Zenya 6.3.0

Environ quatre fois par an, nous publions une mise à jour majeure pour Zenya. Dans ces mises à jour, nous introduisons de nouvelles fonctionnalités et rendons les fonctionnalités existantes encore plus faciles et plus performantes. Ces mises à jour garantissent également que Zenya est techniquement à jour.

Curieux de savoir ce qu'il y a de nouveau dans Zenya 6.3.0 ? Vous pouvez en prendre connaissance sur cette page.

Le déploiement de Zenya 6.3.0 a commencé le 31 octobre 2022.
Pour les organisations ayant Zenya sur site, la version est disponible en téléchargement. Vous pouvez la télécharger à l'adresse suivante my.infoland.com.

DÉBIT

Changements Zenya FLOW

Le premier thème majeur de la feuille de route de 2022 est Zenya FLOW. Dans cette version, nous mettons en œuvre plusieurs améliorations que vous verrez se refléter lors de la soumission et de la gestion d'une notification. Nous avons modernisé les formulaires de notification et les avons rendus réactifs. Cela rend la soumission d'un rapport ou le remplissage d'un formulaire plus intuitif, plus facile et plus convivial ! Mais nous avons également apporté plusieurs améliorations dans le traitement d'une notification, y compris la fourniture d'informations, la possibilité d'assigner une notification au manager d'un utilisateur et le déploiement de Zenya Teams dans une notification !

Formulaires revus et améliorés

L'un des principaux changements de cette version est la modernisation des formulaires de notification. Ainsi, la soumission d'un rapport ou le remplissage d'un formulaire lors du traitement d'un rapport deviennent plus intuitifs, plus faciles et plus conviviaux ! Dans le cadre de cette modernisation, nous avons examiné de près les différents types de champs et le formulaire dans son ensemble, afin de les rendre plus agréables à remplir ! En outre, des clients et des collègues nous ont déjà aidés à tester le système au cours de la période écoulée, de sorte que nous avons déjà pu mettre en œuvre des améliorations basées sur le retour d'information, ce qui ne fera qu'améliorer l'expérience après la sortie du système !

Il y a plusieurs chemins dans Zenya à partir desquels vous pouvez soumettre un rapport. A travers tous ces itinéraires, la nouvelle présentation améliorée du formulaire de rapport sera bientôt affichée. Quelques-uns de ces itinéraires :

Via le bouton ”remplir” du portail”
Via le bouton ”Nouvelle notification” dans l'aperçu des notifications
Via des relations à partir d'une notification existante
Insérer une mesure d'amélioration à partir de différents éléments (tels que des questionnaires)

L'accent est mis non seulement sur le formulaire affiché lors de la soumission d'une déclaration, mais aussi sur tous les autres formulaires impliqués dans le traitement de la déclaration :

Modifier le formulaire d'un rapport existant
Le formulaire du coordinateur
Tous les formulaires de flux de travail et de points d'action impliqués dans une notification

L'exemple qui peut être montré lors de la conception du formulaire est également affiché dans la vue actualisée, de sorte que vous pouvez également prendre en compte l'expérience du journaliste lors de la conception.

Compléter le formulaire du coordinateur dans une notification

Compléter un formulaire de flux de travail/point d'action dans une notification

Montrer un exemple de forme lors de la conception de la forme

Nous expliquons ci-dessous certaines des spécificités de ces changements et les points importants à prendre en compte lors de la mise en place.

Quelques changements dans les formulaires Zenya FLOW

Les formulaires Zenya FLOW pour les notifications ont été modernisés ! L'envoi d'un avis ou le remplissage d'un formulaire devient ainsi plus intuitif, plus facile et plus convivial !

Vous trouverez ci-dessous une liste des éléments qui diffèrent dans les formulaires mis à jour :

Lorsqu'un avis est complété, les modifications sont automatiquement sauvegardées

Dès que vous commencez à remplir un formulaire de rapport, toutes les modifications sont automatiquement enregistrées. Un projet de rapport est donc immédiatement créé, de sorte que vous ne perdez pas les données saisies. Il n'est plus nécessaire de procéder à une sauvegarde manuelle intermédiaire ! Vous pouvez le voir en haut à droite dans la barre noire.

Vous avez un projet d'avis ? Dans ce cas, vous pouvez toujours le retrouver via ”Mes brouillons” dans l'aperçu des notifications ou via la tâche, dans votre liste de tâches, pour compléter l'avis brouillon ou le supprimer.

Les formulaires de flux de travail/d'action et le formulaire du coordinateur seront pas sauvegardés automatiquement.

Incluez désormais des images dans vos formulaires !

Dans Zenya 6.3.0, nous introduisons également la possibilité d'utiliser des images dans les formulaires pour Zenya FLOW ! Nous avons rendu disponible la possibilité d'ajouter une image en tant qu'élément de formatage pour les formulaires.

Si vous concevez un formulaire, vous pouvez désormais y inclure une image. Par exemple, pour illustrer une question, telle qu'un score de risque, vous pouvez désormais inclure la matrice de score sous forme d'image dans le formulaire.

Une image peut être ajoutée dans tous les formulaires disponibles dans un rapport, c'est-à-dire à la fois dans le formulaire du rapport, dans le formulaire du coordinateur et dans le formulaire du flux de travail/point d'action. Je vais donc ajouter une image :

Une image est toujours incluse sur une ligne, de sorte que l'image est toujours affichée sur toute la largeur du formulaire. Il n'est donc actuellement pas possible d'afficher une image à côté d'une question.
Vous pouvez ajouter une description dans la conception. Cette description s'affichera en survol à côté de l'image lorsqu'elle sera remplie.
Vous pouvez définir la taille de l'image (petite, moyenne, grande). Cela détermine la taille de l'image affichée par défaut lors du remplissage du formulaire. La taille souhaitée dépend beaucoup de l'image, c'est pourquoi vous devez faire des essais lors de la conception du formulaire. Vous pourrez ainsi déterminer ce qui convient le mieux à l'image choisie.

Lorsque vous remplissez un formulaire, vous pouvez cliquer sur l'image pour l'agrandir. Vous pouvez ensuite zoomer et dézoomer en faisant défiler votre souris.

Texte souligné périmé pour les champs ‘’texte avec mise en forme’’ dans les formulaires

Nous avons modifié le composant utilisé pour le type de champ ”texte avec formatage” dans Zenya 6.3.0. La raison en est un problème de sécurité avec l'ancien composant utilisé pour le type de champ ”texte avec mise en forme”.

Dans Zenya 6.3.0, un nouveau composant est maintenant utilisé pour les champs ”texte avec formatage”. Il n'est pas nécessaire de modifier quoi que ce soit dans la configuration ou en tant qu'utilisateur. La seule différence est que le nouveau composant ne supporte pas le soulignement du texte, ce qui a un impact sur la mise en page des formulaires et les notifications existantes.

Qu'est-ce qui changera si l'on supprime la possibilité de souligner le texte ?

Y a-t-il des formulaires dans lesquels vous avez inclus des champs ”texte avec mise en forme” et leur avez donné une valeur par défaut dans laquelle le texte souligné est utilisé ? Dans ce cas, ce texte ne sera plus souligné lorsque le formulaire sera rempli, mais s'affichera comme un texte ”normal”.
Existe-t-il dans votre environnement Zenya des rapports dans lesquels du texte souligné a été utilisé dans les champs ”texte avec formatage”. Dans ce cas, le texte souligné restera visible tant que le formulaire en question n'est pas édité. Si vous visualisez l'exemple de formulaire dans l'onglet ”Formulaires” d'une notification, le texte souligné est donc visible. Toutefois, si le formulaire (cela s'applique à tous les formulaires) est modifié, l'opération est effectuée dans la zone de remplissage rafraîchie et le texte souligné disparaît.

Points focaux dans la conception

Nous avons apporté tous les changements et améliorations nécessaires à la nouvelle méthode de remplissage des formulaires, dans la mesure du possible, afin de rendre l'expérience de remplissage d'un formulaire plus intuitive, plus facile et plus conviviale !

Pour obtenir le meilleur formulaire, nous dépendons également de la mise en page et du formatage de vos formulaires. Lors de la conception de ces formulaires, un certain nombre de choix de mise en page ont été faits pour que le formulaire ait la meilleure apparence possible dans la situation actuelle. Toutefois, avec les changements à venir, la mise en page choisie à l'époque peut ne plus être la meilleure dans la nouvelle situation. C'est pourquoi nous souhaitons partager avec vous quelques conseils concernant la mise en page du formulaire :

Dans la situation actuelle, des lignes vierges sont parfois utilisées dans la conception du formulaire pour créer plus de calme et d'espace lors du remplissage. Dans la nouvelle façon de remplir un formulaire, tous les champs sont plus spacieux qu'auparavant. Cela signifie que les lignes vides dans la conception du formulaire peuvent créer beaucoup d'espace entre les champs du formulaire. De l'espace qui peut être inutile, c'est pourquoi notre conseil est de jeter un coup d'œil à la conception de votre formulaire et de supprimer toutes les lignes vides, afin que les formulaires continuent à fonctionner agréablement dans Zenya 6.3.0 !
Comme les formulaires de rapport sont automatiquement sauvegardés, moins de boutons sont affichés. Nous savons que les formulaires de rapport contiennent régulièrement des instructions à l'intention des utilisateurs pour leur expliquer comment procéder à la sauvegarde et à l'envoi. Il se peut que ces instructions ne soient plus adaptées aux nouvelles situations et qu'elles doivent être mises à jour.

Le paramètre ‘’Le rapporteur est invité à confirmer son identité’’ n'affiche plus que les utilisateurs ayant des droits de rapport.

