• Quelles sont les nouveautés de Zenya 6.1 ?

Environ quatre fois par an, nous publions une mise à jour majeure pour Zenya. Dans ces mises à jour, nous introduisons de nouvelles fonctionnalités et rendons les fonctionnalités existantes encore plus faciles et plus performantes. Ces mises à jour garantissent également que Zenya est techniquement à jour.

Curieux de savoir ce qu'il y a de nouveau dans Zenya 6.1 ? Vous pouvez en prendre connaissance sur cette page.

Le déploiement de Zenya 6.1.0 commencera le 29 juillet.
Voir status.infoland.co.uk Pour connaître la date et l'heure exactes du déploiement de Zenya SaaS.
Pour les organisations disposant de Zenya sur site, la version sera disponible au téléchargement dans la semaine du 2 août.

Documents

Examen et autorisation des documents

L'examen d'un document est typiquement l'une des tâches que l'on souhaite pouvoir effectuer n'importe où. Parfois à votre bureau, lorsque vous devez examiner attentivement un document volumineux. D'autres fois, il s'agit d'approuver rapidement une modification mineure, ce que vous pouvez faire sur votre téléphone portable lorsque vous êtes en déplacement.

C'est pourquoi, dans cette mise à jour, nous introduisons une vue moderne pour la révision et l'autorisation des documents. Elle s'appuie sur la vue actualisée des documents de Zenya 6.0, et comprend toutes les fonctionnalités habituelles.

Note : Pour les processus et matrices de surface de résultat ne modifie pas l'affichage de l'écran de classement.

Révision périodique des documents

La vérification périodique des documents déjà publiés est une activité importante pour maintenir le système de gestion des documents ‘en ordre’.

Dans cette version, nous introduisons une nouvelle vue pour le contrôle des documents. Alors qu'auparavant vous étiez dirigé vers l'environnement de gestion Zenya pour cette tâche, vous accédez désormais à un écran orienté vers la tâche qui se concentre entièrement sur le contrôle du document. L'employé qui doit effectuer une tâche de contrôle voit ainsi plus clairement ce que l'on attend de lui.

Comme pour l'examen et l'autorisation des documents, l'examen des documents devient maintenant parfait sur les appareils mobiles à petit écran.

Note : Pour les processus et matrices de surface de résultat la procédure de contrôle du document reste inchangée.

Portails

L'ajout d'un logo à votre portail est de retour !

Dans la version de Zenya, le logo de l'organisation a été déplacé vers le menu hamburger. Au cours de la période écoulée, nous avons entendu de diverses parts qu'il était très souhaitable de pouvoir (continuer à) placer un logo sur le portail, car cela permet une différenciation reconnaissable entre les différentes unités d'une entreprise/organisation au sein d'une organisation.

Dans cette version, nous rétablissons donc la possibilité d'ajouter un logo par portail !
Ce réglage fonctionne comme vous en aviez l'habitude dans les versions antérieures à Zenya 6.0. Les logos définis dans le passé ne sont malheureusement pas conservés et vous devrez les réinitialiser brièvement.

NB : La possibilité d'inclure le logo de votre organisation dans le menu Zenya est également maintenue. 

La couleur du thème du portail est désormais également visible lorsque l'on remplit un formulaire de rapport

Avec l'avènement de Zenya, il est possible de définir une couleur par portail en tant que couleur thématique de ce portail. Cependant, lorsqu'un utilisateur remplissait un formulaire de rapport via le portail, ce formulaire était (dans la plupart des cas) affiché dans la couleur “rouge Zenya”, ce qui rendait la palette de couleurs différente de celle du portail. Sur la base des commentaires que nous avons reçus à ce sujet, nous avons ajusté ce point.

Si un utilisateur rempliront un formulaire de rapport via le portail la couleur du portail sera utilisée. Par exemple, si la couleur du thème du portail est le bleu, cette couleur sera également la couleur d'accentuation visible dans le formulaire de rapport.

