die die impliziten Berechtigungen unterbindet. Dies gilt jedoch nicht für alle externen Quellen und hängt in der Regel von der Einrichtung ab.

Im Rahmen der Zenya-Sicherheit haben wir für diese Situation, in der implizite Rechte erhalten werden, eine Änderung an externen Quellen vorgenommen. In Zenya 6.3.0 können Leseberechtigungen in externen Quellen festgelegt werden. In der externen Quelle können Sie nun Benutzern (Gruppen) explizite Leserechte für eine externe Quelle geben, so dass nur Benutzer, die tatsächlich Zugriff auf die Daten haben, diese beim Ausfüllen eines Formulars einsehen können.

Welche Auswirkungen hat dies auf die bereits vorhandenen externen Quellen?

Für externe Quellen vom Typ ODBC ist es möglich, die Berechtigungen für die externe Quelle über Zenya durch die Anwendungsverwaltung selbst festzulegen.

Anders verhält es sich bei externen Quellen vom Typ HL7/Nedap/MijnCaress: Beim Update auf Zenya 6.3.0 (auf dem Slow Ring und On-Premise) und beim Update auf 6.3.0 Minor Update 1 (auf dem Default Ring am 15.11.2022) werden die Benutzer mit Benachrichtigungsrechten auf den Benachrichtigungstypen, die diese externe Quelle nutzen, überprüft und diese Benutzer (und Gruppen) werden beim Update in den Leserechten auf der externen Quelle gesetzt. Wenn Ihre Organisation die Berechtigungen für diese externen Quellen (HL7/Nedap/MijnCaress) ändern möchte, muss dies über eine Anfrage an den Infoland Service Desk erfolgen. Infoland wird voraussichtlich im Laufe des Jahres ein Update für Zenya veröffentlichen, mit dem es auch möglich sein wird, die Berechtigungen für diese externen Quellen selbst über das Zenya Application Management festzulegen.

Die Prüfung auf diese Leserechte für externe Quellen erfolgt in dem Moment, in dem eine externe Quelle beim Einfügen der Benachrichtigung verwendet wird. Benutzer ohne Leserechte auf der externen Quelle werden dann darüber benachrichtigt.

Manager des Reporters als Eigentümer des Berichts

Für die Bearbeitung von Benachrichtigungen kann es wünschenswert sein, dass der Manager des Nutzers für die Bearbeitung der Benachrichtigung zuständig ist. Dies lässt sich derzeit nicht niederschwellig einrichten, ohne einen erheblichen Verwaltungsaufwand zu verursachen.

Um die Einrichtung zu erleichtern, haben wir die bestehende Workflow-Aktion ”Benachrichtigung zuweisen an” um die Option erweitert, die Benachrichtigung dem Manager des Meldenden zuzuweisen! Wenn Sie dies einrichten, wird eine Meldung automatisch dem Manager zugewiesen und der Manager wird zum Eigentümer der Meldung. Auf diese Weise landen Benachrichtigungen automatisch an der richtigen Stelle.

Damit entfällt die Notwendigkeit, Koordinatorenrechte an alle oder mehrere Manager zu vergeben. Dadurch wird die Struktur der Rechte übersichtlicher. Außerdem muss sie nicht mehr regelmäßig aktualisiert werden, wenn es in der Organisation zu einem Wechsel der Führungskräfte kommt (was in der Praxis ohnehin regelmäßig der Fall ist).

Die Workflow-Aktion ”Meldung zuordnen” kann im gesamten Workflow verwendet werden. Wenn z.B. ein Vorgesetzter des Meldenden für die Untersuchung zuständig ist, können Sie die Meldung auch nur noch dem Vorgesetzten zuordnen. In den vorherigen Status wird die Meldung dann z.B. dem eingestellten bevorzugten Koordinator zugeordnet.

Schwerpunkte im Design

Um diese Funktionalität richtig nutzen zu können, ist es wichtig, dass die Gestaltung dem Rechnung trägt:

Die Aktion zur Zuweisung der Benachrichtigung an den Manager muss für den/die gewünschten Statusübergang(e) festgelegt werden. Diese Workflow-Aktion kann für jeden Status festgelegt werden, so dass der Manager die Benachrichtigung je nach Szenario zu verschiedenen Zeitpunkten erhalten kann.
Dass bei den Benutzern ein Manager eingestellt ist! Dies kann manuell in der Anwendungsverwaltung vorgenommen werden (Anwendungsverwaltung > Benutzer und Benutzergruppen > Benutzer > Einen oder mehrere Benutzer auswählen > Eigenschaften ändern). In Kürze wird es auch möglich sein, dieses Feld innerhalb des SCIM-Links zu synchronisieren.

Verfügbarkeit von Funktionen

Diese Funktion wird nur Kunden zur Verfügung stehen, die Zenya über eine Lizenz nutzen:

auf der Grundlage des neuen Lizenzierungsmodells oder
auf der Grundlage des alten Lizenzierungsmodells, das auf der Anzahl der Meldungsarten basiert.

Diese Funktionalität kommt also nicht für Kunden, die Zenya nutzen, über eine Lizenz verfügbar:

auf der Grundlage des alten, auf der Anzahl der Koordinatoren basierenden Lizenzierungsmodells.

Wir haben diese Überlegung und Entscheidung getroffen, weil sie in Verbindung mit dem oben erwähnten Lizenzmodell zu Konflikten in der Lizenz führen könnte.

Zenya-Teams als Action Taker zum Ausfüllen des Formulars für Arbeitsabläufe/Aktionspunkte

In Zenya 6.0.0 haben wir Teams eingeführt, basierend auf dem Bedürfnis, Zenya-Aufgaben einem Team zuzuordnen oder separate Aufgaben für das Team innerhalb des Teams hinzuzufügen. In Zenya 6.0.0 wurden die ersten Optionen dafür eingeführt, aber gleichzeitig hören wir von Kunden und unseren Kollegen, dass der Einsatz von Teams noch nicht vollständig angenommen wurde, unter anderem wegen der fehlenden Optionen zum Einsatz von Teams.

Einer der Punkte, bei denen wir immer wieder auf die Verwendung von Teams zurückkommen, ist die Möglichkeit, Teams als Action Taker in Benachrichtigungen zum Ausfüllen eines Formulars für Arbeitsabläufe/Aktionspunkte zu verwenden.

Deshalb haben wir es jetzt möglich gemacht, dass ab sofort auch Teams in Ihrer Zenya-Umgebung als Action Taker für diese Action Items ausgewählt werden können! Bitte beachten Sie, dass das Team natürlich über die Rechte der Action Taker-Rolle innerhalb der jeweiligen Meldungsart verfügen muss.

Innerhalb einer Meldung gibt es mehrere Möglichkeiten, wie ein Aktionspunkt zum Ausfüllen eines Formulars für Arbeitsabläufe/Aktionspunkte dargestellt werden kann, nämlich

Über das Anlegen einer Aktionsposition in einer bestehenden Meldung

Über eine Aktion im Workflow bei einem Statusübergang

Verbesserte Zusatzinformationen in einer Meldung

Wir haben verschiedene Rückmeldungen bezüglich der Verwendung von Zusatzinformationen in Benachrichtigungen erhalten. Wir haben eine Reihe von Verbesserungen vorgenommen, die die Verwendung und das Verhalten von Zusatzinformationen in einer Benachrichtigung logischer und einfacher machen.

Verbesserung der Benachrichtigung über neue, vom Nutzer selbst hinzugefügte Zusatzinformationen

In einer Benachrichtigung können zusätzliche Informationen hinzugefügt werden. Die an einer Benachrichtigung beteiligten Benutzer erhalten eine Benachrichtigung über neu hinzugefügte Zusatzinformationen.

Die Praxis zeigt, dass ein Nutzer unnötig getriggert wird und Signalmüdigkeit auftreten kann, weil ein Nutzer auch E-Mail-Benachrichtigungen erhält, dass es neue Zusatzinformationen zu einer Benachrichtigung gibt. Dabei hat der Nutzer selbst diese Zusatzinformationen zu der Benachrichtigung hinzugefügt.

Wir haben daher den Hinweis auf neue zusätzliche Informationen, die einer Meldung hinzugefügt werden, aktualisiert:

Wenn ein Nutzer diese Benachrichtigungen aktiviert hat und selbst neue Zusatzinformationen zu einer Benachrichtigung hinzufügt, erhält er von nun an keine Benachrichtigung mehr darüber.
Andere an der Meldung beteiligte Personen, die diese Meldung aktiviert haben, erhalten diese Benachrichtigung. Schließlich ist es für sie wichtig zu wissen, dass neue Informationen verfügbar sind, wenn eine Meldung erfolgt.

Verbesserte Kennzeichnung von ungelesenen neuen Zusatzinformationen in der Benachrichtigung

Zusätzliche Informationen können entweder manuell durch den Benutzer oder automatisch durch das System hinzugefügt werden. Zum Beispiel zum Zweck der Erstellung einer Datei. Für Benutzer, die an einem Bericht beteiligt sind, können diese Informationen für die weitere Bearbeitung des Berichts wichtig sein.

Auf der Registerkarte Zusatzinformationen wird angezeigt, wie viele Zusatzinformationen vorhanden sind und wie viele der Benutzer noch nicht gelesen hat. Derzeit werden die vom System hinzugefügten Zusatzinformationen ebenfalls als ungelesen markiert. Dies löst bei den Nutzern unnötige Reaktionen aus und führt zu Signalmüdigkeit. Infolgedessen besteht die Gefahr, dass alle Zusatzinformationen ignoriert werden und potenziell wichtige Zusatzinformationen übersehen werden.

Um das zu vermeiden, haben wir jetzt dafür gesorgt, dass:

Zusätzliche Informationen, die vom System automatisch hinzugefügt wurden, werden nicht mehr als ungelesen markiert. Natürlich werden diese Informationen weiterhin zu den Zusatzinformationen hinzugefügt.
Zusätzliche Informationen, die ein Nutzer selbst zu einer Benachrichtigung hinzufügt, werden ebenfalls nicht mehr als ungelesen markiert. Schließlich hat der Nutzer diese Aktion selbst durchgeführt und ist sich daher bewusst, dass diese zusätzlichen Informationen hinzugefügt worden sind.

Möglichkeit, einer Meldung in einem Endzustand zusätzliche Informationen hinzuzufügen

Bei Meldungen kann es wünschenswert sein, der Meldung zusätzliche Informationen hinzufügen zu können, nachdem sie abgeschlossen wurde. Zum Beispiel, um die bei der Bearbeitung der Meldung erstellte Datei zu ergänzen.

Wir haben daher die Möglichkeit geschaffen, dass Benutzer mit Rechten für die Rolle Koordinator einer Meldung zusätzliche Informationen hinzufügen können, wenn diese einen Endstatus erreicht hat. Dies funktioniert ansonsten genauso wie das Hinzufügen von Zusatzinformationen während der Bearbeitung einer Meldung.