Dans le type de rapport, il est possible de définir qu'avant de remplir un formulaire de rapport, l'utilisateur doit confirmer son identité. Avec cette fonctionnalité (souvent utilisée avec les comptes de groupe), un utilisateur (connecté) doit d'abord indiquer s'il est l'utilisateur connecté ou un autre utilisateur.

Si l'utilisateur choisit l'option selon laquelle il est un autre utilisateur, il doit indiquer quel utilisateur, afin que la notification puisse également être enregistrée au nom de cet utilisateur. Dans la situation actuelle, tous les utilisateurs pourraient être choisis ici et il pourrait arriver que des utilisateurs ne disposant pas de droits de signalement (pour le type de signalement concerné) puissent tout de même soumettre un rapport.

Les droits pour un type de notification spécifique sont délibérément attribués à tout le monde ou à un groupe spécifique d'utilisateurs. C'est pourquoi, dans Zenya 6.3.0, nous avons changé cela et, lorsqu'un utilisateur différent est choisi, seuls les utilisateurs ayant des droits de notification pour ce type de notification sont affichés. Rien d'autre n'a changé dans cette fonctionnalité, et l'utilisateur choisi doit saisir son mot de passe pour confirmer qu'il est bien cet utilisateur et pour que le rapport apparaisse à son nom avant que le formulaire de rapport ne s'affiche.

Les formulaires de l'application Zenya FLOW et les formulaires mobiles ne changent pas !

Outre les formulaires d'avis, de coordinateur et de flux de travail/point d'action, un formulaire mobile peut également être ajouté à un type d'avis. Le formulaire mobile se comporte différemment des formulaires de notification dans un type de notification. Dans la version 6.3.0 de Zenya, il n'y aura pas non plus de changement pour les formulaires mobiles, ils continueront à fonctionner de la même manière que les formulaires actuels.

Un formulaire mobile peut être complété par différentes voies et les dispositions ci-dessus s'appliquent aux deux voies :

Remplir la notification via l'application Zenya FLOW
Compléter la notification en ligne via le webshare FLOW

Changements dans la notification en tant qu'utilisateur anonyme (non connecté)

Les formulaires de rapport peuvent également être remplis dans Zenya par des utilisateurs anonymes ou externes, en fonction de la configuration. Le “reporting anonyme” a trois variantes dans Zenya :

Un utilisateur connecté qui remplit un formulaire de rapport, mais qui ne remplit pas le champ ‘nom du rapporteur’ parce qu'il est facultatif ou parce que le type de rapport indique que les rapports sont toujours anonymes.
Un type de notification où le groupe d'utilisateurs du système ‘’Tous les utilisateurs’’ a des droits de notification sur le formulaire de notification. Cela permet à toute personne ayant une référence au formulaire de rapport de faire un rapport, sans avoir besoin de se connecter à l'environnement Zenya.
Un utilisateur externe remplissant un formulaire qui a été expulsé (généralement via un point d'action) vers un utilisateur “non Zenya”.

Pour les 2ème et 3ème variantes, le remplissage pour le rapporteur anonyme change dans Zenya 6.3.0, pour la première variante rien ne change. Dans les deux derniers scénarios, on ne sait pas qui remplit le formulaire de rapport, car il n'y a pas de login dans Zenya, ce qui affecte la capacité à remplir différents types de champs dans le formulaire de rapport. Par exemple, parce que le contenu de ces champs est déterminé en fonction des autorisations dans Zenya.

Ces champs seront désactivés pour l'utilisateur anonyme à partir de Zenya 6.3.0. Si l'utilisateur anonyme ou externe survole l'un de ces champs avec la souris, une infobulle indiquant “L'utilisateur anonyme/externe n'est pas autorisé à remplir ce champ” sera affichée. s'affiche.

Il s'agit de champs de type :

Comme on ne sait pas qui remplit le rapport, il n'est pas possible de déterminer quel contenu doit être affiché. L'affichage de tous les contenus possibles de ce champ peut amener le déclarant à accéder à des données auxquelles il ne devrait pas avoir accès. Pour le champ des pièces jointes, nous avons choisi de restreindre l'accès aux utilisateurs anonymes et distants afin d'éviter le téléchargement non autorisé de fichiers potentiellement malveillants.

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, nous avons donc choisi de ne pas afficher ces champs si un utilisateur non identifié remplit le formulaire de rapport. Par conséquent, si ces champs sont présents et obligatoires dans le formulaire, le rapport ne peut pas être complété car ces champs ne peuvent pas être remplis. L'utilisateur anonyme verra un avertissement clair avec une explication à ce sujet lorsqu'il voudra soumettre le formulaire.

Si cela se produit dans votre établissement, notre conseil est le suivant :

Vérifier si un formulaire de rapport doit effectivement être accessible à ‘tous les utilisateurs’ et peut donc être rempli par un utilisateur non connecté. Lorsque le formulaire de rapport contient également l'un des types de champs ci-dessus. Si le formulaire de rapport ne doit pas être accessible à l'utilisateur anonyme, le groupe ’tous les utilisateurs’ peut être remplacé par le groupe “utilisateurs connectés” dans le type de rapport.
Si ce formulaire doit être accessible à tous les utilisateurs, nous vous conseillons de vérifier que les champs qui ne peuvent pas être remplis sont bien présents dans le formulaire et qu'ils sont obligatoires.

Changements apportés à l'API Zenya FLOW

Avec l'arrivée de la version 6.3.0 de Zenya, une nouvelle version de l'API (version 3) sera également publiée. En début d'année, nous avons déjà envoyé un mailing à ce sujet à nos contacts dont nous savons qu'ils ont créé indépendamment des liens vers l'API.

Votre organisation peut avoir créé des liens indépendants vers l'API. Dans ce cas, nous vous recommandons de toujours inclure la version actuelle de l'API dans les actions (voir également cette section explication). En effet, si cela n'est pas fait, la version par défaut de l'API est utilisée par défaut. À terme, la nouvelle version (version 3) de l'API deviendra la version par défaut, ce qui pourrait potentiellement entraîner l'arrêt du fonctionnement des liens existants.

Avec l'arrivée d'une nouvelle version de l'API, notre conseil est également de migrer vers cette nouvelle version avec les liens actuels pour assurer la pérennité des liens.
À terme, la version 3 de l'API deviendra la version par défaut et la version 2 disparaîtra de l'API. Si ce changement doit avoir lieu, il sera communiqué en temps utile afin que les intéressés aient la possibilité d'adapter leurs actions à l'égard de l'API.

Dans le cadre de la changelog de l'API, les modifications apportées à cette nouvelle version de l'API sont expliquées. Il est important de passer en revue ces changements et de vérifier si les actions que votre organisation effectue à l'égard de l'API doivent être ajustées.

Si votre organisation n'a pas créé de liens indépendants vers l'API, le texte ci-dessus ne s'applique pas à votre organisation.

Champs de numéros de téléphone automatiquement convertis en champs de texte

De nombreux formulaires comportent des champs permettant de saisir un numéro de téléphone. Les champs numériques sont souvent utilisés à cette fin. Dans presque tous les cas, il ne s'agit pas d'un choix optimal. En effet, les valeurs commençant par un “0” sont stockées sans ce “0”. Le numéro de téléphone 0612345678 est enregistré sous la forme 612345678. C'était également le cas auparavant, mais comme les modifications sont déjà enregistrées lors de la saisie, elles sont également visibles pour l'utilisateur. Cela peut prêter à confusion.

Lors de la mise à jour, tous les champs de numéros où “téléphone” ou “phone” apparaît dans le nom du champ sont automatiquement convertis en champ de texte sans validation. Les numéros de téléphone sont donc enregistrés tels qu'ils ont été saisis. Cela permet également de saisir des valeurs telles que +31(0)40 8484 58 68. La validation peut toujours être définie sur le champ si nécessaire.

Changement de sécurité Zenya sources externes

Dans le cadre des développements de Zenya FLOW, les ressources externes ont également été réécrites pour s'adapter à l'aspect et à la convivialité mis à jour et améliorés. Au cours de ces développements, nous avons constaté que la façon dont les permissions de lecture sont obtenues sur les ressources externes n'est pas transparente pour nos utilisateurs.
Si une ressource externe est définie dans un formulaire auquel les utilisateurs non connectés (par exemple, le groupe d'utilisateurs ”Tous les utilisateurs”) peuvent également accéder, la ressource externe est implicitement ouverte à tous. Certaines sources externes disposent d'une vérification intégrée des autorisations lors de la sélection des données, ce qui met fin aux autorisations implicites. Mais cela ne s'applique pas à toutes les sources externes et dépend généralement de la configuration.

Dans le cadre de la sécurité de Zenya, nous avons apporté une modification aux sources externes pour cette situation où des droits implicites sont obtenus. Dans Zenya 6.3.0, les droits de lecture peuvent être définis dans les sources externes. Dans la source externe, il est désormais possible de donner aux utilisateurs (groupes) des droits de lecture explicites sur une source externe, afin que seuls les utilisateurs ayant effectivement accès aux données puissent les consulter lors du remplissage d'un formulaire.

Quel est l'impact de cette mesure sur les sources externes existantes ?

Pour les sources externes de type ODBC, il est possible de définir soi-même les permissions sur la source externe via Zenya à travers la gestion de l'application.

Cela fonctionne différemment pour les sources externes de type HL7/Nedap/MijnCaress : Pendant la mise à jour vers Zenya 6.3.0 (sur l'anneau lent et sur site) et la mise à jour vers 6.3.0 minor update 1 (sur l'anneau par défaut le 15-11-2022), les utilisateurs avec des droits de notification sur les types de notification qui utilisent cette source externe seront examinés et ces utilisateurs (et groupes) seront définis dans les droits de lecture sur la source externe au cours de la mise à jour. Si votre organisation souhaite modifier les autorisations sur ces types de sources externes (HL7/Nedap/MijnCaress), elle devra le faire en adressant une demande au service desk d'Infoland. Infoland devrait publier une mise à jour de Zenya dans le courant de l'année, dans laquelle il sera également possible de définir soi-même ces autorisations de sources externes via la gestion de l'application Zenya.