Amélioration de la colonne d'affichage des collections et des filtres dans la recherche sur le portail

Lors de la consultation ou de la recherche sur le portail, nous avons reçu de nombreux commentaires selon lesquels les noms des collections ou des filtres ne sont pas toujours faciles à lire.
Nous avons donc prévu la possibilité, lors de la consultation et de la recherche, d'ajuster la largeur de la colonne dans laquelle les collections et les filtres sont affichés. Les utilisateurs peuvent ainsi décider eux-mêmes de la largeur qu'ils trouvent confortable pour cette colonne. Ou l'agrandir temporairement, par exemple.

Risques

Nouveau rôle au sein de la gestion des risques

Nous ajoutons un nouveau rôle au sein de la gestion des risques, celui de “gestionnaire de contenu”.

Nous constatons souvent que les organisations n'achètent pas de licences pour le module de gestion des risques pour l'ensemble de l'organisation, mais seulement pour un groupe limité d'employés. Dans le même temps, cependant, chaque employé ayant le rôle de “coordinateur des risques”, outre le droit de modifier le contenu du risque, avait également le droit de donner des droits (de lecture) à d'autres employés. Il était donc facile d'utiliser plus de licences qu'il n'en avait été acheté.

En consultation avec le communauté nous avons résolu ce problème en ajoutant le rôle d‘’administrateur de contenu". En tant qu'administrateur de contenu, vous pouvez faire tout ce que vous pouvez faire en tant que coordinateur de risque, à l'exception du fait que vous ne pouvez pas accorder de droits à d'autres utilisateurs.

Après la mise à jour de Zenya 6.1.0., tous les droits resteront inchangés. C'est donc à vous de décider si vous voulez donner à certains employés le rôle “administrateur de contenu” au lieu du rôle “coordinateur de risque”.

Le rôle de l'administrateur de contenu, comme celui du coordinateur des risques, occupe une licence.

Ce nouveau rôle a été ajouté pour que les utilisateurs puissent faire la même chose qu'un coordinateur de risque en ce qui concerne le contenu du risque, mais qu'ils ne puissent pas délivrer de droits en rapport avec le risque. Cela permet d'éviter d'accorder par inadvertance des droits qui engagent également une licence.

La gestion des droits/licences est ainsi confiée à un groupe restreint de personnes, qui ont également connaissance des accords conclus en interne concernant les licences.

Exercer des contrôles sur les mesures de gestion

Pour aider davantage nos clients à exercer des contrôles sur les mesures de gestion, nous avons ajouté une nouvelle fonction de gestion des risques.

Jusqu'à présent, un test de contrôle pouvait être ajouté à une mesure de gestion. Dans cette version, nous avons supprimé cette restriction. Il est donc désormais possible, par exemple, d'ajouter un test de contrôle quotidien, un contrôle hebdomadaire et, si vous le souhaitez, un test de contrôle trimestriel à la même mesure. Tous les tests de contrôle ajoutés sont également visibles dans le tableau de bord.

Exportation de mesures de gestion

Dans l'aperçu des mesures de gestion, l'option permettant d'exporter toutes les mesures au format Microsoft Excel a été ajoutée.

Les équipes

Une équipe a été créée ? Alors vous êtes vous-même membre de cette équipe.

D'après les commentaires que nous avons reçus, il n'était pas clair pour tout le monde que vous, en tant que personne qui crée une équipe, étiez également ajouté en tant que membre de cette équipe. Nous avons rendu cela plus clair en affichant dorénavant cet utilisateur directement comme membre de cette équipe.

Lorsque vous créez une équipe, vous êtes automatiquement l'administrateur de l'équipe. Vous ne pouvez donc pas être supprimé lors de l'ajout de membres. Nous l'expliquons également en survolant votre utilisateur.

En outre, en tant qu'utilisateur obligatoire, nous avons coloré votre badge. Pour tous les autres utilisateurs, le badge est gris et l'icône est colorée. Vous verrez également une croix à côté de ces utilisateurs. Vous pouvez donc simplement supprimer les membres que vous avez vous-même ajoutés.

Amélioration de la découvrabilité des tâches d'équipe non assignées.

Vous êtes membre d'une ou plusieurs équipes et ces équipes ont des tâches qui n'ont pas encore été assignées à l'un des membres de l'équipe ? Dans ce cas, ces tâches apparaîtront également dans la liste des tâches personnelles sous le filtre ‘’Tâches d'équipe non assignées’’.