Verbesserter Layout-Export von Benachrichtigungen nach Microsoft Excel

Das Layout des Exports von Meldungen nach Microsoft Excel war nicht optimal, da einige Elemente nicht korrekt exportiert wurden:

Wenn Sie die Spalte "Organisationseinheit" in den Export einbezogen hatten, wurde der Name dieser Spalte im Export leer gelassen.
Standardmäßig wurde unter der Zeile mit den Spaltennamen eine weiße Linie eingefügt.

Beide Punkte bedeuteten, dass die Benutzer immer zusätzliche Operationen durchführen mussten, um den Export richtig zu nutzen. Wir haben nun beide Punkte gelöst, so dass der Export sofort einsatzbereit ist!

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Meldungen nach Excel exportieren alte Situation

Meldungen nach Excel exportieren neue Situation

Vollständiger Pfad für Organisationseinheiten und Themen wird jetzt in der Liste der Benachrichtigungen und Berichte angezeigt

Derzeit wird bei Organisationseinheiten und Themen einer Meldung immer nur die gewählte Antwort/Stufe angezeigt. Das ist auch wichtig, denn darum geht es ja schließlich. Aber wenn Sie dieselben Abteilungen oder Teams in verschiedenen Organisationseinheiten haben, kann es sehr schön sein, wenn Sie auch die darüber liegenden Einheiten sehen können. Denn so erhalten Sie einen Einblick, woher die Meldung kommt.

Daher haben wir für Meldungen, für die Organisationseinheit und den Themenbaum die Sichtbarkeit des gesamten hierarchischen Pfades der gewählten Einheit oder des Themas verbessert.

Wir haben dies an zwei Stellen verbessert, nämlich:

Die Liste der Benachrichtigungen
Die Liste berichtet über Meldungen

Sie wird jedoch an beiden Orten unterschiedlich angezeigt, da es sich auch um unterschiedliche Bildschirme handelt.

Liste der Benachrichtigungen

In der Liste der Benachrichtigungen wird weiterhin nur die ausgewählte Einheit angezeigt. Wir haben uns dafür entschieden, weil wir der Meinung sind, dass die Anzeige des gesamten Pfads sonst zu viel Platz auf diesem Bildschirm einnehmen würde.

Wir haben jedoch die Möglichkeit geschaffen, in der Liste der Benachrichtigungen den vollständigen Pfad durch einen Hover anzuzeigen. Der Hover wird auch angezeigt, wenn Sie die Spalte filtern wollen.

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Übersichtsmeldung mit Hover, um den hierarchischen Pfad anzuzeigen

Exportbenachrichtigungen mit Anzeige des hierarchischen Pfades

Wenn das Feld "Organisationseinheiten" oder "Fächer" in der Liste enthalten ist, wird ab sofort beim Export der Berichte nach Excel der vollständige Pfad als Spalte im Export angezeigt. Sie können also sowohl die ausgewählte Einheit/den ausgewählten Gegenstand als auch den vollständigen Pfad im Export sehen und dies z. B. zum Filtern des Exports verwenden.

Liste der Berichte über Benachrichtigungen

Bei der Berichterstattung unterscheidet sich die Umsetzung etwas von der Übersicht der Berichte.

Dort haben wir bei der Definition des Berichts eine Option hinzugefügt. Von nun an können Sie, wenn Sie das Feld "Organisationseinheit" oder "Themenbaum" in Ihren Bericht aufnehmen, wählen, ob Sie den gewählten Wert anzeigen oder den vollständigen Pfad in den Bericht aufnehmen möchten.

Dies ist auch der Wert, der im Bericht (und beim Export in Word oder Excel) angezeigt wird.

In dem Bericht ”Liste der Meldungen mit Untermeldungen” können Sie Felder sowohl für die Hauptmeldung als auch für die Untermeldung festlegen. In diesem Bericht können Sie daher sowohl für die Hauptmeldung als auch für die Untermeldung wählen, ob Sie nur den ausgewählten Wert oder den vollständigen Pfad anzeigen möchten.

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Einstellung der Anzeige des hierarchischen Pfades im Berichtswesen

Muster einer Meldungsliste (Export nach Word) mit hierarchischem Pfad

Beispiel für Berichtsmeldungen mit einer Liste von Unterberichten (Export nach Word) mit hierarchischem Pfad

Umfang dieser Entwicklung

Im Moment konzentrieren wir uns bei diesen Entwicklungen auf die Organisationseinheit und den Bereich der Themenbäume, da wir gesehen haben, dass hier derzeit der größte Bedarf besteht.

Das soll nicht heißen, dass dies nicht auch für andere hierarchische Bereiche gelten würde. Wir sind diesen Kompromiss eingegangen, um eine Verbesserung in diesem Bereich zu erreichen, aber gleichzeitig auch Verbesserungen für andere Ideen zu berücksichtigen.

Teilen Sie den Bedarf an weiteren hierarchischen Feldern? Dann lassen Sie es uns in unserer Community wissen!

Gemeinschaftsthemen - Benachrichtigungen über Entwicklungen

Formatierung der Excel-Datei nach dem Exportieren von Benachrichtigungen

Hierarchische Felder in der Berichterstattung

Hinzufügen von Zusatzinformationen zu einer abgeschlossenen Meldung

Notwendigkeit der Änderung der Registerkarte ”Zusätzliche Informationen” in einer Meldung

Einsatz des Teams in Zenya

DOC

Verbesserung der Anzeige von Dokumenten

In Zenya haben wir eine aktualisierte Ansicht für die Anzeige von Dokumenten eingeführt. Inzwischen können unsere Kunden und Nutzer diese aktualisierte Ansicht auch schon seit einiger Zeit nutzen und Erfahrungen sammeln. Daraus haben wir verschiedene Rückmeldungen gesammelt und eine Reihe von Verbesserungen in der Dokumentenansicht umgesetzt. Diese Verbesserungen können Sie hier einsehen:

Titelanzeige für Dokumente
Schaltflächen der Symbolleiste
Vorschau der Dokumente
Verwendung des Inhaltsverzeichnisses und der Bilder in HTML-Dokumenten
Und das Verhalten des ”pop up” mit Änderungen im Vergleich zur vorherigen Version.

Verbesserte Anzeige des Dokumententitels

Die Art und Weise, wie der Titel derzeit im Dokument angezeigt wird, wird sowohl von uns als auch von unseren Kunden nicht als angenehm empfunden. Das derzeitige Element nimmt unnötigen Platz ein, der auf Kosten des für die Anzeige des Dokuments verfügbaren Platzes geht.

Darüber hinaus gab es einen Unterschied in der Anzeige des Titels zwischen den Dokumenttypen interaktive Dokumente/Microsoft-Office-Dokumente und HTML-Dokumente.

Das Feedback hat gezeigt, dass es wichtig ist, dass der Titel immer sichtbar ist, wenn ein Benutzer das Dokument anschaut. Daher haben wir den Titel in die schwarze obere Leiste* verschoben, die immer sichtbar ist und keinen Platz für die Anzeige des Dokuments beansprucht!

*Die Ausnahme gilt für Prozesse. Diese werden derzeit noch in einer anderen Ansicht angezeigt, für die diese Änderung noch nicht umgesetzt wurde.

Verbesserte und logischere Verfügbarkeit der Schaltflächen in der Symbolleiste

Wenn ein Benutzer ein Dokument anschaut, stehen in der Symbolleiste mehrere Schaltflächen zur Verfügung, z. B. "Favorisieren" und "Teilen". Wir haben über verschiedene Kanäle Rückmeldungen erhalten, dass einige der Schaltflächen in dieser Symbolleiste unlogisch und unerwünscht platziert sind.

So ist es zum Beispiel unlogisch, dass die Schaltfläche ”Details” jetzt unter der Schaltfläche ”Mehr” steht, obwohl die Details oft relevante Informationen für die Nutzer enthalten. Es ist wünschenswert, dass diese Schaltfläche leicht zugänglich ist.
Darüber hinaus gibt es an zwei Stellen die Möglichkeit, das Dokument zu teilen. Zum Beispiel können Sie unter der Schaltfläche ”Mehr” das Dokument per E-Mail versenden und unter der Schaltfläche ”Teilen” finden Sie den QR-Code für das Dokument. Es ist sinnvoller, wenn alle Optionen für die Freigabe eines Dokuments an der gleichen Stelle verfügbar sind.

Die Symbolleiste zeigt nun an:

Unter der Schaltfläche ”Teilen” werden die Optionen "E-Mail" und "Teilen über QR-Code" angezeigt.
Wird als feste Schaltfläche in der Symbolleiste angezeigt.

Dokumentenvorschau jetzt auch in neuer Ansicht

Wenn ein Dokumentenverwalter ein Dokument schreibt und veröffentlicht, kommt es oft vor, dass man einen Blick darauf werfen möchte, wie es letztendlich für den Endbenutzer aussehen wird. In der Dokumentenverwaltung gibt es daher die Möglichkeit, eine Vorschau anzuzeigen.

Diese Vorschau wurde jedoch noch im ”alten” Stil angezeigt. Sie war daher nicht repräsentativ dafür, wie das Dokument dem Endnutzer angezeigt werden würde.

Die Dokumentenvorschau wird nun in der gleichen Ansicht angezeigt, wie sie ein Endbenutzer über das Portal sehen würde. Da es sich um eine Vorschauansicht handelt, sind die Schaltflächen in der Symbolleiste in dieser Ansicht deaktiviert.

Vorschau Ausnahme

Eine Ausnahme gilt für die Voransicht von zwei Dokumenttypen. Für die unten aufgeführten Dokumenttypen wird die Vorschau noch im alten Stil angezeigt:

Prozess
Matrix der Ergebnisbereiche

Diese beiden Dokumenttypen sind aus technischer Sicht unterschiedlich, so dass die Implementierung der Vorschau für diese Dokumenttypen im Moment zu große Auswirkungen hätte.

Verbessertes Verhalten des Inhaltsverzeichnisses für Webdokumente

Mit der Einführung von Zenya wurde auch das Inhaltsverzeichnis für HTML-Dokumente aktualisiert. In der Community haben wir verschiedene Rückmeldungen über das Verhalten dieses Inhaltsverzeichnisses erhalten. Daher haben wir eine Reihe von Verbesserungen am Verhalten des Inhaltsverzeichnisses für HTML-Dokumente vorgenommen:

Standardmäßig wird das Inhaltsverzeichnis geschlossen angezeigt. Von nun an werden wir uns den letzten Zustand des Inhaltsverzeichnisses merken und diesen auch auf andere HTML-Dokumente anwenden. Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis eines HTML-Dokuments geöffnet haben, wird es von nun an in allen HTML-Dokumenten offen angezeigt!
Jetzt wird beim Öffnen des Inhaltsverzeichnisses ein ”Overlay” angezeigt, das z. B. das Blättern im Dokument verhindert. Wir haben diese ”Überlagerung” entfernt, so dass es bei geöffnetem Inhaltsverzeichnis weiterhin möglich ist, im Dokument zu blättern oder einen Hyperlink zu öffnen.