La vérification de ces droits de lecture sur les sources externes a lieu au moment où une source externe est utilisée lors de l'insertion d'une notification. Les utilisateurs qui n'ont pas de droits de lecture sur la source externe en sont alors informés.

Gestionnaire du rapporteur en tant que propriétaire du rapport

Pour le traitement des notifications, il peut être souhaitable que le responsable de l'utilisateur soit chargé de traiter la notification. Actuellement, il n'est pas possible de mettre en place un seuil bas sans créer une charge de gestion considérable.

Pour faciliter la mise en place de cette action, nous avons étendu l'action existante du flux de travail ”assigner la notification à” avec une option permettant d'assigner la notification au responsable du déclarant ! Si vous configurez cette option, un rapport est automatiquement attribué au responsable et ce dernier devient le propriétaire du rapport. Ainsi, les notifications aboutissent automatiquement au bon endroit.

Il n'est donc plus nécessaire de distribuer les droits des coordinateurs à tous les gestionnaires ou à plusieurs d'entre eux. La structure des droits est donc plus claire. En outre, il n'est plus nécessaire de la mettre à jour périodiquement en cas de changement de responsables au sein de l'organisation (ce qui, dans la pratique, se produit régulièrement).

L'action de workflow ”assigner une notification” peut être utilisée tout au long du workflow. Par exemple, si un responsable du déclarant est chargé de l'enquête, vous pouvez également n'attribuer la notification qu'à ce responsable à partir de ce moment-là. Dans les statuts précédents, l'avis est alors attribué au coordinateur préféré, par exemple.

Points focaux dans la conception

Pour utiliser correctement cette fonctionnalité, il est important que la conception tienne compte des éléments suivants :

L'action permettant d'attribuer la notification au gestionnaire doit être définie lors de la ou des transitions de statut souhaitées. Cette action du flux de travail peut être définie pour n'importe quel statut, de sorte que vous pouvez faire en sorte que le gestionnaire reçoive la notification à différents moments, en fonction de votre scénario.
Qu'un gestionnaire soit défini chez les utilisateurs ! Cela peut se faire manuellement dans la gestion de l'application (gestion de l'application > Utilisateurs et groupes d'utilisateurs > Utilisateurs > Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs > Modifier les propriétés). Bientôt, il sera également possible de synchroniser ce champ dans le lien SCIM.

Disponibilité de la fonctionnalité

Cette fonctionnalité ne sera disponible que pour les clients utilisant Zenya par le biais d'une licence :

sur la base du nouveau modèle de licence ou
sur la base de l'ancien modèle de licence fondé sur le nombre de types de notification.

Cette fonctionnalité vient donc pas disponible pour les clients utilisant Zenya par le biais d'une licence :

sur la base de l'ancien modèle de licence fondé sur le nombre de coordinateurs.

Nous avons fait ce choix parce que, combiné au modèle de licence susmentionné, il pourrait conduire à des conflits dans la licence.

Zenya Teams en tant que responsable de l'action pour compléter le formulaire de flux de travail/point d'action

Dans Zenya 6.0.0, nous avons introduit les équipes, basées sur le besoin de pouvoir assigner des tâches Zenya à une équipe ou d'ajouter des tâches séparées pour l'équipe au sein de l'équipe. Dans Zenya 6.0.0, les premières options ont été introduites, mais en même temps nous entendons nos clients et nos collègues dire que le déploiement des équipes n'a pas encore été pleinement adopté, en partie à cause du manque d'options pour déployer les équipes.

L'un des domaines où l'utilisation des équipes nous revient régulièrement est la possibilité d'utiliser les équipes en tant que preneurs d'action dans les notifications pour compléter un formulaire de flux de travail/point d'action.

C'est pourquoi nous avons rendu possible qu'à partir de maintenant, les équipes de votre environnement Zenya puissent également être choisies comme preneurs d'action pour ces éléments d'action ! Veuillez noter que l'équipe doit bien sûr avoir des droits sur le rôle de preneur d'action dans le type de notification concerné.

Dans une notification, il existe plusieurs façons de tracer un point d'action pour compléter un formulaire de flux de travail/point d'action, à savoir

Via la création d'une action dans une notification existante

Via une action dans le flux de travail sur une transition de statut

Amélioration des informations supplémentaires dans une notification

Nous avons reçu plusieurs commentaires concernant l'utilisation d'informations supplémentaires dans les notifications. Nous avons apporté un certain nombre d'améliorations qui rendent l'utilisation et le comportement des informations supplémentaires dans une notification plus logiques et plus simples.

Amélioration de la notification des nouvelles informations supplémentaires ajoutées par l'utilisateur lui-même

Des informations supplémentaires peuvent être ajoutées dans une notification. Les utilisateurs concernés par une notification reçoivent une notification des nouvelles informations supplémentaires ajoutées.

L'expérience pratique montre qu'un utilisateur est inutilement déclenché et que la fatigue du signal peut survenir parce qu'un utilisateur reçoit également des notifications par courrier électronique indiquant qu'il y a de nouvelles informations supplémentaires dans une notification. Alors que c'est l'utilisateur lui-même qui a ajouté ces informations supplémentaires à la notification.

Nous avons donc mis à jour l'avis concernant les nouvelles informations supplémentaires ajoutées à une notification :

Si un utilisateur a activé ces notifications et qu'il ajoute lui-même de nouvelles informations à une notification, il ne recevra plus de notification à partir de maintenant.
Les autres personnes concernées par la notification, qui ont activé cette notification, la reçoivent. En effet, il est important qu'elles sachent que de nouvelles informations sont disponibles lorsqu'une notification est effectuée.

Amélioration du marquage non lu des nouvelles informations ajoutées à la notification

Des informations supplémentaires peuvent être ajoutées, soit manuellement par l'utilisateur, soit automatiquement par le système. Par exemple, pour la constitution d'un dossier. Pour les utilisateurs impliqués dans un rapport, ces informations peuvent être importantes pour poursuivre le traitement du rapport.

L'onglet "Informations supplémentaires" indique le nombre d'informations supplémentaires et le nombre d'informations que l'utilisateur n'a pas encore lues. Actuellement, les informations supplémentaires ajoutées par le système sont également marquées comme non lues. Les utilisateurs sont ainsi inutilement déclenchés, ce qui entraîne une fatigue du signal. Par conséquent, toutes les informations supplémentaires risquent d'être ignorées et des informations supplémentaires potentiellement importantes sont également manquées.

Pour éviter cela, nous avons veillé à ce que :

Les informations supplémentaires ajoutées de manière automatisée par le système ne seront plus marquées comme non lues. Bien entendu, ces informations continueront d'être ajoutées aux informations supplémentaires.
Les informations supplémentaires qu'un utilisateur ajoute lui-même à une notification ne sont plus marquées comme non lues. En effet, l'utilisateur a effectué cette action lui-même et sait donc que ces informations supplémentaires ont été ajoutées.

Possibilité d'ajouter des informations supplémentaires à une notification dans un état final

Pour les notifications, il peut être souhaitable de pouvoir ajouter des informations supplémentaires à la notification après sa clôture. Par exemple, pour compléter le dossier constitué lors du traitement de la notification.

Nous avons donc permis aux utilisateurs ayant des droits sur le rôle de coordinateur d'ajouter des informations supplémentaires à une notification lorsqu'elle a atteint un statut de fin. Cela fonctionne de la même manière que les informations supplémentaires ajoutées lors du traitement d'une notification.

Amélioration de la présentation de l'exportation des notifications vers Microsoft Excel

La présentation de l'exportation des notifications vers Microsoft Excel n'était pas optimale, car quelques éléments n'ont pas été exportés correctement :

Si vous avez inclus la colonne de l'unité d'organisation dans l'exportation, le nom de cette colonne est resté vide dans l'exportation.
Par défaut, une ligne blanche a été ajoutée sous la ligne contenant les noms des colonnes.

Ces deux points signifiaient que les utilisateurs devaient toujours effectuer des opérations supplémentaires pour utiliser l'exportation correctement. Nous avons maintenant résolu ces deux points, rendant l'exportation immédiatement utilisable !

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Exporter les notifications vers Excel - ancienne situation

Exporter les notifications vers Excel nouvelle situation

Le chemin complet des unités d'organisation et des sujets est désormais reflété dans la liste des notifications et des rapports

Actuellement, pour les unités d'organisation et les thèmes d'une notification, seule la réponse/le niveau choisi est toujours affiché. C'est également important, car c'est de cela qu'il s'agit en fin de compte. Mais si vous avez les mêmes départements ou équipes dans différentes unités d'organisation, il peut être très intéressant de pouvoir également voir les unités au-dessus d'eux. En effet, cela vous permet de savoir d'où vient la notification.

Par conséquent, pour les notifications, pour l'arborescence des unités d'organisation et des sujets, nous avons amélioré la visibilité du chemin hiérarchique complet de l'unité ou du sujet choisi.

Nous avons amélioré ce point à deux endroits, à savoir

La liste des notifications
La liste fait état des notifications

Cependant, il s'affiche différemment dans les deux endroits, car il s'agit également d'écrans différents.

Liste des notifications

La liste des notifications n'affiche toujours que l'unité sélectionnée. Nous avons choisi cette solution car nous pensons que l'affichage du chemin complet prendrait trop de place sur cet écran.