Zenya n'a pas souligné que dans ce filtre, il y a encore des tâches ouvertes à récupérer. Sur la base des commentaires et des réponses que nous avons reçus, nous avons augmenté la découvrabilité de ce filtre.

Nous avons ajouté un message électronique, envoyé chaque semaine par défaut, qui avertit les utilisateurs que des tâches d'équipes (dont ils sont membres) sont encore ouvertes. Cet e-mail contient également un lien direct vers le filtre ‘’tâches d'équipe non assignées’’ dans votre liste de tâches personnelle.

Ce faisant, nous mettons en évidence la présence de ce filtre dans votre liste de tâches personnelle, mais surtout nous mettons en évidence les tâches ouvertes de votre (vos) équipe(s).

La fréquence de la notification par e-mail peut être ajustée dans la gestion de vos abonnements.

Zenya général

Performance

D'après les tickets que nous recevons dans notre service desk, le nombre d'organisations qui rencontrent des problèmes de performance plus fréquemment qu'occasionnellement semble augmenter. Nous avons remarqué que ce phénomène a été renforcé par la version 6.0.0. de Zenya. Dans cette version, la performance s'est malheureusement détériorée de façon notable dans un certain nombre de domaines. Nous pensons qu'il est important de briser cette tendance négative, c'est pourquoi nous avons travaillé dur sur l'amélioration des performances récemment. Dans Zenya 6.1.0, vous allez remarquer ces améliorations en particulier :   

  • Lorsque vous visitez un portail, que vous consultez des documents ou que vous effectuez une recherche à partir du portail ou via la consultation, le résultat s'affiche désormais plus rapidement. 
  • Le chargement de la liste des tâches et des messages est devenu plus rapide.  
  • Le chargement de la liste des notifications dans l'aperçu des notifications est devenu plus rapide.  
  • Il est désormais plus rapide de déplacer plusieurs documents à la fois dans le cadre de la gestion documentaire. 
  • La mise à jour de l'état des liens hypertextes cassés est effectuée chaque nuit. Cette action affecte considérablement les performances de Zenya pendant la nuit ; en particulier pour les clients qui utilisent Zenya 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, cela peut être gênant.  
  • Le chargement des données des méta-champs dans les détails du document dans la gestion des documents a pris plus de temps qu'il n'aurait dû.   
  • La performance globale de Zenya a été améliorée en optimisant davantage la mise à jour des valeurs des champs utilisés pour la recherche.  
  • Partout où les destinataires d'une notification étaient affichés (y compris dans la liste des notifications et dans les détails de la notification), le chargement des détails de l'utilisateur prenait plus de temps qu'il n'aurait dû.  
  • Lors de l'ajout d'un champ hiérarchique comme champ de filtre de document dans le paramètre de recherche du portail, la mise à jour des filtres avait un impact important sur les performances de Zenya. Ceci a été optimisé afin que la performance globale de Zenya reste plus stable et que les champs soient plus rapidement disponibles en tant qu'option de filtre sur le portail.
  • La sélection des utilisateurs, lorsqu'il y a beaucoup d'utilisateurs dans Zenya, a été améliorée. Ceci est particulièrement visible lors de l'ajout de gestionnaires de documents et de la sélection d'utilisateurs pour les groupes d'utilisateurs.    

Nous voulons continuer à fournir d'excellentes performances en permanence, aujourd'hui et à l'avenir. Pour obtenir et garder la main sur la performance de Zenya SaaS (où nous avons également une vision en temps réel), nous avons ajouté une surveillance supplémentaire de la performance. Nous surveillerons activement les actions des utilisateurs sur une base continue et nous nous fixerons également des objectifs pour certains scénarios couramment utilisés par les utilisateurs finaux. En comparant les mesures réelles avec ces valeurs cibles, nous avons une vision immédiate des problèmes de performance et pouvons les traiter plus spécifiquement. 
Les améliorations qui en résultent seront disponibles dans les prochaines versions.  