Verbesserte Anzeige von Bildern und Flussdiagrammen in Webdokumenten

Bilder und/oder Flussdiagramme können in HTML-Dokumente eingefügt werden. Es kann jedoch vorkommen, dass die Größe eines Bildes oder Flussdiagramms so groß ist, dass die Anzeige beim Betrachten des Dokuments zu klein wird. Und Details oder Text sind nicht gut lesbar.

An der Darstellung des Bildes oder des Flussdiagramms im Dokument hat sich nichts geändert. Wir haben es möglich gemacht, das Bild durch Anklicken zu vergrößern, so dass Details und Text leicht zu lesen sind.

Wenn Sie auf das Bild klicken, wird es in seiner Originalgröße angezeigt. Außerdem ist es möglich, das Bild zu vergrößern und zu verkleinern, wenn es vergrößert wird.

Verbesserung des ”Pop-up”-Verhaltens mit Änderungen gegenüber der Vorgängerversion

Wenn eine neue Version eines Dokuments fertig ist, wird in den Änderungen gegenüber der vorherigen Version oft angegeben, welche Anpassungen am Dokument vorgenommen wurden. So wird der Benutzer bei der Anzeige des Dokuments darüber informiert.

Standardmäßig wird das Pop-up mit diesen Änderungen zusammen mit dem Dokument angezeigt. Dies kann dazu führen, dass es über einem Teil des Dokumentinhalts angezeigt wird. Dies wird von den Benutzern als lästig empfunden.

Daher haben wir einige Anpassungen am Verhalten dieses Pop-ups vorgenommen:

Das Pop-up mit den Änderungen gegenüber der Vorgängerversion schließt sich automatisch nach 10 Sekunden (wenn keine Interaktion, z.B. mit der Maus, stattgefunden hat).
Wenn der Text im Pop-up in eine Zeile passt, wird er beim ersten Aufruf des Dokuments (nach den Änderungen) angezeigt. Beim zweiten Mal wird er nicht mehr angezeigt.
Wenn der Text im Pop-up mehr als eine Zeile umfasst, wird die Schaltfläche ‘Mehr’ angezeigt, und das Element wird natürlich beim ersten Aufruf des Dokuments angezeigt. Solange die vollständige Nachricht nicht durch Klicken auf ’Mehr’ angezeigt wird, wird die Nachricht ein zweites Mal angezeigt. Wenn Sie sich die vollständige Nachricht angesehen haben, wird die Nachricht nicht ein zweites Mal angezeigt.
Die Option ‘mehr’ (zur Vergrößerung des Feldes) wird im Pop-up-Fenster nur angezeigt, wenn es auch mehr als eine Textzeile gibt.
Von nun an trägt das Popup-Fenster den Titel ‘Änderungen gegenüber der vorherigen Version’, damit sofort klar ist, was hier angezeigt wird.
Es ist immer noch möglich, das Popup-Fenster manuell zu schließen oder es über die Optionen unter ‘mehr’ erneut zu öffnen.

Anzeigen, welche anderen Benutzer als Autoren eingeladen wurden

Als Verfasser von Dokumenten möchten Sie sehen können, welche anderen Benutzer als Verfasser eingeladen wurden. Für den Dokumentenmanager wurde dies bisher angezeigt. Jetzt wird eine ähnliche Benachrichtigung über dem Dokument für Autoren angezeigt.

Unterstützung für das Öffnen und Bearbeiten ausfüllbarer Formulare in Microsoft Office Online

In Zenya kann angegeben werden, dass die Bearbeitung von Dokumenten in Office Online erlaubt ist. Dadurch können Dokumente aus der Dokumentenverwaltung oder von Autoren in Office Online geöffnet und bearbeitet werden, und die Änderungen werden direkt in Zenya gespeichert.

In Zenya können Sie auch ”ausfüllbare Formulare” (z. B. ein Antragsformular) einfügen, die Sie herunterladen und dann ausfüllen und speichern oder z. B. an einen Kollegen weiterleiten können. Wenn das ”ausfüllbare Formular” heruntergeladen ist, benötigen Sie jedoch Microsoft Office auf dem Computer, um es zu bearbeiten.

Mit der Einführung von Office 365 haben mehrere Kunden eine große Gruppe von Nutzern, die die E1-Lizenz (nur Zugriff auf Office Online) verwenden. Für diese Gruppe von Nutzern ist das Ausfüllen eines ausfüllbaren Formulars sehr mühsam. Sie müssen das Dokument zunächst herunterladen, es online speichern und dann bearbeiten.

Um auch dieser Gruppe die Möglichkeit zu geben, direkt mit dem Ausfüllen eines ausfüllbaren Formulars zu beginnen, haben wir es möglich gemacht, ausfüllbare Formulare auch direkt im Büro online zu öffnen!

Interessante Punkte bei der Gestaltung und Nutzung

Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist es wichtig, dass die Gestaltung dem Rechnung trägt:

Im Anwendungsmanager muss die Einstellung ”Bearbeitung in Office Online ist erlaubt” aktiviert sein.
- Dies kann an dieser Stelle eingestellt werden: Anwendungsverwaltung > Dokumente > Einstellungen > Allgemein

Sobald das ausfüllbare Formular in Office Online geöffnet ist, müssen Sie eine Reihe von Details* beachten:

Wenn das ausfüllbare Formular in Office Online geöffnet wird, wird es in einem temporären Ordner gespeichert. Dadurch wird auch bei der Bearbeitung sichtbar, dass das Dokument ”gespeichert” wurde. Beachten Sie, dass der Benutzer die Datei immer noch lokal speichern muss (siehe zweiter Punkt), denn wenn er die Registerkarte schließt, gehen die Änderungen verloren.
Nachdem der Benutzer das ausfüllbare Formular ausgefüllt hat, muss die Datei noch vom Benutzer gespeichert werden (damit er sie z. B. per E-Mail versenden kann).
Wenn der Benutzer die Datei über ”Speichern unter” speichern möchte, wird hier die Option ”Eine Kopie herunterladen” angeboten. Microsoft lässt hier leider keinen direkten Explorer zu, so dass der Benutzer einen Ordner auswählen kann, in dem er die Datei speichern möchte. Über ”Eine Kopie herunterladen” wird die Datei heruntergeladen. Die Datei ist dann im Explorer im Ordner ”Downloads” zu finden, woraufhin der Benutzer die Datei in den gewünschten Ordner verschieben kann.

*Microsoft lässt in der Verknüpfung nur einen begrenzten Einfluss auf die Optionen zu, die angeboten werden können, und daher stammen diese Angaben.

Verstehen des Dokumentenstatus bei der Prüfung eines Dokuments

In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein Dokument überarbeitet werden muss, aber gleichzeitig bereits eine neue Entwurfsversion für dieses Dokument existiert. Oder in manchen Fällen befindet sich das Dokument bereits im Überarbeitungsprozess.

Wenn Sie die Prüfaufgabe über Ihre Aufgabenliste ausführen, fehlt jetzt die Information über den Status des Dokuments. Dadurch können Sie eine Auswahl treffen, die im Widerspruch zum Status des Dokuments steht.
Zum Beispiel, wenn für das zu prüfende Dokument bereits eine neue Entwurfsversion existiert (für die Autoren eingeladen wurden) und bei der Prüfung die Option ”Das Dokument soll von Autoren geändert werden” gewählt wird.

Deshalb haben wir im angezeigten Dialog “Dokument prüfen” zusätzliche Informationen über den aktuellen Status des Dokuments hinzugefügt. Wenn für das Dokument bereits eine Entwurfsversion existiert oder sich die neue Version bereits im Prüfungsablauf befindet, wird diese Information nun im Dialog angezeigt!

Prüfung auf ungespeicherte Kommentare oder Antworten während der Dokumentenprüfung

Während der Überprüfung eines Dokuments können die Benutzer Kommentare zu dem Dokument hinzufügen oder auf bereits vorhandene Kommentare antworten. In der Praxis kommt es häufig vor, dass Personen einen oder mehrere Kommentare abgegeben haben, aber nicht auf das ”Häkchen” geklickt haben, um den Kommentar oder die Antwort zu speichern. Wenn der Benutzer dann das Dokument genehmigt oder ablehnt, ist die Überprüfung abgeschlossen.

Dies hat jedoch zur Folge, dass die nicht gespeicherten Kommentare und Antworten dem Dokument nicht hinzugefügt werden und der Dokumentenmanager sie auch nicht nachträglich bearbeitet, was dazu führen kann, dass falsche oder unvollständige Dokumente veröffentlicht werden.

Deshalb haben wir jetzt eine zusätzliche Prüfung bei der Überprüfung des Dokuments hinzugefügt (sowohl über die Aufgabenliste als auch über die Dokumentenverwaltung). Wenn während der Überprüfung eines Dokuments ungespeicherte Kommentare und/oder Reaktionen gemacht wurden, zeigt Zenya eine entsprechende Meldung an, sobald Sie das Dokument genehmigen oder ablehnen möchten.
Wenn Sie in dieser Meldung ”OK” wählen, werden die Kommentare und Reaktionen automatisch gespeichert. Sie können auch zu der Überprüfung zurückkehren, um die Kommentare und Reaktionen zu überprüfen.

Implementierung der Aufgabe ”Dokumentenprüfung” über die Aufgabenliste

Durchführung der Dokumentenprüfung durch Dokumentenmanagement

Das Hinzufügen eines Dokuments wurde vereinfacht, indem alle Optionen an einer Stelle angezeigt werden.

In der Praxis stellen wir fest, dass den Benutzern nicht immer klar ist, wo sie sich befinden müssen, wenn sie ein Dokument in der Dokumentenverwaltung hinzufügen wollen. Wir sehen dies vor allem bei Kunden, die auch Dokumente im Austauschformat (idf-Dateien) erhalten und diese in ihre Umgebung importieren müssen.

Wenn Sie als Benutzer ein Dokument hinzufügen wollen, navigieren Sie instinktiv zur Option ”Dokument hinzufügen”. Die Option zum Importieren von Dokumenten im Austauschformat befindet sich jedoch an einer anderen Stelle (unter der Schaltfläche ”Mehr” in der Dokumentenverwaltung).

Wenn Sie ein Dokument im Austauschformat importieren wollen, müssen Sie im Grunde nur ein Dokument hinzufügen. Um dies für den Benutzer einfacher und logischer zu machen, haben wir diese Option in die Schaltfläche ”Dokument hinzufügen” verschoben. Auf diese Weise werden alle Aktionen zum Hinzufügen eines Dokuments an einer Stelle angezeigt.

Verbesserte Benutzerfreundlichkeit in der Übersicht der Hyperlinks zu Dokumenten

Im Dokumentenmanager von Zenya können Sie für ein Dokument sehen, welche eingehenden und ausgehenden Hyperlinks in diesem Dokument enthalten sind. Bislang ist diese Übersicht nur eine Darstellung der vorhandenen Hyperlinks, ohne die Möglichkeit, einem Hyperlink aus der Übersicht heraus zu folgen.