Toutefois, nous avons fait en sorte qu'il soit possible d'afficher le chemin complet dans la liste des notifications au moyen d'un survol. Le survol est également affiché lorsque vous souhaitez filtrer la colonne.

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Notification de vue d'ensemble avec survol pour montrer le chemin hiérarchique

Notifications d'exportation incluant l'affichage du chemin hiérarchique

En outre, désormais, si le champ des unités d'organisation ou des sujets est inclus dans la liste, lors de l'exportation des rapports vers Excel, le chemin d'accès complet est affiché en tant que colonne dans l'exportation. De cette manière, vous pouvez voir à la fois l'unité/sujet sélectionné(e) et le chemin complet dans l'exportation, ce qui vous permet de filtrer l'exportation, par exemple.

Rapports de liste sur les notifications

Dans les rapports, la mise en œuvre est légèrement différente de la vue d'ensemble des rapports.

Nous y avons choisi d'ajouter une option lors de la définition du rapport. Désormais, si vous incluez le champ de l'unité d'organisation ou de l'arborescence du sujet dans votre rapport, vous pouvez choisir d'afficher la valeur choisie ou d'inclure le chemin complet dans le rapport.

C'est également cette valeur qui apparaîtra dans le rapport (et dans toute exportation vers Word ou Excel).

Dans le rapport ”Liste des notifications avec sous-notifications”, vous pouvez définir des champs tant pour la notification principale que pour la sous-notification. Dans cet état, vous pouvez donc choisir, tant pour l'avis principal que pour l'avis secondaire, d'afficher uniquement la valeur sélectionnée ou le chemin d'accès complet.

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Paramétrage de l'affichage du chemin hiérarchique dans les rapports

Exemple de liste d'avis (exportée au format Word) avec chemin hiérarchique

Exemple de notifications de rapports avec liste de sous-rapports (exportation vers Word) avec chemin hiérarchique

Portée de ce développement

Pour l'instant, nous avons concentré la portée de ces développements sur l'unité organisationnelle et le domaine de l'arborescence, car nous avons constaté que c'est là que la demande est la plus forte actuellement.

Cela ne veut pas dire qu'il ne s'agit pas d'un suivi valable pour d'autres domaines hiérarchiques. Nous avons fait ce compromis afin de pouvoir apporter une amélioration dans ce domaine, tout en accordant de l'attention à l'amélioration d'autres idées.

Vous partagez le besoin d'autres champs hiérarchiques ? N'hésitez pas à nous en faire part sur notre communauté !

Thèmes communautaires - notifications de développement

Formatage d'un fichier Excel après l'exportation de notifications

Champs hiérarchiques dans les rapports

Ajout d'informations supplémentaires à une notification fermée

Besoin de modifier l'onglet ”informations complémentaires” d'une notification

Utilisation de l'équipe dans Zenya

DOC

Améliorer l'affichage des documents

Dans Zenya, nous avons introduit une nouvelle vue pour l'affichage des documents. Entre-temps, nos clients et utilisateurs ont pu utiliser cette nouvelle vue pendant un certain temps et acquérir de l'expérience. À partir de là, nous avons recueilli divers commentaires et mis en œuvre un certain nombre d'améliorations dans la visionneuse de documents. Ces améliorations peuvent être consultées à l'adresse suivante :

Affichage du titre des documents
Boutons de la barre d'outils
Prévisualisation des documents
Utilisation de la table des matières et des images dans les documents HTML
Et le comportement du ”pop up” a changé par rapport à la version précédente.

Amélioration de l'affichage du titre du document

La manière dont le titre est actuellement affiché dans le document n'est pas perçue comme agréable, tant par nous que par nos clients. L'élément actuel occupe un espace inutile, au détriment de l'espace disponible pour afficher le document.

En outre, il existe une différence dans l'affichage du titre entre les types de documents suivants : documents interactifs/Microsoft office et documents HTML.

Les réactions ont montré qu'il était important que le titre soit toujours visible lorsque l'utilisateur consulte le document. Nous avons donc déplacé le titre dans la barre supérieure noire*, qui est toujours visible et ne prend pas de place pour afficher le document !

*L'exception s'applique aux processus. Ceux-ci sont actuellement encore affichés dans une vue différente pour laquelle ce changement n'a pas été mis en œuvre.

Disponibilité améliorée et plus logique des boutons de la barre d'outils

Lorsqu'un utilisateur consulte un document, plusieurs boutons, tels que "favori" et "partager", sont disponibles dans la barre d'outils. Nous avons reçu des commentaires par différents canaux selon lesquels certains boutons de cette barre d'outils se trouvaient à un endroit illogique et indésirable.

Par exemple, il est illogique que le bouton ”détails” se trouve maintenant sous le bouton ”plus”, alors que les détails contiennent souvent des informations pertinentes pour les utilisateurs. Il est souhaitable que ce bouton soit facilement accessible.
En outre, il existe des options permettant de partager le document à deux endroits. Par exemple, sous le bouton ”plus”, vous pouvez maintenant envoyer le document par courrier électronique et sous le bouton ”partager”, vous pouvez trouver le code QR du document. Il est plus logique que toutes les options de partage d'un document soient disponibles au même endroit.

La barre d'outils s'affiche maintenant :

Sous le bouton ”partager”, les options d'envoi par courrier électronique et de partage par code QR sont affichées.
Est affiché comme un bouton fixe dans la barre d'outils.

Les aperçus de documents s'affichent également dans la nouvelle vue

Lorsqu'un gestionnaire de documents est occupé à rédiger et à publier un document, il arrive souvent que l'on veuille jeter un coup d'œil sur l'aspect final du document pour l'utilisateur final. Dans la gestion des documents, il est donc possible d'afficher un aperçu.

Toutefois, cet aperçu était toujours affiché dans l””ancien" style. Il ne donnait donc pas une représentation représentative de la manière dont le document serait affiché à l'utilisateur final.

L'aperçu du document est maintenant affiché dans la même vue que celle qui serait présentée à un utilisateur final via le portail. Comme il s'agit d'un aperçu, les boutons de la barre d'outils sont désactivés dans cette vue.

Exception de prévisualisation

Une exception s'applique à l'aperçu de deux types de documents. Pour les types de documents ci-dessous, l'aperçu est toujours affiché dans l'ancien style :

Processus
Matrice des domaines de résultats

Ces deux types de documents sont de nature différente d'un point de vue technique, de sorte que la mise en œuvre de l'aperçu pour ces types de documents aurait un impact trop important pour le moment.

Amélioration du comportement de la table des matières pour les documents web

Avec l'introduction de Zenya, la table des matières des documents HTML a également été mise à jour. La communauté nous a fait part de plusieurs commentaires sur le comportement de cette table des matières. C'est pourquoi nous avons apporté un certain nombre d'améliorations au comportement de la table des matières des documents HTML :

Par défaut, la table des matières est affichée fermée. Dorénavant, nous nous souviendrons du dernier état de la table des matières et cela s'appliquera également aux autres documents HTML. Si vous avez ouvert la table des matières d'un document HTML, elle sera désormais affichée ouverte par défaut pour tous les documents HTML !
Or, lorsque vous ouvrez la table des matières, une ”surcouche” s'affiche, vous empêchant par exemple de faire défiler le document. Nous avons supprimé cette ”surcouche” de sorte que lorsque la table des matières est ouverte, il reste possible de faire défiler le document ou d'ouvrir un lien hypertexte.

Amélioration de l'affichage des images et des organigrammes dans les documents web

Des images et/ou des organigrammes peuvent être inclus dans les documents HTML. Cependant, il peut arriver que la taille d'une image ou d'un organigramme soit importante, ce qui rend l'affichage trop petit lors de la visualisation du document. Les détails ou le texte sont alors difficilement lisibles.

Rien n'a changé en ce qui concerne l'affichage de l'image ou de l'organigramme dans le document. Nous avons rendu possible l'agrandissement de l'image en cliquant dessus, ce qui facilite la lecture des détails et du texte.

Si vous cliquez sur l'image, elle s'affichera dans sa taille originale. En outre, il est possible d'effectuer un zoom avant et arrière lorsque l'image est agrandie.

Amélioration du comportement ”pop up” avec des changements par rapport à la version précédente

Lorsqu'une nouvelle version d'un document est prête, les modifications par rapport à la version précédente indiquent souvent les ajustements apportés au document. L'utilisateur en est ainsi informé lorsqu'il consulte le document.

Par défaut, la fenêtre contextuelle contenant ces modifications est affichée avec le document. Par conséquent, elle peut s'afficher sur une partie du contenu du document. Cette situation est perçue comme gênante par les utilisateurs.

C'est pourquoi nous avons apporté quelques modifications au comportement de cette fenêtre contextuelle :

La fenêtre contextuelle présentant les modifications par rapport à la version précédente se ferme automatiquement après 10 secondes (s'il n'y a pas eu d'interaction, par exemple en passant la souris dessus).
Si le texte de la fenêtre contextuelle tient sur une ligne, il s'affichera la première fois que vous accéderez au document (après les modifications). La deuxième fois, il ne s'affichera pas.
Si le texte de la fenêtre contextuelle est de plus d'une ligne, le bouton ‘Plus’ est affiché et l'élément est naturellement affiché la première fois que l'on se rend dans le document. Tant que le message complet n'est pas visualisé en cliquant sur ’Plus’, le message continue d'être affiché une deuxième fois. Si vous avez visualisé le message complet, le message ne sera pas affiché une deuxième fois.
L'option ‘plus’ (pour agrandir le champ) dans la fenêtre contextuelle n'est affichée que s'il y a plus d'une ligne de texte.
Désormais, la fenêtre contextuelle porte un titre, ‘’changements par rapport à la version précédente’’, afin que l'on sache immédiatement ce qui est montré ici.
Il est toujours possible de fermer la fenêtre pop-up manuellement ou de la rouvrir via les options de la rubrique ‘plus’.