Icônes des questionnaires et des formulaires de rapport identiques partout

Dans Zenya, les icônes affichées sous le bouton de remplissage du portail ont également été incluses dans la nouvelle présentation. Dans la gestion des questionnaires et des formulaires de rapport, les anciennes icônes étaient encore affichées. Dans cette version, nous avons aligné les icônes que vous pouvez choisir pour les questionnaires et les formulaires de rapport sur les icônes affichées sur le portail sous le bouton "Remplir". L'ensemble s'harmonise ainsi mieux avec l'aspect et la convivialité mis à jour.

Boîte de dialogue pour la sélection des utilisateurs

Dans Zenya 6.0, nous avons introduit une nouvelle boîte de dialogue pour la sélection des utilisateurs, des groupes d'utilisateurs et des équipes.
Dans cette version, nous avons encore étendu les fonctionnalités de cette boîte de dialogue. Vous pouvez désormais également :

  • sur tous les utilisateurs d'un groupe.
  • recherche par nom d'utilisateur, nom et e-mail

La réinitialisation de votre propre mot de passe est de retour !

Nous avons réduit la fonctionnalité permettant aux utilisateurs de modifier leur mot de passe dans Zenya.

Note : Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs ajoutés manuellement dans Zenya et donc non synchronisés avec un répertoire actif. En outre, cette fonctionnalité n'est disponible que si le paramètre ”Les utilisateurs peuvent modifier leur mot de passe” est activé. Ce paramètre peut être trouvé dans Application Manager > System Settings > General.

Le double point n'est plus possible dans le nom d'utilisateur

A partir de la mise à jour de Zenya 6.1.0, il n'est plus possible d'avoir un deux-points ( :) dans votre nom d'utilisateur. Lors de la mise à jour de Zenya 6.1.0, les deux points dans un nom d'utilisateur seront remplacés par un trait de soulignement (_).
Les utilisateurs dont le nom d'utilisateur comporte deux points doivent donc commencer à utiliser un trait de soulignement au lieu d'un deux points dans leur nom d'utilisateur lorsqu'ils se connectent manuellement à partir de Zenya 6.1.0.

Amélioration de l'aspect et de la convivialité de diverses pages

Pour un certain nombre d'écrans (pour les utilisateurs finaux) dans Zenya, l'aspect et la convivialité ne correspondaient pas encore tout à fait au style mis à jour. Dans cette version, nous avons amélioré l'aspect et la convivialité des écrans suivants, les rendant plus cohérents avec Zenya :

  • Confirmations de lecture
  • Remplir le questionnaire
  • Élaboration d'un plan d'action correctif (après avoir rempli un questionnaire)
  • Séances d'évaluation des risques.

Compléter le questionnaire et élaborer un plan d'action correctif

Pour les gestionnaires d'applications et les TIC

Exigences du système

La configuration requise pour Zenya 6.1 est inchangée par rapport à Zenya 6.0.

Nous souhaitons vous rappeler une nouvelle fois les changements à venir concernant la configuration minimale requise pour Zenya, qui ont déjà été communiqués par le biais d'un récent mailing :

  • Par 31 juillet 2021 met fin à l'aide accordée aux Microsoft Visio 2010
  • Par 31 décembre 2021  met fin à l'aide accordée aux Microsoft Internet Explorer 11 (IE11) et
    Microsoft Office 2010 (Word/Excel/Outlook)

Consultez la configuration requise actuelle ici :

Zenya SaaS 
Zenya sur site

Informations complémentaires

Des informations complémentaires pour les gestionnaires de candidatures et les TIC sont disponibles à l'adresse suivante my.infoland.co.uk.
Après avoir ouvert une session, sélectionnez Mes produits > Zenya > Télécharger les mises à jour, ou cliquez sur le bouton orange ci-dessous pour accéder directement à la page appropriée.

Vous trouverez d'autres notes de mise à jour à l'adresse suivante

  • indication de l'impact de cette mise à jour (par composante Zenya)
  • explications complémentaires sur les changements fonctionnels
  • informations importantes sur les liens entre Zenya et d'autres systèmes
  • aperçu des corrections de bogues

Et plus loin :

  • liste de contrôle avant et après la mise à jour pour les gestionnaires de l'application
  • télécharger la mise à jour (pour Zenya on-premise)
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