In der Hyperlink-Übersicht ist es jetzt möglich, den Hyperlink zu öffnen, indem Sie auf die Zeile des Hyperlinks klicken. So können Sie von nun an einfach einen Hyperlink zu einem anderen Dokument öffnen, um ihn beispielsweise zu überprüfen.

Beim Hinzufügen eines Bildes zu einem Dokument wird die zuletzt verwendete Registerkarte gespeichert

Verwenden Sie viele Bilder in Dokumenten und sind es oft neue Bilder, die Sie von Ihrem Computer hinzufügen? Dann kann es lästig sein, wenn Zenya standardmäßig die Registerkarte ”Mediathek” öffnet, denn dann muss jedes Mal die Registerkarte ”Mein Computer” ausgewählt werden. Wir denken, dass dies auf eine intelligentere Weise möglich sein sollte, so dass der Benutzer nicht jedes Mal entscheiden muss, ob er etwas aus der Mediathek oder von seinem Computer hinzufügen möchte.

Wir haben geändert, dass beim Hinzufügen eines Bildes zu einem Dokument die zuletzt (vom Benutzer) verwendete Registerkarte angezeigt wird. Damit ist es wahrscheinlicher, dass auch die Registerkarte angezeigt wird, die der Benutzer in diesem Moment benötigt.

Wie funktioniert das?

Standardmäßig wird der Dialog ”Bild einfügen” auf der Registerkarte ”Medienbibliothek” geöffnet. Wenn der Benutzer dann ein Bild aus der Registerkarte ”Arbeitsplatz” einfügt, wird diese Registerkarte gespeichert und das nächste eingefügte Bild zeigt sofort die Registerkarte ”Arbeitsplatz”.

Dies gilt für Dokumenttypen:

Interaktives Dokument
Webdokument (frei und strukturiert)
Word-Dokument (bei Bearbeitung in Microsoft Word auf dem Desktop)

Wird die zuletzt verwendete Registerkarte immer gespeichert?

Wir speichern dies pro Sitzung des Nutzers, d. h. solange der verwendete Browser nicht geschlossen wird (oder eine neue Sitzung anderweitig gestartet wird), bleibt die zuletzt verwendete Registerkarte gespeichert.

Wenn ein Benutzer zum Beispiel am Ende des Arbeitstages alles herunterfährt und am nächsten Tag neu startet, wird die Registerkarte ”Medienbibliothek” beim ersten Mal wieder geöffnet.

Gemeinschaftsthemen - Entwicklungsdokumente

Hinzufügen eines Bildes in ein interaktives Dokument

Erweiterung der Dokumentenprüfung

Ausgehender und eingehender Hyperlink

Registerkarte Dokumenteigenschaften unter der Schaltfläche Mehr versteckt

Titelanzeige kostenloses Webdokument

Zenya und die Anzeige von Dokumenten

Beurteilungskommentar validieren / automatisch speichern

Ausfüllbare Formulare in Office Online

CHECK

Geänderte Anzeige von Organisationseinheiten beim Ausfüllen eines Fragebogens

Die aktuelle Anzeige der Organisationseinheiten beim Ausfüllen eines Fragebogens ist alphabetisch geordnet. Wenn eine Einheit im Baum der Organisationseinheiten in der Mitte aufgelistet ist, aber z.B. mit dem Buchstaben ”a” beginnt, wird sie beim Ausfüllen ganz oben in der Liste der Organisationseinheiten erscheinen.

Aufgrund Ihrer Rückmeldungen erwies sich dies für die Benutzer als verwirrend und unklar. In der neuen Ansicht wird der Baum der Organisationseinheiten nun entsprechend seiner hierarchischen Struktur angezeigt. Einschließlich Einrückungen, um die hierarchische Struktur zu verdeutlichen. Es ist nach wie vor möglich, in dieser Liste zu suchen und so die Organisationseinheiten anzuzeigen, die der Abfrage entsprechen.

Die Standardberichterstattung über die Fragebögen wird nun auch die Kommentare enthalten

Bei einem Fragebogen ist ein Standardbericht über die Schaltfläche ”Bericht anzeigen” verfügbar. Derzeit zeigt dieser Bericht nicht die Kommentare zu den Fragen an. Für den Zusammenhang mit dem Fragebogen und dem Bericht ist es wünschenswert, diese Kommentare sehen zu können. Vor allem, da dieser Bericht von vielen Nutzern verwendet und mit ihnen geteilt wird.

Von nun an werden Kommentare, die zu einer Frage hinzugefügt werden, in diesen Bericht aufgenommen! Die Kommentare werden auch in den Export nach Microsoft Word einbezogen, den Sie für diesen Bericht erstellen können.

Die Zahlen pro Antwort werden jetzt auch beim Export nach Excel für Fragebögen angezeigt

In Fragebögen werden häufig Fragen verwendet, die als Verteilungen von Zahlen ausgefüllt werden müssen. Beim Export eines ausgefüllten Fragebogens nach Microsoft Excel werden die Antworten auf diese Fragen als Prozentsatz (pro Antwortoption) angezeigt.

In der Praxis wurden diese Daten oft falsch interpretiert. Zum Beispiel, weil die Benutzer die Prozentsätze addierten, aber nicht berücksichtigten, dass derselbe Prozentsatz in zwei verschiedenen Fragebögen auf einer anderen Zahl beruhen konnte.
Um die Bedeutung der Ergebnisse zu verdeutlichen, haben wir beim Export der ausgefüllten Fragebögen nach Microsoft Excel die Anzahl der ausgefüllten Fragen als Verteilung der Zahlen angegeben.

Auf welche Art von Fragen trifft dies zu?

Die Zahlen für die Antworten werden für alle Fragetypen, die als Zahlenverteilung eingegeben werden können, angezeigt.
Dies sind die Fragetypen:

Ja/Nein
Multiple-Choice-Verfahren
Skala

Unbeantwortete Fragen werden im Fragebogenbericht nicht mehr angezeigt

Als Fragebogenadministrator können Sie verschiedene Berichte für ausgefüllte Fragebögen erstellen. Diese Berichte enthalten die Ergebnisse zu allen Fragen des Fragebogens.

In Situationen, in denen Fragen fakultativ sind oder der Inhalt des Fragebogens anhand der beim Ausfüllen gewählten Filter bestimmt wird, kann dies dazu führen, dass die Berichte auch viele unbeantwortete Fragen enthalten.

Infolgedessen wird der Bericht weniger nützlich, da viele leere und überflüssige Informationen enthalten sind. In diesen Fällen wurden die Fragen absichtlich nicht in den Fragebogen aufgenommen, weil sie z. B. aufgrund des Filters nicht relevant waren.

Wir haben daher dafür gesorgt, dass unbeantwortete Fragen in den ausgefüllten Fragebögen standardmäßig nicht angezeigt werden. Dies gilt für die folgenden Berichte:

”Antworten nach MS Excel exportieren”
”Bericht anzeigen”
”Ansichtsexport nach MS Word aus Bericht Bericht”

Es ist jedoch möglich, die unbeantworteten Fragen in den Bericht einzubeziehen.

Fragebögen - Meldung unbeantworteter Fragen nicht enthalten

Anzeige des ”letzten Ausfüllens” in der Übersicht der Fragebögen

Als Fragebogenadministrator müssen Sie unter Umständen eine große Anzahl von Fragebögen verwalten, die Sie auch in der Fragebogenübersicht sehen.

Derzeit ist in dieser Übersicht nur zu sehen, wann der Fragebogen zuletzt geändert wurde. Es ist nicht ersichtlich, wann ein Fragebogen zuletzt ausgefüllt wurde, was es schwierig macht, schnell zu erkennen, welche Fragebögen in letzter Zeit aktiv waren und daher möglicherweise die Aufmerksamkeit des Administrators erfordern.

Wir haben daher eine neue Spalte in diese Übersicht eingefügt, nämlich die Spalte ”Zuletzt ausgefüllt”. In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Fragebogen zuletzt ausgefüllt wurde. So können Sie als Fragebogenverwalter auf einen Blick sehen, für welchen Fragebogen kürzlich neue Ergebnisse eingegangen sind.

Gemeinschaftsthemen - Fragebogenentwicklung

Struktur der Organisationseinheiten in den Fragebögen

Fragebögen zur Berichterstattung über Kommentare

Unbeantwortete Fragen werden im Fragebogenbericht nicht mehr angezeigt

Filtern Sie innerhalb der Fragebögen nach zuletzt ausgefüllten

Der Export von Fragen mit der Verteilung von Zahlen gibt Prozentsätze pro Fragebogen und nicht Zahlen an

DASHBOARD

Bericht der Fragebogenergebnisse nach Zahlen im neuen Dashboard-Diagramm

Von verschiedenen Kunden erhalten wir regelmäßig Fragen zu Berichts-/Dashboard-Optionen für Fragebögen, die auf der Anzahl der gegebenen Antworten basieren.

Viele Kunden führen Qualitätskontrollen mit Hilfe von Fragebögen durch. In einem Fragebogen wird dann für verschiedene Komponenten (Fragen) bewertet, ob die Norm erfüllt wird. Oft werden Antwortmöglichkeiten verwendet, um z. B. ‘konform’, ’konform mit Anmerkungen’, ‘geringe Abweichung’ und ’große Abweichung’ anzugeben.
Nach dem Ausfüllen eines Fragebogens (oder mehrerer Fragebögen) ist es wünschenswert, dass man leicht sehen kann, wie viele und welche Fragen als nicht konform bewertet wurden. Schließlich müssen dort Aktionen eingeleitet werden, indem man beispielsweise eine Verbesserungsmaßnahme dafür vorschlägt.

Wir führen daher eine neue Tabelle für Fragebögen ein, die auf dem Dashboard verwendet werden kann: ‘Verteilung der Anzahl der gegebenen Antworten’.

Dieses Diagramm basiert auf einer Reihe von Antwortmöglichkeiten, die in einem bestimmten Fragebogen zur Verfügung stehen. Es zeigt also die Anzahl der Antworten pro Antwortoption in Form eines Balkendiagramms.

Beispiel:

Enthalten zum Beispiel alle Fragen in Ihrem Fragebogen die Antwortmöglichkeiten: A, B, C und D und haben Sie einen Fragebogen ausgefüllt, bei dem A = 20, B = 50, C = 10 und D = 5 mal. Dann zeigt das Dashboard ein Balkendiagramm mit diesen Werten an.

Jedes Diagramm basiert auf einem Satz von Antwortoptionen. Wenn der von Ihnen verwendete Fragebogen mehr als einen Satz von Antwortoptionen hat, wählen Sie beim Einrichten des Diagramms aus, welchen Satz von Antwortoptionen Sie verwenden möchten. Wenn Sie also ein neues Diagramm für beide Sätze von Antwortoptionen hinzufügen möchten, fügen Sie sie zweimal hinzu.