Afficher les autres utilisateurs qui ont été invités en tant que rédacteurs

En tant que rédacteur de documents, vous souhaitez pouvoir voir quels autres utilisateurs ont été invités en tant que rédacteurs. Pour le gestionnaire de documents, cette information était précédemment affichée. Désormais, une notification similaire s'affiche au-dessus du document pour les rédacteurs.

Prise en charge de l'ouverture et de la modification des formulaires à remplir dans Microsoft Office Online

Dans Zenya, il est possible d'indiquer que l'édition de documents dans Office Online est autorisée. Cela permet d'ouvrir et d'éditer des documents à partir de la gestion des documents ou par des rédacteurs dans Office Online, et les modifications sont sauvegardées directement dans Zenya.

Dans Zenya, vous pouvez également inclure des ”formulaires à remplir” (par exemple un formulaire de demande d'indemnisation), qui peuvent être téléchargés, puis remplis et sauvegardés ou transmis à un collègue, par exemple. Cependant, lorsque le ”formulaire à remplir” est téléchargé, vous devez disposer de Microsoft Office sur l'ordinateur pour pouvoir le modifier.

Avec l'avènement d'Office 365, plusieurs clients ont un grand groupe d'utilisateurs utilisant la licence E1 (accès à office online uniquement). Pour ce groupe d'utilisateurs, le remplissage d'un formulaire à remplir est très lourd. Ils devront d'abord télécharger le document, l'enregistrer en ligne et ensuite le modifier.

Afin de permettre à ce groupe de personnes de commencer à remplir un formulaire directement, nous avons fait en sorte que les formulaires puissent également être ouverts directement dans le bureau en ligne !

Points d'intérêt dans la conception et l'utilisation

Pour utiliser cette fonctionnalité, il est important que la conception prenne en compte :

Dans le gestionnaire d'applications, le paramètre ”L'édition dans Office Online est autorisée” doit être activé.
- Ce paramètre peut être défini à cet endroit : Gestion des applications > Documents > Paramètres > Général

Une fois que le formulaire à remplir a été ouvert dans Office Online, il y a un certain nombre de détails* à prendre en compte :

Lorsque le formulaire à remplir est ouvert dans Office Online, il est enregistré dans un dossier temporaire. Cela permettra également de voir, lors de l'édition, que le document a été ”sauvegardé”. Notez que l'utilisateur doit toujours enregistrer le fichier localement (voir le deuxième point), la fermeture de l'onglet entraîne la perte des modifications.
Une fois que l'utilisateur a fini de remplir le formulaire, le fichier doit encore être sauvegardé par l'utilisateur (pour qu'il puisse l'envoyer par courrier électronique, par exemple).
Si l'utilisateur souhaite enregistrer le fichier via ”Enregistrer sous”, l'option ”Télécharger une copie” est proposée ici. Microsoft n'autorise malheureusement pas l'exploration directe, de sorte que l'utilisateur peut choisir un dossier dans lequel enregistrer le fichier. L'option ”Télécharger une copie” permet de télécharger le fichier. Le fichier peut alors être trouvé dans l'explorateur dans le dossier ”Téléchargements”, après quoi l'utilisateur peut déplacer le fichier dans le dossier souhaité.

*Microsoft n'autorise qu'une influence limitée sur les options qui peuvent être proposées, d'où ces précisions.

Comprendre le statut d'un document lors de son contrôle

Dans la pratique, il arrive fréquemment qu'un document doive être révisé, mais qu'il existe déjà une nouvelle version provisoire de ce document. Dans certains cas, le document est déjà en cours de révision.

Lorsque vous exécutez la tâche de contrôle via votre liste de tâches, l'information sur le statut du document est désormais absente. Cela vous permet de faire un choix qui entre en conflit avec le statut du document.
Par exemple, s'il existe déjà une nouvelle version du document à vérifier (pour laquelle des rédacteurs ont été invités) et que, lors de la vérification, l'option ”Le document doit être modifié par les rédacteurs” est choisie.

Nous avons donc ajouté des informations supplémentaires sur le statut actuel du document dans la boîte de dialogue “Vérifier le document” qui s'affiche. Si une version provisoire du document existe déjà ou si la nouvelle version se trouve déjà dans le flux d'évaluation, cette information est désormais affichée dans la boîte de dialogue !

Vérifier la présence de commentaires ou de réponses non sauvegardés lors de l'examen des documents

Lors de la révision d'un document, les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires au document ou répondre à des commentaires déjà existants. Dans la pratique, il arrive fréquemment que des personnes aient fait un ou plusieurs commentaires, mais n'aient pas cliqué sur la ”coche” pour enregistrer le commentaire ou la réponse. Si l'utilisateur approuve ou rejette le document, la révision est terminée.

Cependant, les commentaires et les réponses non sauvegardés ne sont pas ajoutés au document et le gestionnaire du document n'agit pas non plus sur eux par la suite, ce qui peut entraîner la publication de documents incorrects ou incomplets.

C'est pourquoi nous avons ajouté une vérification supplémentaire lors de la révision du document (à la fois via la liste des tâches et via la gestion des documents). Si des commentaires et/ou des réactions non sauvegardés ont été faits pendant la révision d'un document, Zenya affichera un message à ce sujet dès que vous voudrez approuver ou rejeter le document.
Si vous choisissez ”OK” dans ce message, les commentaires et les réactions seront automatiquement sauvegardés. Vous pouvez également choisir de revenir à l'examen pour vérifier les commentaires et les réactions formulés.

Mise en œuvre de la tâche ”révision des documents” via la liste des tâches

Mise en œuvre de l'examen des documents par le biais de la gestion des documents

L'ajout d'un document a été simplifié en affichant toutes les options en un seul endroit.

Dans la pratique, nous constatons qu'il n'est pas toujours évident pour les utilisateurs de savoir où ils doivent se trouver lorsqu'ils veulent ajouter un document dans la gestion documentaire. Nous le constatons surtout chez les clients qui reçoivent également des documents au format d'échange (fichiers idf) et qui doivent les importer dans leur environnement.

En tant qu'utilisateur, lorsque vous souhaitez ajouter un document, vous naviguez instinctivement vers l'option ”ajouter un document”. Cependant, l'option permettant d'importer des documents au format échange se trouve à un autre endroit (sous le bouton ”plus” dans la gestion des documents).

Si vous importez un document au format Exchange, il vous suffit d'ajouter un document. Pour rendre cette opération plus facile et plus logique pour l'utilisateur, nous avons déplacé cette option vers le bouton ”ajouter un document”. Ainsi, toutes les actions permettant d'ajouter un document sont regroupées en un seul endroit.

Amélioration de l'expérience utilisateur dans l'aperçu des hyperliens vers les documents

Dans le gestionnaire de documents de Zenya, vous pouvez voir pour un document quels sont les hyperliens entrants et sortants qui sont inclus dans ce document. Jusqu'à présent, cet aperçu n'est qu'une représentation des hyperliens présents, sans possibilité de suivre un hyperlien à partir de l'aperçu.

Dans l'aperçu des hyperliens, il est désormais possible d'ouvrir l'hyperlien en cliquant sur la ligne de l'hyperlien. Ainsi, vous pouvez désormais facilement ouvrir un lien hypertexte vers un autre document pour le vérifier, par exemple.

Lors de l'ajout d'une image à un document, le dernier onglet utilisé est mémorisé

Vous utilisez beaucoup d'images dans vos documents et ce sont souvent de nouvelles images que vous ajoutez depuis votre ordinateur ? Dans ce cas, il peut être ennuyeux que Zenya ouvre l'onglet ”Médiathèque” par défaut, car l'onglet ”Poste de travail” doit alors être sélectionné à chaque fois. Nous pensons que cela devrait être possible d'une manière plus intelligente, de sorte que l'utilisateur n'ait pas à décider à chaque fois s'il veut ajouter quelque chose depuis la médiathèque ou depuis son ordinateur.

Nous avons modifié le fait que lorsque vous ajoutez une image dans un document, le dernier onglet utilisé (par l'utilisateur) est affiché. Ainsi, nous avons plus de chances d'afficher également l'onglet dont l'utilisateur a besoin à ce moment-là.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Par défaut, la boîte de dialogue ”Insérer une image” s'ouvre sur l'onglet ”Médiathèque”. Si l'utilisateur insère une image à partir de l'onglet ”Poste de travail”, cet onglet sera mémorisé et la prochaine image insérée affichera immédiatement l'onglet ”Poste de travail”.

Ceci s'applique aux types de documents :

Document interactif
Document web (gratuit et structuré)
Document Word (si vous l'éditez dans Microsoft Word sur le bureau)

Le dernier onglet utilisé est-il toujours mémorisé ?

Nous nous en souvenons par session de l'utilisateur, ce qui signifie que tant que le navigateur utilisé n'est pas fermé (ou qu'une nouvelle session n'est pas démarrée), le dernier onglet utilisé reste en mémoire.

Par exemple, si un utilisateur ferme tout à la fin de la journée de travail et le redémarre le lendemain, l'onglet ”Médiathèque” s'ouvrira à nouveau la première fois.

Thèmes communautaires - documents sur l'évolution de la situation

Ajouter une image dans un document interactif

Extension du contrôle des documents

Lien hypertexte sortant et entrant

Onglet Propriétés du document caché sous le bouton Plus

Affichage du titre du document web gratuit

Zenya et l'affichage des documents

Valider le commentaire d'évaluation / enregistrer automatiquement le commentaire de l'évaluateur

Formulaires à remplir dans Office Online

VÉRIFIER

Modification de l'affichage des unités d'organisation lors du remplissage d'un questionnaire

L'affichage actuel des unités d'organisation lors du remplissage d'un questionnaire est alphabétique. Si une unité de l'arborescence des unités d'organisation est listée au milieu mais commence par la lettre ”a”, par exemple, elle apparaîtra tout en haut de la liste des unités d'organisation pendant que vous remplissez le questionnaire.