Detaillierte Ansicht

Natürlich bietet das Balkendiagramm allein keinen ausreichenden Einblick. Aus der Nachfrage, die wir von den Kunden erhalten haben, war es auch wünschenswert, leicht sehen zu können, welche Fragen zum Beispiel als nicht konform beantwortet wurden und welche Kommentare dazu gemacht wurden. Es ist aber auch wünschenswert, aus den nicht konformen Fragen leicht eine Verbesserungsmaßnahme einfügen zu können, damit die Abweichung auch nachverfolgt werden kann.

Daher ist es bei diesem neuen Diagramm, wie auch bei den anderen Diagrammen auf dem Dashboard, möglich, sich zu einer Detailansicht durchzuklicken!

Neues Dashboard-Diagramm für Fragebögen - Detailansicht

Was wird in der Detailansicht angezeigt?

Diese Detailansicht zeigt Folgendes:

Eine Liste aller beantworteten Fragen, auf denen die entsprechende Tabelle basiert. In dieser Liste werden der Ausfüller, das Datum der Beantwortung, das Thema, die Frage, die Antwort und der Kommentar zur Frage (falls vorhanden) aufgeführt.
Das Diagramm mit der Möglichkeit, auf einen bestimmten Balken (=Antwortoption) zu klicken, um die Liste der Fragen nach einer bestimmten Antwortoption zu filtern.
Es ist möglich, eine bestimmte Zeile aus der Liste der Fragen anzuklicken. Dadurch wird der entsprechende ausgefüllte Fragebogen geöffnet. Von diesem Bildschirm aus kann dann z. B. eine Verbesserungsmaßnahme für diesen Fragebogen eingefügt werden.

Es ist auch möglich, die Liste aller beantworteten Fragen zu filtern, zum Beispiel nach einem bestimmten Thema oder dem Datum des Abschlusses. Wenn Sie dies tun, werden die Ergebnisse des Diagramms ebenfalls an den Filter angepasst.

Rechte der Nutzer

Die Ergebnisse, die auf dem Dashboard für dieses Diagramm angezeigt werden, berücksichtigen die Berechtigungen der Benutzer für den jeweiligen Fragebogen:

Dies ermöglicht dem Fragebogenverwalter den Zugriff auf die Ergebnisse aller ausgefüllten Fragebögen
In der "Fill-in-the-Blank"-Ansicht dieses Diagramms werden nur die Ergebnisse des vom Benutzer ausgefüllten Fragebogens angezeigt.
Und ein Benutzer mit Lesezugriff sieht nur die Ergebnisse des/der ausgefüllten Fragebogens/Fragebögen für die Themen, für die dieser Benutzer Lesezugriff hat.

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Beispielergebnisdiagramm - Fragebogenmanager (in diesem Beispiel basieren die Ergebnisse auf 3 ausgefüllten Fragebögen)

Beispielergebnisdiagramm - Fragebogenausfüller (in diesem Beispiel basieren die Ergebnisse auf 2 ausgefüllten Fragebögen)

Beispiel für ein Ergebnisdiagramm - Fragebogenleser mit Lesezugriff auf 1 Thema (in diesem Beispiel basieren die Ergebnisse auf 1 ausgefüllten Fragebogen)

Schwerpunkte im Design

Das Diagramm basiert auf den im Fragebogen enthaltenen Antwortmöglichkeiten. Beim Hinzufügen des Diagramms wählen Sie den Fragebogen aus, auf dem das Diagramm basieren soll. Zenya führt dann eine Analyse dieses Fragebogens durch und zeigt die gefundenen Gruppen von Antwortmöglichkeiten an. Daher ist es wichtig, für die verschiedenen Fragen im Fragebogenentwurf die gleichen Antwortmöglichkeiten zu verwenden.
Bei der Erstellung des Diagramms sollte ausgewählt werden, auf welchem Satz von Antwortoptionen das Diagramm basieren soll. Wenn der Fragebogen mehrere Sätze von Antwortoptionen enthält, können diese in separaten Diagrammen hinzugefügt werden.
Grundsätzlich zeigt das Diagramm das Ergebnis aller ausgefüllten Fragebögen an. Wir haben jedoch die Möglichkeit geschaffen, einen Bereich auf der Grundlage des Versanddatums hinzuzufügen. So ist es beispielsweise möglich, Ergebnisse nach Monaten darzustellen oder z.B. die Ergebnisse von Mai 2022 und Mai 2021 in einem Diagramm zu zeigen. So können diese Ergebnisse leicht miteinander verglichen werden.
Es ist auch möglich, den Bereich des Diagramms auf der Grundlage des gesendeten Datums zu filtern. So können Sie z. B. nur die Ergebnisse des aktuellen Jahres in das Diagramm aufnehmen oder die Ergebnisse auf einen bestimmten Datumsbereich beschränken.

Portale

Bessere Unterstützung für lange Nachrichtenberichte in einem neuen Dokument

Wenn Sie bei der Veröffentlichung eines neuen Dokuments auch eine Nachricht veröffentlichen möchten, können Sie hier auch zusätzlichen Text zu der Nachricht hinzufügen.

Die Nachricht wird dann im Portal angezeigt, und standardmäßig werden zwei Zeilen der Nachricht angezeigt. Wenn Sie auf die Nachricht klicken, werden Sie zur Ansicht des Dokuments weitergeleitet.

In der Praxis enthält diese Nachricht regelmäßig eine längere Meldung als der hier standardmäßig angegebene Platz. Infolgedessen kann die vollständige Nachricht nicht gelesen werden.
Aus diesem Grund haben wir eine ”Mehr lesen”-Option für die langen Nachrichten in den Dokumenten vorgesehen. Wenn Sie auf diese Option klicken, wird der gesamte Beitrag erweitert. Wenn Sie nur auf den Beitrag klicken, werden Sie zum Dokument weitergeleitet. Das ist ja auch der Hauptzweck dieser Nachricht.

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Neues Dokument Pressemitteilung mit Option "Mehr lesen

Vollständige Pressemitteilung zum neuen Dokument angezeigt

Beachten Sie ‘’normale’’ Nachrichtenberichte

Bei den ‘normalen’ Nachrichten wird die Option ’Mehr lesen’ nicht hinzugefügt. Bei diesen Nachrichten tritt dieses Problem nicht auf, da bei diesen Nachrichten der vollständige Beitrag in einem Popup-Fenster geöffnet wird.

Bestimmen Sie die Reihenfolge, in der die Sammlungen im Portal angezeigt werden

Wenn Sie über das Portal auf Dokumente zugreifen, werden die Sammlungen auf diesem Portal immer in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Die alphabetische Reihenfolge wurde hier gewählt, weil diese Sortierreihenfolge im Grunde für jeden verständlich ist.

Aus der Praxis erhalten wir jedoch regelmäßig Rückmeldungen und die Frage, ob es nicht möglich ist, diese Reihenfolge selbst zu bestimmen. Dies ist in verschiedenen Situationen sehr nützlich und kann die Auffindbarkeit von bestimmten Sammlungen und Dokumenten verbessern!
Denken Sie z. B. an die jüngste Zeit, als die Politik rund um COVID-19 für viele Organisationen ein großes Anliegen war. In diesem Fall ist es wünschenswert, Sammlungen zu diesem Thema direkt oben anzuzeigen, damit diese Informationen leicht gefunden werden können. Aber auch in Situationen, in denen Sie abteilungsspezifische Informationen ganz oben und organisationsweite Informationen ganz unten anzeigen möchten, damit der Benutzer beim Navigieren nicht mit weniger relevanten Informationen ”belästigt” wird.

Standardmäßig sind die Sammlungen alphabetisch sortiert, aber wir haben die Möglichkeit geschaffen, davon abzuweichen, indem Sie die Sortierung der angezeigten Sammlungen auf einem Portal selbst bestimmen können! Auf diese Weise kann die gewünschte Reihenfolge der angezeigten Sammlungen pro Portal festgelegt werden.

Schwerpunkte im Design

Um diese Funktionalität richtig nutzen zu können, ist es wichtig, dass die Gestaltung dem Rechnung trägt:

Dass für alle Portale die Sortierung standardmäßig alphabetisch ist. Nach dieser Aktualisierung sollte für jedes Portal bestimmt werden, ob es wünschenswert ist, die Sortierung der Sammlungen von alphabetisch sortiert auf manuell sortiert umzustellen.
Für die Portale, für die eine manuelle Sortierung gewünscht wird, muss die Sortierung der Sammlungen pro Portal in den Portaleinstellungen angepasst werden. (Anwendungsverwaltung > Portale > Gewünschtes Portal auswählen > Registerkarte Sammlungen > Ändern > Schritt 2 ”Standardanzeige der Liste der Sammlungen” > gewünschte Sortierung festlegen)
Wenn Sammlungen jetzt nummeriert werden, um eine Sortierung vorzunehmen, sollte geprüft werden, ob die Sammlungsnamen noch angepasst werden müssen. Seien Sie vorsichtig, wenn eine Sammlung in mehreren Portalen verwendet wird. Wenn ein Portal die Sammlungen alphabetisch und ein anderes manuell sortiert, kann sich eine Änderung des Sammlungsnamens auf die Reihenfolge der Sammlungen in dem Portal auswirken, in dem die alphabetische Sortierung angewendet wird.

Ausfüllbare Formulare werden in einer eigenen Kategorie unter ”Ausfüllen” angezeigt.”

Mit der Einführung von Zenya werden ausfüllbare Formulare (Dokumente), Fragebögen und Berichtsformulare in einer Liste unter der Portalschaltfläche ”Ausfüllen” angezeigt. Fragebögen und Berichtsformulare können mit Hilfe der Rubriken kategorisiert werden. Standardmäßig wurden ausfüllbare Formulare unter der Standardüberschrift ”Keine Kategorie” angezeigt. Fragebögen und Berichtsformulare können jedoch auch in dieser Rubrik erscheinen.

Dies wirkt sich negativ auf die Übersicht und die Unterscheidung zwischen ausfüllbaren Formularen, Fragebögen und Berichtsformularen aus und ist für den Endbenutzer weniger benutzerfreundlich.

Wir haben daher eine Standardkategorie für ausfüllbare Formulare eingeführt, die ”Ausfüllbare Formulare” heißt. Von nun an werden alle ausfüllbaren Formulare, die einem Benutzer zur Verfügung stehen, gebündelt in einer eigenen Kategorie angezeigt, damit sie leichter zu finden sind!

Der Bereich für ausfüllbare Formulare wird in der Übersicht immer unterhalb der Bereiche für Fragebögen und ausfüllbare Formulare angezeigt.

Verbesserung des Verhaltens der ”Ich kann es nicht finden”-Funktionalität bei der Portalsuche

Mit der Einführung von Zenya wurde die Funktion, mit der Sie eine Nachricht an den Anwendungsmanager senden können, wenn Sie bei der Suche nicht das gewünschte/erwartete Ergebnis finden, verschoben. Dieses Element wurde Teil der Ergebnisliste in Zenya und wurde nach etwa 10 Ergebnissen angezeigt.

Wir haben von mehreren Seiten die Rückmeldung erhalten, dass dieses Element an dieser Stelle nicht gerecht wird, denn in den meisten Fällen wird die Schlussfolgerung, dass ein Dokument nicht gefunden werden kann, erst am Ende der Liste der Suchergebnisse gezogen. Das hat zur Folge, dass der Nutzer dann in der Liste bis zu dem Element zurückblättern muss, um eine Nachricht an den Anwendungsmanager zu senden.

Wir haben daher das Verhalten dieses Elements verbessert, damit es an einer logischeren Stelle in den Suchergebnissen erscheint:

Wenn Sie nur wenige Suchergebnisse zu Ihrem Suchbegriff haben (alle Suchergebnisse sind direkt zu sehen), wird dieses Element am Ende der Liste angezeigt
Müssen Sie auf der Grundlage Ihrer Suchergebnisse scrollen, um alle Ergebnisse zu sehen? Dann wird dieses Element am unteren Ende der Liste angezeigt, wenn Sie in der Liste blättern. Sie können einfach weiterblättern, um alle Ergebnisse zu sehen, aber das Element bleibt am unteren Rand des Bildschirms, so dass Sie immer die Möglichkeit haben, eine Nachricht an den Anwendungsmanager zu senden.

Gleichzeitig haben wir diesen Moment genutzt, um das Styling dieses Elements leicht anzupassen, damit es ruhiger wirkt.

Gemeinschaftsthemen - Entwicklung von Portalen

Es gibt keine Reihenfolge für Sammlungen

Anderer Name für ausfüllbare Formulare unter der Schaltfläche "Ausfüllen

Meine Abonnements

Einfachere Verwaltung der ”Meine Abonnements”-Einstellungen

Der derzeitige Bildschirm zur Verwaltung und Anpassung der Abonnementeinstellungen in Zenya wird als wenig benutzerfreundlich empfunden, vor allem weil die Anpassung der Abonnementeinstellungen zusätzliche, unnötige Aktionen erfordert. Dies liegt vor allem daran, dass die Abonnementeinstellungen in Dropdown-Feldern angeordnet sind.

Wir haben diesen Bildschirm verbessert und die Anzeige sowie die Verwaltung der Einstellungen vereinfacht!

Alle Abonnements sind jetzt sofort einsehbar, einschließlich der Optionen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Präferenzen haben. So können Sie Ihre Abonnementeinstellungen sofort bearbeiten und diese werden sofort gespeichert. Außerdem sind die Abonnements jetzt nach Modulen sortiert, so dass Sie schnell sehen können, wofür die Abonnements sind. Sie können auch nach Modulen filtern, so dass Sie Ihre Präferenzen für ein bestimmtes Modul leicht anpassen können!

Wir haben einen zweiten Filter hinzugefügt, mit dem Sie nur die Aufgaben und Nachrichten anzeigen können, von denen Sie eine E-Mail erhalten, oder nur die Nachrichten, die Sie auch in Ihrer Nachrichtenliste erhalten. So können Sie die Einstellungen für Ihre Nachrichtenliste in Zenya leicht anpassen!

Gemeinschaftsthemen - Entwicklung meiner Abonnements

Abonnements in Zenya unaufgeräumt

Aufgaben und Nachrichten

Verbesserung des Verhaltens Mehrfachauswahl von Aufgaben und Nachrichten

Mit der Version 6.2.0 von Zenya haben wir eine Funktion eingeführt, die es ermöglicht, mehrere Aufgaben und Nachrichten auszuwählen und für diese Auswahl eine bestimmte Aktion (z.B. das Löschen von Nachrichten) auf einmal durchzuführen.

Eine sehr nützliche Funktion, mit der wir die Arbeit mit Aufgaben und Nachrichten verbessert haben. Gleichzeitig ist uns und unseren Nutzern aufgefallen, dass das Verhalten der Auswahl nicht dem entspricht, was in der Praxis als logisch empfunden wird. Derzeit ist eine Aufgabe ausgewählt, wenn:

Das Kästchen für die Aufgabe/Nachricht ist angekreuzt
Die Aufgabe/Nachricht selbst wird angeklickt (mit Ausnahme der Option ”Mehr lesen” und der Aktionsschaltfläche in einer Aufgabe/Nachricht)

In der Praxis scheint es erwünscht zu sein, dass die Aufgabe/Nachricht nur dann ausgewählt wird, wenn ein Benutzer auf das Feld für die Aufgabe/Nachricht klickt. Und wenn ein Benutzer auf die Aufgabe/Nachricht klickt, wird die primäre Aktion ausgeführt.

Wir haben dies nun so angepasst, dass das Verhalten der Aktion dem entspricht, was ein Benutzer auch in der Praxis erwartet!

Als Manager haben Sie nun Zugriff auf offene Aufgaben der von Ihnen verwalteten Benutzer

Wir hören immer häufiger von Kunden, dass sie sich mehr Einblick in die Nutzung und Verteilung von Rechten innerhalb von Zenya wünschen.

Eines der Themen, das wir immer wieder hören, ist das Bedürfnis der Nutzer, offene Aufgaben zu sehen. Um diese Nutzer zu unterstützen und zu ermutigen, bestimmte (lange) ausstehende Aufgaben zu erledigen.

Wir haben daher einen neuen Standardbericht in den Berichtsbereich aufgenommen, den Bericht ‘Liste der offenen Aufgaben’. In diesem Bericht zeigen wir eine Liste der offenen Aufgaben von Benutzern, für die Sie Manager sind.

Im Bericht zeigen wir einige Benutzerdaten und die folgenden Daten für die Aufgabe an:

Das Modul (z.B. Benachrichtigungen)
Art der Aufgabe (z. B. Meldung bearbeiten)
Der Betreff (z. B. Handle Notification 00040)
Erstellungsdatum (z.B. 24-06-2022
Aufgabenfrist (z.B. 30-06-2022)

Beim Ausführen des Berichts haben Sie die Möglichkeit, nach Benutzern zu filtern, so dass Sie den Bericht z. B. für ein bestimmtes Team oder nur für einen bestimmten Benutzer ausführen können. Darüber hinaus kann der Bericht auch nach Microsoft Excel exportiert werden, so dass Sie auch in Excel leicht nach einem bestimmten Benutzer oder z. B. nach einem Stichtag filtern können.

Der Zweck dieser Berichterstattung ist, dass Nutzer gezielt angesprochen und motiviert werden können, offene Aufgaben zu erledigen. Wir sind der Meinung, dass dies eine Aufgabe/Verantwortung des Managers des Nutzers ist und, auch aus Gründen des Datenschutzes, nicht eines anderen Nutzers innerhalb von Zenya.

Aus diesen Datenschutzüberlegungen heraus und weil nicht jeder Benutzer einfach Zugriff auf offene Aufgaben anderer Benutzer benötigt, haben wir diesen Bericht derzeit nur für ”Manager” in Zenya verfügbar gemacht. Darüber hinaus können Sie als Manager den Bericht auch nur für die von Ihnen verwalteten Benutzer ausführen. Wenn Sie zwar Rechte für den Bericht haben, aber kein Manager sind, wird der Bericht auch keine Ergebnisse enthalten.

Schwerpunkte im Design

Dieser Bericht ist derzeit nur für ”Manager” in Zenya verfügbar. Für diesen Bericht ist es also wichtig, dass die ”Manager für Benutzer” eingestellt sind. Dies kann unter Anwendungsmanagement > Benutzer und Benutzergruppen : Benutzer > bestimmter Benutzer > Eigenschaften ändern erfolgen. In der Kopfzeile der Organisationsdaten kann ein Benutzer im Feld Manager eingestellt werden.
Wenn die Benutzer in Ihrer Organisation automatisch über eine zentrale Benutzerverwaltung synchronisiert werden, kann über diesen Link auch ein Manager automatisch synchronisiert werden. Dieser Benutzer wird dann automatisch in das Managerfeld eingetragen.

Um zu vermeiden, dass man im Setup selbst nachverfolgen muss, wer diesen Bericht ausführen darf, führen wir eine neue Systemgruppe “Alle Manager” ein. Diese Gruppe enthält alle Benutzer, die als Manager für einen Benutzer festgelegt sind. Standardmäßig hat diese Gruppe Lesezugriff auf diesen Bericht. Diese Systemgruppe ist nur für diesen Zweck verfügbar und wird nicht an anderen Stellen angeboten, wo Benutzer ausgewählt werden können.

Nachdem Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, kehren Sie zu Ihrer Aufgabenliste zurück.

Bei der Bearbeitung von Aufgaben gelangen Sie nun nach Abschluss der Aufgabe (bei den meisten Aufgaben) zu einem Bildschirm, auf dem Sie einen Überblick über die Aufgabe erhalten. So gelangen Sie nach der Erledigung einer Aufgabenplanaufgabe zu den Details der Aufgabe.

Wenn man jedoch mehrere Aufgaben hintereinander erledigen will, ist das mühsam und ineffizient. Das hören wir vor allem von unseren Laborkunden. Diese Kunden arbeiten oft an einem festen Arbeitsplatz, an dem die Mitarbeiter während einer Schicht eine Reihe verschiedener wiederkehrender Aufgaben erledigen müssen. Dabei handelt es sich oft um wiederkehrende Aufgaben (Aufgabenplan), die z. B. zu einer festen Zeit in der Schicht ausgeführt werden.

Dabei wird es als unnötig empfunden, jedes Mal zurück zum Team oder zur persönlichen Aufgabenliste zu navigieren. Deshalb haben wir nun zunächst für die (”normalen”) Aufgabenplanaufgaben geschaffen, dass Sie nach Erledigung der Aufgabe zurück zu Ihrer Aufgabenliste* geschickt werden. So können Sie ganz einfach die nächste Aufgabe abholen.

*Je nachdem, von welcher Aufgabenliste, Ihrer persönlichen Liste oder der des Teams, Sie die Aufgabe gestartet haben, werden Sie auch zu dieser Aufgabenliste zurückgeschickt.

Gemeinschaftsthemen - Entwicklungen, Aufgaben und Nachrichten

Ändern des Verhaltens der Mehrfachauswahl von Aufgaben im Zweigbildschirm

Reporting mit Übersicht über offene Aufgaben mehrerer Benutzer

Kartons

Verwendung eines Autonummernfeldes für Kartenboxen

Es sind mehrere Szenarien denkbar, in denen die Verwendung einer Fahrzeugnummer für Karten in einem Kartenfach wünschenswert sein kann. Zum Beispiel kann es für einen Verwalter eines Kartenfachs, der regelmäßig Karten hinzufügen muss, recht mühsam sein, zu diesem Zweck ein manuelles Nummerierungssystem zu pflegen.

Durch die automatische Nummerierung können Sie nun auch große Karteikästen, bei denen ein eindeutiges Feld nicht offensichtlich ist, für die Massenbearbeitung exportieren. In diesem Fall kann die Fahrzeugnummer als Verknüpfungsfeld dienen. Dies ist ein häufiger Wunsch, sowohl von einzelnen Kunden als auch in der Community.