D'après vos commentaires, cela s'est avéré confus et peu clair pour les utilisateurs. Dans la nouvelle vue, l'arborescence de l'unité d'organisation est désormais présentée selon sa structure hiérarchique. Des tirets sont inclus pour indiquer la structure hiérarchique. Il reste possible d'effectuer une recherche dans cette liste et d'afficher ainsi les unités d'organisation qui correspondent à la requête.

Nouvelle vue de l'organisation des unités

Le rapport standard pour les questionnaires inclura désormais les commentaires formulés.

Avec un questionnaire, un rapport standard est disponible via le bouton ”voir le rapport”. Actuellement, ce rapport n'affiche pas les commentaires relatifs aux questions. Pour contextualiser le questionnaire et le rapport, il est souhaitable de pouvoir voir ces commentaires. D'autant plus que ce rapport est largement utilisé et partagé avec les utilisateurs.

Désormais, les commentaires ajoutés à une question seront inclus dans ce rapport ! Les commentaires sont également inclus dans l'exportation vers Microsoft Word que vous pouvez créer pour ce rapport.

Les nombres par réponse sont désormais également affichés dans l'exportation vers Excel pour les questionnaires.

Les questionnaires utilisent fréquemment des questions qui doivent être complétées sous forme de distributions de nombres. Lors de l'exportation d'un questionnaire rempli vers Microsoft Excel, les réponses à ces questions sont affichées sous forme de pourcentage (par option de réponse).

Dans la pratique, ces données ont souvent été mal interprétées. Par exemple, les utilisateurs ont additionné les pourcentages sans tenir compte du fait que le même pourcentage dans deux questionnaires différents pouvait être basé sur un nombre différent.
Pour faciliter et clarifier la signification des résultats, dans l'exportation vers Microsoft Excel des questionnaires remplis, nous avons inclus le nombre de personnes ayant répondu aux questions sous forme de distribution de nombres.

À quel type de questions cela s'applique-t-il ?

Les nombres de réponses sont indiqués pour tous les types de questions qui peuvent être saisies sous la forme d'une distribution de nombres.
Il s'agit des types de questions :

Oui/Non
Choix multiple
Échelle

Les questions sans réponse ne sont plus affichées dans le rapport du questionnaire.

En tant qu'administrateur du questionnaire, vous pouvez exécuter divers rapports sur les questionnaires complétés. Ces rapports contiennent les résultats de toutes les questions du questionnaire.

Lorsque les questions sont facultatives ou que le contenu du questionnaire est déterminé en fonction des filtres choisis lors du remplissage, les rapports peuvent également contenir de nombreuses questions sans réponse.

En conséquence, le rapport devient moins utilisable parce qu'il contient beaucoup d'informations vides et redondantes. Dans ces cas, les questions ont été délibérément laissées de côté dans le questionnaire, parce qu'elles n'étaient pas pertinentes sur la base du filtre, par exemple.

Nous avons donc fait en sorte que si des questions sans réponse sont présentes dans le(s) questionnaire(s) rempli(s), elles ne soient pas affichées par défaut. Cela s'applique aux rapports suivants :

”Exporter les réponses vers MS Excel”
”Voir le rapport”
”Voir l'exportation vers MS Word à partir d'un rapport”.”

Toutefois, il est possible d'indiquer ou d'inclure les questions sans réponse dans le rapport.

Questionnaires - les rapports sur les questions sans réponse ne sont pas inclus

Affichage de la dernière fois que le questionnaire a été rempli dans l'aperçu des questionnaires

En tant qu'administrateur de questionnaires, vous pouvez être amené à gérer un grand nombre de questionnaires, que vous verrez également dans l'aperçu des questionnaires.

Actuellement, dans cet aperçu, il est seulement possible de voir quand le questionnaire a été modifié pour la dernière fois. Il n'est pas possible de voir quand un questionnaire a été rempli pour la dernière fois, ce qui rend difficile l'identification rapide des questionnaires qui ont été actifs récemment et qui peuvent donc nécessiter l'attention de l'administrateur.

C'est pourquoi nous avons ajouté une nouvelle colonne à cet aperçu, à savoir la colonne ”Dernière réponse”. Cette colonne indique la date à laquelle le questionnaire a été rempli pour la dernière fois. Cela vous permet, en tant qu'administrateur du questionnaire, de voir en un coup d'œil pour quel questionnaire de nouveaux résultats ont été reçus récemment.

Thèmes communautaires - évolution du questionnaire

Structure des unités d'organisation dans les questionnaires

Questionnaires sur les commentaires

Les questions sans réponse n'apparaissent plus dans le rapport du questionnaire

Filtrer les questionnaires en fonction du dernier questionnaire rempli

L'exportation des questions avec la distribution des nombres donne des pourcentages par questionnaire et non des nombres.

TABLEAU DE BORD

Les résultats des questionnaires sont présentés sous forme de chiffres dans le nouveau tableau de bord.

Différents clients nous posent régulièrement des questions sur les options de rapports et de tableaux de bord pour les questionnaires basés sur le nombre de réponses données.

De nombreux clients effectuent des contrôles de qualité à l'aide de questionnaires. Un questionnaire permet d'évaluer si la norme est respectée pour différents éléments (questions). Souvent, il utilise des options de réponse pour indiquer, par exemple, ‘conforme’, ’conforme avec remarques’, ‘écart mineur’ et ’écart majeur’.
Après avoir rempli un (ou plusieurs) questionnaire(s), il est souhaitable de pouvoir facilement voir combien et quelles questions ont été jugées non conformes. En effet, des actions doivent y être incluses, par exemple en soumettant une mesure d'amélioration à ce sujet.

Nous introduisons donc un nouveau graphique pour les questionnaires qui peut être utilisé sur le tableau de bord ; ‘’Distribution nombre de réponses données’’.

Ce graphique est basé sur un ensemble d'options de réponse disponibles dans un questionnaire spécifique. Il montre donc le nombre de réponses données par option de réponse, sous la forme d'un diagramme à barres.

Exemple :

Par exemple, toutes les questions de votre questionnaire contiennent-elles les options de réponse A, B, C et D ? A, B, C et D et avez-vous rempli un questionnaire où A = 20, B = 50, C = 10 et D = 5 fois. Le tableau de bord affichera alors un diagramme à barres montrant ces valeurs.

Chaque diagramme est basé sur une série d'options de réponse. Si le questionnaire que vous utilisez comporte plus d'une série d'options de réponse, vous choisissez la série d'options de réponse que vous souhaitez utiliser lors de la configuration du diagramme. Ainsi, si vous souhaitez ajouter un nouveau graphique pour les deux séries de choix de réponses, vous devez les ajouter deux fois.

Vue détaillée

Bien entendu, le diagramme à barres ne fournit pas à lui seul un aperçu suffisant. D'après la demande que nous avons reçue des clients, il était également souhaitable de pouvoir facilement voir, par exemple, quelles questions ont reçu une réponse non conforme et quels commentaires ont été faits à leur sujet. Mais il est également souhaitable de pouvoir insérer facilement une mesure d'amélioration à partir des questions non conformes, afin que la déviation puisse également être suivie.

Par conséquent, pour ce nouveau diagramme, comme pour les autres diagrammes du tableau de bord, il est possible de cliquer sur une vue détaillée !

Nouveau diagramme de tableau de bord pour les questionnaires - Vue détaillée

Qu'est-ce qui est affiché dans la vue détaillée ?

Cette vue détaillée présente les éléments suivants :

Une liste de toutes les questions répondues sur lesquelles le tableau correspondant est basé. Cette liste indique le remplisseur, la date d'achèvement, le sujet, la question, la réponse et le commentaire sur la question (si elle a été complétée).
Le graphique avec la possibilité de cliquer sur une barre spécifique (= option de réponse) pour filtrer la liste des questions par une option de réponse spécifique.
Il est possible de cliquer sur une ligne spécifique de la liste des questions. Cela permet d'ouvrir le questionnaire complété correspondant. Ensuite, à partir de cet écran, il est possible d'insérer une mesure d'amélioration pour ce questionnaire, par exemple.

Il est également possible de filtrer la liste de toutes les questions répondues, par exemple en fonction d'un sujet spécifique ou de la date d'achèvement. Dans ce cas, les résultats du graphique seront également adaptés au filtre.

Droits des utilisateurs

Les résultats affichés sur le tableau de bord pour ce graphique prennent en compte les autorisations des utilisateurs sur le questionnaire spécifique :

Ainsi, l'administrateur du questionnaire a accès aux résultats de tous les questionnaires remplis
Une vue de ce tableau en mode "remplissage" ne montre que les résultats du questionnaire rempli par l'utilisateur.
Un utilisateur disposant d'un accès en lecture ne verra que les résultats du ou des questionnaires remplis pour les thèmes pour lesquels il dispose d'un accès en lecture.

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Exemple de diagramme de résultats - Gestionnaire de questionnaires (dans cet exemple, les résultats sont basés sur 3 questionnaires remplis)

Exemple de diagramme de résultats - Questionnaire de remplissage (dans cet exemple, les résultats sont basés sur 2 questionnaires remplis)

Exemple de diagramme de résultats - Lecteur de questionnaire avec accès en lecture à 1 sujet (dans cet exemple, les résultats sont basés sur 1 questionnaire rempli)

Points focaux dans la conception

Le diagramme sera basé sur les séries d'options de réponse présentes dans le questionnaire. Lors de l'ajout du diagramme, vous choisissez le questionnaire sur lequel le diagramme sera basé. Zenya effectue ensuite une analyse de ce questionnaire et montre les ensembles d'options de réponse trouvés. Il est donc important d'utiliser les mêmes options de réponse pour les différentes questions du questionnaire.
Lors de la création du diagramme, il convient de choisir la série d'options de réponse sur laquelle le diagramme doit se baser. Si plusieurs séries d'options de réponse sont présentes dans le questionnaire, elles peuvent être ajoutées dans des diagrammes distincts.
En principe, le graphique montre le résultat de tous les questionnaires remplis. Mais nous avons fait en sorte qu'il soit possible d'ajouter une plage basée sur la date d'envoi. Cela permet, par exemple, d'afficher les résultats par mois ou, par exemple, de montrer les résultats de mai 2022 et de mai 2021 dans un diagramme. Ces résultats peuvent ainsi être facilement comparés les uns aux autres.
Il est également possible de filtrer la plage du graphique en fonction de la date d'envoi. Cela vous permet, par exemple, de n'inclure dans le graphique que les résultats de l'année en cours ou, au contraire, de limiter les résultats à une plage de dates spécifique.

Portails

Meilleure prise en charge des longs reportages dans un nouveau document

Si, lors de la publication d'un nouveau document, vous choisissez de publier également une nouvelle, vous pouvez également ajouter un texte supplémentaire à la nouvelle ici.

Le message est alors affiché sur le portail et, par défaut, deux lignes du message sont affichées. Si vous cliquez sur le message, vous serez redirigé vers le document à consulter.

Dans la pratique, cette actualité comporte régulièrement un message plus long que l'espace affiché par défaut. Par conséquent, il n'est pas possible de lire l'intégralité du message.
C'est pourquoi nous avons inclus une option ”lire plus” pour les longs documents d'information. Si vous cliquez sur cette option, l'article complet sera développé. Si vous cliquez simplement sur l'article, vous serez dirigé vers le document. Après tout, cela reste l'objectif premier de cette actualité.

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Nouveau document communiqué de presse avec l'option lire plus

Communiqué de presse complet sur le nouveau document présenté

Noter les bulletins d'information ‘normaux

Pour les nouvelles ‘normales’, l'option ’lire la suite’ n'est pas ajoutée. Pour ces nouvelles, ce problème ne se pose pas car pour ces nouvelles, l'article complet s'ouvre dans une fenêtre pop-up.

Déterminer l'ordre d'affichage des collections sur le portail

Si vous accédez aux documents via le portail, les collections de ce portail sont toujours affichées par ordre alphabétique. L'ordre alphabétique a été choisi ici parce que tout le monde peut comprendre cet ordre de tri.

Cependant, dans la pratique, nous recevons régulièrement des commentaires et la question de savoir s'il n'est pas possible de déterminer cet ordre nous-mêmes. Ceci est très utile dans diverses situations et peut améliorer la trouvabilité de certaines collections et de certains documents !
Pensez, par exemple, à la période récente au cours de laquelle la politique relative au COVID-19 a constitué une préoccupation majeure pour de nombreuses organisations. Dans ce cas, il est souhaitable d'afficher les collections relatives à ce sujet directement en haut de la page afin que ces informations puissent être trouvées facilement. Mais il est également possible d'afficher des informations spécifiques à un service en haut de la page et des informations concernant l'ensemble de l'organisation en bas, afin que l'utilisateur ne soit pas ”dérangé” par des informations moins pertinentes lorsqu'il navigue.

Par défaut, les collections sont triées par ordre alphabétique, mais nous avons fait en sorte qu'il soit possible de déroger à cette règle en déterminant soi-même le tri des collections affichées sur un portail ! Ainsi, l'ordre souhaité des collections affichées peut être déterminé pour chaque portail.

Points focaux dans la conception

Pour utiliser correctement cette fonctionnalité, il est important que la conception tienne compte des éléments suivants :

Pour tous les portails, le tri se fait par défaut par ordre alphabétique. Après cette mise à jour, il conviendra de déterminer, pour chaque portail, s'il est souhaitable de modifier le tri des collections en passant d'un tri alphabétique à un tri manuel.
Pour les portails pour lesquels on souhaite appliquer un tri manuel, le tri des collections par portail doit être adapté dans les paramètres du portail. (Gestion des applications > Portails > Sélectionner le portail souhaité > Onglet Collections > Modifier > Etape 2 ”Affichage par défaut de la liste des collections” > déterminer le tri souhaité)
Si les collections sont maintenant numérotées pour être triées, il convient de déterminer si les noms des collections doivent encore être adaptés. Soyez prudent si une collection est utilisée sur plusieurs portails. Si un portail trie les collections par ordre alphabétique et un autre manuellement, un changement de nom de collection peut affecter l'ordre des collections sur le portail où le tri alphabétique est appliqué.

Les formulaires à remplir sont affichés dans leur propre catégorie sous ”remplir”

Avec l'arrivée de Zenya, les formulaires (documents) à remplir, les questionnaires et les formulaires de rapport sont affichés dans une liste sous le bouton du portail ”remplir”. Les questionnaires et les formulaires de rapport peuvent être classés par catégories à l'aide des rubriques. Par défaut, les formulaires à remplir sont affichés sous la rubrique par défaut ”Pas de catégorie”. Toutefois, les questionnaires et les formulaires de rapport peuvent également apparaître dans cette rubrique.

Cela a un impact négatif sur la vue d'ensemble et la distinction entre les formulaires à remplir, les questionnaires et les formulaires de rapport et est moins convivial pour l'utilisateur final.

Nous avons donc ajouté une catégorie standard pour les formulaires à remplir, appelée : ”Formulaires à remplir”. Dorénavant, tous les formulaires à remplir disponibles pour un utilisateur seront donc affichés regroupés dans leur propre catégorie, ce qui les rendra plus faciles à trouver !

La section des formulaires à remplir est toujours affichée dans la vue d'ensemble sous les sections des questionnaires et des formulaires à remplir.

Amélioration du comportement de la fonctionnalité ”Je ne trouve pas” lors des recherches sur le portail

Avec l'arrivée de Zenya, la fonctionnalité permettant d'envoyer un message au gestionnaire de l'application si vous ne trouvez pas le résultat souhaité/attendu lors de la recherche a été déplacée. Cet élément faisait partie de la liste des résultats dans Zenya et était affiché après environ 10 résultats.

Plusieurs personnes nous ont fait savoir que cet élément n'était pas à sa place, car dans la plupart des cas, la conclusion qu'un document est introuvable n'est tirée qu'à la fin de la liste des résultats de la recherche. Par conséquent, l'utilisateur doit faire défiler la liste jusqu'à l'élément pour envoyer un message au gestionnaire de l'application.

Nous avons donc amélioré le comportement de cet élément afin qu'il apparaisse à une place plus logique dans les résultats de recherche :

Si vous avez peu de résultats de recherche basés sur votre terme de recherche (tous les résultats de recherche sont directement affichés), cet élément est affiché au bas de la liste.
Vous devez faire défiler les résultats de votre recherche pour les voir tous ? Dans ce cas, cet élément s'affiche au bas de la liste lorsque vous faites défiler la liste. Vous pouvez simplement continuer à faire défiler la liste pour voir tous les résultats, mais l'élément reste en bas de l'écran, de sorte que vous avez toujours la possibilité d'envoyer un message au gestionnaire de l'application.

Nous avons également profité de ce moment pour ajuster légèrement le style de cet élément afin de lui donner un aspect plus calme.

Thèmes communautaires - développement des portails

Il n'y a pas d'ordre dans les collections

Nom différent pour les formulaires à remplir sous le bouton "Remplir".

Mes abonnements

Gérer plus facilement les préférences de ”Mes abonnements

L'écran actuel de gestion et de personnalisation des préférences d'abonnement dans Zenya est perçu comme moins convivial, principalement parce que la personnalisation des préférences d'abonnement nécessite des actions supplémentaires et inutiles. Ceci est principalement dû au fait que les préférences d'abonnement sont placées dans des panneaux déroulants.

Nous avons amélioré cet écran et simplifié l'affichage et la gestion des préférences !

Tous les abonnements sont désormais instantanément visibles, y compris les options de gestion des préférences. Cela vous permet de modifier facilement vos préférences d'abonnement et de les sauvegarder instantanément. En outre, les abonnements sont désormais classés par module, ce qui vous permet de voir rapidement à quoi ils correspondent. Vous pouvez également filtrer par module, ce qui vous permet d'ajuster facilement vos préférences pour un module spécifique !

Nous avons ajouté un deuxième filtre qui vous permet d'afficher uniquement les tâches et les messages dont vous recevez un e-mail, ou d'afficher uniquement les messages que vous recevez également dans votre liste de messages. Ainsi, vous pouvez facilement personnaliser vos préférences de liste de messages dans Zenya !

Thèmes communautaires - développer mes abonnements

Abonnements désordonnés dans Zenya

Tâches et messages

Améliorer le comportement multi-sélection des tâches et des messages

Dans la version 6.2.0 de Zenya, nous avons mis en place une fonctionnalité qui permet de sélectionner plusieurs tâches et messages et, pour cette sélection, d'effectuer une certaine action (par exemple, supprimer des messages) en une seule fois.

Il s'agit d'une fonctionnalité très utile qui nous a permis d'améliorer la gestion des tâches et des messages. Dans le même temps, nos utilisateurs et nous-mêmes avons remarqué que le comportement de la sélection ne correspondait pas à la manière dont elle est perçue comme logique dans la pratique. Actuellement, une tâche est sélectionnée si

La case tâche/message est cochée
La tâche/message elle-même est cliquée (à l'exception de l'option ”lire plus” et du bouton d'action dans une tâche/message).