Wir führen daher einen neuen Feldtyp ”Autonummer” in den Kartenfeldern ein.
Dieses Feld kann für alle Kartenfelder verwendet werden und enthält eine Nummerierung für jedes Kartenfeld. Es beginnt immer bei 1 (und zählt auf diese Weise).

Da das Autonummernfeld immer eindeutig und obligatorisch ist, wenn es verwendet wird, und auch als Verknüpfungsfeld verwendet werden kann, ist es ein ideales Feld, um es bei der Massenbearbeitung einer Kartenbox zu verwenden.

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Was passiert mit der Nummer, wenn ich Karten archiviere oder lösche?

Entfernen von Karten:

Wenn eine Karte über einen Link an anderer Stelle in Zenya verwendet wird (z. B. in einem Fragebogen oder einem Bericht), wird die Nummer sozusagen als ”verwendet” markiert. Die Nummer wird innerhalb dieser Kartendatenbank nicht mehr verwendet.

Natürlich kann es auch vorkommen, dass eine Karte mit keinem anderen Teil von Zenya verknüpft ist. Wenn eine Karte dann gelöscht wird, wird diese Nummer nicht mehr in dieser Kartendatenbank verwendet.
Beim Hinzufügen einer neuen Karte wird die derzeit höchste Nummer im Kartenstapel betrachtet und die nächsthöhere Nummer verwendet.

Bitte beachten Sie, dass eine Ausnahme gilt, wenn es sich bei der zu entfernenden Karte um die Karte mit der höchsten Nummer im Kartenfach handelt und diese Karte nicht mit einem anderen Teil von Zenya verbunden ist.
In diesem Fall wird jedoch wieder die Nummer dieser Karte verwendet, da diese Nummer nun die nächste Nummer für den Kartenplatz ist.

Sie können dies verhindern, indem Sie Karten archivieren, anstatt sie zu löschen. Lesen Sie weiter unten, was passiert, wenn Sie Karten archivieren.

Karten archivieren:

Wenn Sie eine Karte aus dem Kartenkorb archivieren, bleibt die Nummer sozusagen als ”benutzt” markiert. Die Nummer wird also innerhalb dieses Kartenplatzes nicht mehr verwendet.

Was passiert, wenn ich den Feldtyp ‘’Autonummer’’ zu einer bestehenden Kartenablage hinzufüge?

Wenn Sie das Autonummernfeld zu einer bestehenden Kartenablage hinzufügen, werden die Nummern den Karten in der Reihenfolge zugewiesen, in der die Karten der Kartenablage (zu diesem Zeitpunkt) hinzugefügt wurden.

Steht der Feldtyp ‘Autonummer’ auch für Risikomanagementmaßnahmen zur Verfügung?

Ja, der Feldtyp ”Autonummer” ist auch für Risikomanagementmaßnahmen verfügbar.

Die Verwendung der Fahrzeugnummer bei Kontrollmaßnahmen erfolgt, indem sie als Feld zu den Kontrollmaßnahmen in der Anwendungsverwaltung hinzugefügt wird:

Anwendungsverwaltung > Risiken > Verwaltungsmaßnahmen > Felder > Hinzufügen > Eingabefeld ”Fahrzeugnummer”.

Verwendung des Feldes "Organisationseinheit" in Kartenboxen

In Zenya wird der Baum der Organisationseinheiten verwendet. An verschiedenen Stellen, wie z.B. in Berichten und Fragebögen, kann diese Struktur auch bereits verwendet werden. Eine der Stellen, von denen wir oft hören, dass Benutzer diese Struktur auch als Feld in den Kartenboxen verwenden möchten.

Deshalb ist es jetzt möglich, den Baum der Organisationseinheiten als Feld in einer Kartenablage hinzuzufügen!

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Anzeige der Spalte ”Anzahl der offenen Korrekturmaßnahmen” in der Diagrammansicht

In Zenya können Kartenboxen als Objekttyp für einen Fragebogen verwendet werden. Mit einer bestimmten Karte können auch ausgefüllte Fragebögen abgerufen werden. Wenn im Fragebogen Korrekturmaßnahmen verwendet werden, werden diese auch auf der jeweiligen Karte angezeigt.

In der Übersicht eines Karteikastens können Sie nun bereits die ”Anzahl der offenen Anfragen” sehen, so dass Sie leicht feststellen können, welche Karten noch einer Nachbearbeitung bedürfen. Wir haben das Feedback erhalten, dass es wünschenswert wäre, von hier aus auch leicht erkennen zu können, ob es für eine bestimmte Karte ”ausstehende Korrekturmaßnahmen” gibt.

Wir haben jetzt die Möglichkeit geschaffen, der Übersicht eines Kartenkastens eine Spalte ”Anzahl der offenen Korrekturmaßnahmen” hinzuzufügen. Dadurch erhalten Sie einen leichter zugänglichen, vollständigeren Überblick darüber, welche Karten noch Maßnahmen (aus einer Meldung oder einem Fragebogen) erfordern, die weiterverfolgt werden müssen.

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Spalte Anzahl der offenen Abhilfemaßnahmen in der Übersicht eines Karteikastens

Anzahl der Spalten mit offenen Korrekturmaßnahmen in der Diagrammansicht festlegen

Gemeinschaftsthemen - Entwicklungen Kartenboxen

Eindeutige ID an Kartenboxen

Organisatorische Einheit als Feld in einer Kartei

Zeitpläne für Aufgaben

In der Übersicht der Aufgaben (Aufgabenpläne) wird nun auch die Spalte ”bearbeitet von” angezeigt

Die Übersicht über die Aufgaben (aus den Aufgabenplänen) zeigt zwar die korrekten Informationen über die Aufgabe, lässt aber außer Acht, dass diese Übersicht nicht zeigen kann, welche Benutzer eine Aufgabe erledigt haben.

Sie kann jedoch in der jeweiligen Aufgabe eingesehen werden, nicht aber in der Übersicht der Aufgaben. Für den Besitzer eines oder mehrerer Aufgabenpläne ist es ein Versäumnis, dass diese Informationen dort nicht angezeigt werden können.

In der Übersicht der Aufgaben (aus den Aufgabenplänen) zeigen wir deshalb jetzt standardmäßig auch die Spalte ‘Erledigt von’ an. So können Sie auf einen Blick sehen, ob eine Aufgabe erledigt wurde und von welchem(n) Benutzer(n).
Wenn Sie es vorziehen, die Spalte trotzdem nicht anzuzeigen, können Sie ”Spalten setzen” verwenden, um diese Spalte in Ihrer Übersicht nicht mehr anzuzeigen.

Gemeinschaftsthemen - Entwicklung des Aufgabenplans

Spalte, die von in Übersichtsarbeitsplänen behandelt wird

Zenya allgemein

Verbesserungen im Benutzerauswahldialog

In Zenya haben wir einen überarbeiteten Dialog zur Benutzerauswahl eingeführt. Wir haben eine Reihe von Verbesserungen in diesem Dialog vorgenommen, die es einfacher und angenehmer machen, die richtigen Benutzer zu finden und auszuwählen!

Es ist jetzt sichtbar, wie viele Benutzer, Benutzergruppen und Teams gefunden wurden

Wenn der Benutzerauswahldialog geöffnet wird, werden Benutzer, Benutzergruppen und/oder Teams geladen. In diesem Dialog wurde nicht angezeigt, wie viele Benutzer, Benutzergruppen und/oder Teams verfügbar waren.

Wir haben jetzt hinzugefügt, dass diese Zahl angezeigt wird. Wenn Sie dann im Benutzerselektor filtern oder suchen, wird die Anzahl der gefundenen Benutzer ebenfalls an Ihre Suche angepasst. So haben Sie sofort einen besseren Überblick über die Anzahl der gefundenen Nutzer, Nutzergruppen und/oder Teams und können leichter die richtige Auswahl treffen!

Option zur gleichzeitigen Auswahl aller Benutzer

Wenn Sie im Benutzerauswahldialog die richtigen Benutzer gefunden haben, können Sie nun nicht mehr alle auf einmal auswählen, sondern müssen jeden Benutzer (oder jede Benutzergruppe oder jedes Team) einzeln auswählen, bevor Sie sie hinzufügen können.

Das haben wir jetzt geändert, indem wir es möglich gemacht haben, alle Benutzer, Benutzergruppen und/oder Teams, die in der Benutzerauswahl sichtbar sind, auf einmal auszuwählen! Das macht es viel schöner und einfacher, eine Auswahl von Benutzern hinzuzufügen.

Leichtere Unterscheidung zwischen Benutzern mit demselben Namen

In einer Organisation kann es mehrere Mitarbeiter mit demselben Namen geben. Im Dialog zur Benutzerauswahl wird jetzt nur noch der Name des Benutzers angezeigt. Dadurch konnten Sie bei gleichnamigen Benutzern nicht leicht erkennen, welchen Benutzer Sie auswählen sollten. Es sei denn, Sie öffnen die Zusatzinformationen des Benutzers.

Um die Unterscheidung zwischen Benutzern mit gleichem Namen zu erleichtern, haben wir jetzt den Benutzernamen als Standard-Benutzerinformation in den Dialog aufgenommen, so dass der richtige Benutzer auf dieser Grundlage ausgewählt werden kann.

Die verschiedenen Arten von Nutzern können nun visuell unterschieden werden

In Zenya können Benutzer entweder manuell hinzugefügt oder über ein aktives Verzeichnis synchronisiert werden. In der Benutzerauswahl wurden diese nun alle in der gleichen Farbe (blau) dargestellt. In der Liste der Benutzer (z.B. in der Anwendungsverwaltung) wird dies jedoch farblich unterschieden.

Das Feedback, das wir erhalten haben, war, dass die farbliche Kennzeichnung bei der Auswahl von Benutzern ebenfalls gewünscht wird, um die Auswahl der richtigen Benutzer zu erleichtern. Wir haben dies nun auch in den Benutzerauswahldialog zurückgebracht.

Exportieren Sie das Aktivitätsprotokoll nach Microsoft Excel

Es kommt häufig vor, dass Benutzer Daten im Aktivitätsprotokoll nachschlagen, um sie mit Kollegen oder dem Infoland Service Desk zu teilen. Derzeit muss der Benutzer die Ergebnisse dann manuell z.B. in Excel kopieren oder Screenshots davon machen, um sie zu teilen.

Um die Weitergabe dieser Informationen zu erleichtern, haben wir die Möglichkeit hinzugefügt, die Ergebnisse einer Such- oder Filteraktion im Aktivitätsprotokoll nach Excel zu exportieren!

Verbesserter Export der Übersicht der Benutzergruppen

Administratoren bei unseren Kunden werden regelmäßig gefragt, ob ein Überblick/Bericht erstellt werden kann, der zeigt, welche Benutzer in welcher Benutzergruppe sind. Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass festgestellt werden muss, welche Benutzer gelöscht oder aktualisiert werden können.

Die derzeitige Art des Exports, die in den Benutzergruppen zur Verfügung steht, bietet nicht die gewünschte Übersicht für die Benutzer. Dennoch wird dieser Export von Kunden regelmäßig genutzt, weshalb wir uns entschieden haben, die bestehende Exportfunktionalität nicht zu ersetzen, sondern zu erweitern. In Absprache mit der Community haben wir festgelegt, welche Daten in diese neue Exportfunktionalität aufgenommen werden sollen.

In den Benutzergruppen können Sie jetzt auch eine Übersicht der Benutzergruppen nach Microsoft Excel exportieren!

Verbesserter Einblick in die Nutzung von Berichten

Zenya kann viele modulübergreifende Berichte enthalten. Das macht es für Berichts-/Anwendungsmanager schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Berichte viel oder wenig genutzt werden. Infolgedessen ist es derzeit auch schwierig festzustellen, welche Berichte möglicherweise entfernt werden können, weil sie z. B. nicht mehr aktuell sind.

Um einen besseren Überblick darüber zu geben und es einfacher zu machen, festzustellen, welche Berichte nicht mehr relevant sind, haben wir zusätzliche Informationen über die Verwendung von Berichten hinzugefügt.

Von nun an werden Sie zwei zusätzliche Spalten sehen, wenn Sie in den verschiedenen Ordnern Berichte erstellen:

Anzahl der Treffer
Letzter Lauf (Datum und Uhrzeit)

Verbesserte Registrierung des Dokumentendrucks über Zenya

Dokumente in Zenya können von Benutzern gedruckt werden. Um zu verhindern, dass unkontrollierte Kopien von Dokumenten erstellt werden, können Sie beispielsweise einen obligatorischen Kopftext zum Zeitpunkt des Drucks hinzufügen. Allerdings gibt es in Zenya derzeit keine Protokollierung der Druckaktionen von Benutzern. In manchen Situationen ist es sehr wünschenswert, einen Überblick darüber zu haben, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt welches Dokument gedruckt hat.

Deshalb haben wir in der Aktivitätsprotokollierung eine Erweiterung hinzugefügt, so dass auch Druckaktionen aufgezeichnet werden. Sowohl der Druck eines Dokuments aus der Dokumentenverwaltung als auch die Abfrage eines Dokuments werden protokolliert.

Im Aktivitätsprotokoll haben wir ”Drucken” als Ereignistyp für Dokumente hinzugefügt. Sie können das Aktivitätsprotokoll nach diesem Typ filtern und sehen dann:

Wer hat diese Aktion durchgeführt?
Wann (Datum und Uhrzeit) dies geschehen ist
Welches Dokument (einschließlich Versionsnummer) gedruckt wurde.

Aktivitätsprotokoll Registrierung Druckdokument

Gemeinschaftsthemen - Entwicklungen Zenya allgemein

Visuelle Unterscheidung von Benutzertypen beim Setzen von Berechtigungen

Zusätzliche Informationen über Benutzer, um Benutzer mit demselben Namen zu unterscheiden

Ergebnissuche im Aktivitätsprotokoll nach Excel exportieren

Übersicht/Bericht Benutzergruppen

Einblick in die Nutzung von Berichten

Für Anwendungsmanager & ICT

Systemanforderungen

Die Systemanforderungen für Zenya 6.3.0 haben sich gegenüber Zenya 6.2.0 geändert:

Ende der Unterstützung von Interner Explorer 11 (IE11):

Seit dem 31.12.2021 ist die Unterstützung für den IE11 ausgelaufen. Konkret bedeutet dies, dass Zenya ab der ersten Hauptversion von Zenya, die nach dem 31.12.2021 erscheint, nicht mehr im IE11 funktionieren wird. Zenya 6.3.0 ist diese Hauptversion.
Ab Zenya 6.3.0 wird der IE11 in Zenya nicht mehr unterstützt.

Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie hier:

Zenya SaaS
Zenya vor Ort

Benutzerdefinierte externe Ressourcen On Premise nach Zenya 6.3.0

In Zenya 6.3.0 wurde der technische Betrieb von externen Ressourcen aktualisiert, um ihn zukunftssicher und für Azure- und SaaS-Umgebungen geeignet zu machen.

Dies hat zur Folge, dass angepasste externe Quellen (Abruf von Daten in einer lokalen Quelle, nicht über den unterstützten HL7- oder iODBC-Link) für On Premise-Kunden ab Zenya 6.3.0 nicht mehr funktionieren und nicht unterstützt werden können. Kunden, die eine solche Anpassung erworben haben, werden hierüber ebenfalls gesondert informiert.

Für On Premise-Kunden ist es ratsam, vor dem Update zu prüfen, ob es in Ihrer Umgebung eine angepasste externe Quelle gibt. Wenn dies der Fall ist, wird empfohlen, vorerst bei Zenya 6.2.0 zu bleiben.

Neue URLs für Zenya Cloud-Dienste Zenya 6.3.0

Mit dem Update auf Zenya 6.3 werden die für die Zenya-Cloud-Dienste verwendeten URLs von *.iprova.co.uk und *.iprova.be auf *.zenya.work geändert. Diese Änderung erfolgt im Rahmen der weiteren Vervollständigung des Rebrandings von iProva zu Zenya. Es ist möglich, dass Organisationen den Zugang zu diesen Diensten durch eine URL (Whitelisting/Blacklisting) z.B. in Firewalls eingeschränkt haben. In diesem Fall ist es ratsam, diese URLs zum bestehenden Zenya-Cloud-Services-URL-Set hinzuzufügen.

Um Probleme mit diesem und zukünftigen Diensten zu vermeiden, empfehlen wir, die Domains *.zenya.work und *.services.zenya.work auf die Whitelist zu setzen.

Das ist wichtig: Die alten URLs *.iprova.be und *.iprova.co.uk werden weiterhin wie gewohnt funktionieren.

Die genauen neuen URLs für jeden Cloud-Dienst sind unten aufgeführt:

Zenya Allgemeine Lizenzübersicht	https://licenseserver.services.zenya.work/
Zenya allgemeine Benutzerbereitstellung (SCIM)	https://identitymanagement.services.zenya.work/
Zenya DOC (NimbuDocs) HTML-Editor	https://editor3.zenya.work/ https://htmleditor.zenya.work/
Zenya DOC-Dokumente webshare	https://webshare.zenya.work/
Zenya DOC interaktive Dokumente	https://iluminus.services.zenya.work/
Zenya CHECK externe Fragebögen	https://vragenlijsten.zenya.work/ https://questionlists.zenya.work/ https://questionnaires.zenya.work/ https://fragebogen.zenya.work/
Zenya FLOW mobile Formulare	https://forms.zenya.work/

Systemeinstellungen Standortzugang verschoben

Die Einstellungen für den Website-Zugang haben eine eigene Seite in der Anwendungsverwaltung erhalten und können über die Option “Website-Zugang” oder “Zugangskontrolle” gefunden werden. Sie befinden sich jetzt nicht mehr unter den allgemeinen Einstellungen.

Manuelle Anmeldung zusätzlich zur Authentifizierung über SAML zulassen

Wenn Sie die Authentifizierung über SAML verwenden, gibt es Situationen, in denen es wünschenswert ist, auch die Möglichkeit zu haben, sich manuell anzumelden. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie sowohl interne als auch externe Benutzer haben. Die Benutzer können dann bei der Anmeldung wählen, ob sie sich über SAML oder durch Eingabe eines Benutzernamens und Kennworts anmelden möchten. Standardmäßig ist die manuelle Anmeldung bei der Authentifizierung über SAML nicht erlaubt. Es kann nun festgelegt werden, dass dies erlaubt ist, möglicherweise speziell innerhalb oder außerhalb der IP-Bereiche, für die diese Authentifizierung festgelegt ist.

Ankündigung der Beschränkung der zulässigen Dateitypen ab Zenya 6.4

Bei Infoland stehen Informationssicherheit und Datenschutz ganz oben auf der Tagesordnung. Sie sollten immer darauf vertrauen können, dass die Daten Ihres Unternehmens - insbesondere personenbezogene Daten - sicher sind. Das bedeutet, dass wir ständig daran arbeiten, die Sicherheit unserer Plattform und unserer Produkte zu verbessern. Das Ergebnis dieser Bemühungen ist die unten stehende Verbesserung:

Ab Zenya Version 6.4 werden wir damit beginnen, in Zenya nur noch Dateitypen zuzulassen, von denen bekannt ist, dass sie keinen schädlichen Ursprung haben. Wir beginnen damit in Zenya FLOW mit dem Anhangsfeld. Diese Änderung stellt sicher, dass keine potenziell bösartigen Dateien (eines nicht mehr zulässigen Dateityps) hinzugefügt werden können. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass potenziell unsichere Daten über das Formular in Zenya FLOW hochgeladen werden. In späteren Versionen werden wir diese Einschränkung auch an anderen Stellen in Zenya implementieren.

Wir haben uns angesehen, welche Dateitypen am häufigsten als Anhänge hinzugefügt werden, und auf dieser Grundlage eine so genannte Whitelist der akzeptierten Dateitypen erstellt. Dies ist die Liste unten:

.docx, .xlsx, .pptx, .dotx, .vsdx, .odt, .pdf, .msg, .jpg, .png, .gif, .jpeg, .tif, .bmp, .emz, .txt, .wav, .mp3, .mp4, .avi, .xml, .csv, .rtf, .heic, .htm, .html, .zip.

Wenn in Ihrer Organisation bestimmte Dateitypen, die Sie häufig verwenden, in der obigen Liste fehlen, bitten wir Sie, dies unserem Service Desk mitzuteilen und zu erläutern, warum dieser Dateityp für Sie noch relevant ist.

Ab Version 6.4 ist es jedoch immer noch möglich, alle Arten von Dateien hinzuzufügen, indem man eine .zip-Datei verwendet, die die Originaldatei enthält, und dann die .zip-Datei hinzufügt.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen für Antragsteller und IKT werden zu gegebener Zeit unter folgender Adresse verfügbar sein my.infoland.co.uk.
Wählen Sie nach dem Einloggen Meine Produkte > Zenya > Updates herunterladen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um direkt zur entsprechenden Seite zu gelangen.

Sie können zusätzliche Versionshinweise finden:

Hinweis auf die Auswirkungen dieser Aktualisierung (nach Zenya-Komponente)
weitere Erklärung der funktionellen Veränderungen
wichtige Informationen über Verbindungen zwischen Zenya und anderen Systemen

Und weiter:

Checkliste für Anwendungsmanager vor und nach der Aktualisierung
das Update herunterladen (für Zenya on-premise)

Für die Liste der Fehlerbehebungen in Zenya 6.3.0 klicken Sie bitte auf die Schaltfläche unten.

INFORMATIONEN ZU ZENYA 6.3.0 AUF MY.INFOLAND.CO.UK ANSEHEN (ANMELDUNG ERFORDERLICH)

ÜBERSICHT ÜBER DIE FEHLERBEHEBUNGEN BEI SAAS ANZEIGEN

ÜBERSICHT DER ONPREMISE-FEHLERBEHEBUNGEN ANZEIGEN