Dans la pratique, il semble que l'on souhaite que la tâche/message ne soit sélectionnée que lorsque l'utilisateur clique sur la case correspondant à la tâche/message. Et lorsque l'utilisateur clique sur la tâche/message, l'action principale est exécutée.

Nous avons maintenant ajusté cette action de manière à ce qu'elle corresponde à ce que l'utilisateur attend dans la pratique !

En tant que gestionnaire, vous avez désormais accès aux tâches en cours des utilisateurs que vous gérez.

Les clients nous disent de plus en plus souvent qu'il est souhaitable d'avoir plus de visibilité sur l'utilisation et la distribution des droits au sein de Zenya.

L'un des problèmes que nous entendons le plus souvent est la nécessité pour les utilisateurs de voir les tâches en cours. Il s'agit d'aider et d'encourager ces utilisateurs à achever certaines tâches en suspens (depuis longtemps).

Nous avons donc ajouté un nouveau rapport standard à la section des rapports, le rapport ‘’Liste des tâches ouvertes’’. Dans ce rapport, nous affichons une liste des tâches ouvertes des utilisateurs dont vous êtes le gestionnaire.

Dans le rapport, nous montrons quelques données d'utilisateurs et affichons les données suivantes pour la tâche :

Le module (par ex. Notifications)
Type d'intervention (par exemple, notification de traitement)
L'objet (par exemple, l'avis de traitement 00040)
Date de création (par exemple 24-06-2022)
Date limite d'exécution de la tâche (par exemple 30-06-2022)

Lors de l'exécution du rapport, vous avez la possibilité de filtrer par utilisateur, ce qui vous permet, par exemple, d'exécuter le rapport pour une équipe spécifique ou uniquement pour un utilisateur spécifique. En outre, le rapport peut également être exporté vers Microsoft Excel, ce qui vous permet de filtrer facilement à partir d'Excel sur un utilisateur spécifique ou, par exemple, sur une date d'échéance.

L'objectif de ce rapport est de cibler les utilisateurs et de les motiver à accomplir les tâches en cours. Nous pensons qu'il s'agit d'une tâche/responsabilité du responsable de l'utilisateur et, également pour des raisons de confidentialité, pas d'un autre utilisateur au sein de Zenya.

En raison de ces considérations de confidentialité et du fait que tous les utilisateurs n'ont pas besoin d'accéder aux tâches ouvertes des autres utilisateurs, nous avons rendu ce rapport, pour l'instant, disponible uniquement pour les ”managers” dans Zenya. En outre, en tant que gestionnaire, vous pouvez également exécuter le rapport uniquement pour les utilisateurs que vous gérez. Si vous avez des droits sur le rapport, mais que vous n'êtes pas gestionnaire, le rapport ne contiendra pas non plus de résultats.

Points focaux dans la conception

Ce rapport n'est actuellement disponible que pour les ”managers” dans Zenya. Pour ce rapport, il est donc important que le ”gestionnaire des utilisateurs” soit défini. Cela peut être fait dans la gestion des applications > utilisateurs et groupes d'utilisateurs : utilisateurs > utilisateur spécifique > modifier les propriétés. Dans l'en-tête des données d'organisation, un utilisateur peut être défini dans le champ "manager".
Si les utilisateurs de votre organisation sont automatiquement synchronisés à partir d'une gestion centrale des utilisateurs, un gestionnaire peut également être automatiquement synchronisé via ce lien. Cet utilisateur est alors automatiquement inscrit dans le champ "manager".

Pour éviter d'avoir à suivre dans la configuration elle-même qui est autorisé à exécuter ce rapport, nous introduisons un nouveau groupe système “Tous les gestionnaires”. Ce groupe contient tous les utilisateurs qui sont définis comme responsables d'un utilisateur. Par défaut, ce groupe a un accès en lecture à ce rapport. Ce groupe n'est disponible qu'à cette fin et n'est pas proposé à d'autres endroits où des utilisateurs peuvent être sélectionnés.

Après avoir terminé une tâche du calendrier des tâches, vous reviendrez à votre liste de tâches.

Lorsque vous traitez des tâches, après avoir terminé la tâche (dans le cas de la plupart des tâches), vous accédez à un écran où vous obtenez une vue d'ensemble de cette tâche. Ainsi, après avoir terminé une tâche de planification des tâches, vous accéderez aux détails de la tâche.

Cependant, lorsque vous souhaitez traiter plusieurs tâches à la suite, cela s'avère fastidieux et inefficace. C'est ce que nous disent en particulier nos clients qui travaillent dans des laboratoires. Ces clients travaillent souvent à un poste de travail fixe où les employés doivent effectuer un certain nombre de tâches récurrentes différentes au cours d'une période de travail. Il s'agit souvent de tâches récurrentes (planifiées), exécutées à un moment fixe de l'équipe, par exemple.

Dans ce cas, le fait de devoir revenir à chaque fois à la liste des tâches de l'équipe ou à votre liste personnelle est perçu comme inutile. C'est pourquoi nous avons créé, initialement pour les tâches (”normales”) du calendrier des tâches, un système qui vous renvoie à votre liste de tâches* une fois la tâche achevée. Ainsi, vous pouvez facilement reprendre la tâche suivante.

*Selon la liste de tâches, votre liste personnelle ou celle de l'équipe, à partir de laquelle vous avez commencé la tâche, vous serez également renvoyé à cette liste de tâches.

Thèmes communautaires - tâches et messages de développement

Modification du comportement de la multi-sélection des tâches dans l'écran de la branche

Rapports avec vue d'ensemble des tâches en cours pour plusieurs utilisateurs

Boîtes à cartes

Utilisation d'un champ de numéro de voiture pour les boîtes de cartes

Il existe plusieurs cas de figure dans lesquels l'utilisation d'un numéro de voiture pour les cartes d'un bac à cartes peut être souhaitable. Par exemple, la gestion manuelle d'un système de numérotation peut représenter une véritable corvée pour le gestionnaire d'un bac à cartes qui doit ajouter régulièrement des cartes.

La numérotation automatique permet également d'exporter une grande boîte à cartes, où un champ unique n'est pas évident, en vue d'une édition en masse. Dans ce cas, le numéro de la voiture peut servir de champ de liaison. Il s'agit là d'un souhait fréquent, tant de la part des clients individuels que de la communauté.

Nous introduisons donc un nouveau type de champ ”Numéro de voiture” dans les boîtes de cartes.
Ce champ peut être utilisé pour toutes les boîtes de cartes et conserve une numérotation pour chaque boîte de cartes. Il commence toujours à 1 (et compte ainsi).

Comme le champ du numéro de voiture est toujours unique et obligatoire, et qu'il peut également être utilisé comme champ de liaison, il s'agit d'un champ idéal à utiliser lors de l'édition en masse d'une boîte de cartes.

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Qu'advient-il du numéro si j'archive ou supprime des cartes ?

Retrait des cartes :

Si une carte est utilisée via un lien ailleurs dans Zenya (par exemple dans un questionnaire ou un rapport), le numéro est marqué comme ”utilisé”, pour ainsi dire. Le numéro ne sera plus utilisé dans cette base de données de cartes.

Bien entendu, il se peut également qu'une carte ne soit liée à aucune autre partie de Zenya. Si une carte est alors supprimée, ce numéro ne sera plus utilisé dans ce dépôt de cartes.
Lors de l'ajout d'une nouvelle carte, il prend en compte le numéro le plus élevé du jeu de cartes et utilise le numéro le plus élevé suivant.

Veuillez noter qu'une exception s'applique si la carte retirée est celle dont le numéro est le plus élevé dans la corbeille et que cette carte n'est liée à aucune autre partie de Zenya.
Dans ce cas, cependant, le numéro de cette carte est réutilisé, car ce numéro est désormais le prochain numéro de la corbeille à cartes.

Vous pouvez éviter cela en archivant les cartes au lieu de les supprimer. Vous pouvez lire ci-dessous ce qui se passe lorsque vous archivez des cartes.

Archivage des cartes :

Si vous archivez une carte de la corbeille, le numéro reste marqué comme ”utilisé”, pour ainsi dire. Le numéro ne sera donc plus utilisé dans cette corbeille.

Que se passe-t-il si j'ajoute le type de champ ‘numéro de voiture’ à un emplacement existant ?

Si vous ajoutez le champ du numéro de voiture à un emplacement existant, les numéros seront attribués aux cartes en fonction de l'ordre dans lequel elles ont été ajoutées à l'emplacement (à ce moment-là).

Le type de champ ‘numéro de voiture’ est-il également disponible pour les mesures de gestion des risques ?

Oui, le type de champ ”numéro de voiture” est également disponible pour les mesures de gestion des risques.

L'utilisation du numéro de la voiture avec les mesures de contrôle se fait en l'ajoutant comme champ aux mesures de contrôle dans la gestion de l'application :

Gestion des applications > Risques > Mesures de gestion > Champs > Ajouter > Tapez le champ ”numéro de voiture”.

Utilisation du champ de l'unité d'organisation dans les boîtes de cartes

Dans Zenya, l'arbre des unités d'organisation est utilisé. Cette structure peut également être utilisée à plusieurs endroits, notamment dans les rapports et les questionnaires. L'un des endroits où nous entendons souvent les utilisateurs souhaiter appliquer cette structure est le champ dans les boîtes de cartes.

Par conséquent, il est désormais possible d'ajouter l'arbre des unités d'organisation en tant que champ dans un dossier cartographique !

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Boîte à cartes avec unité d'organisation

Afficher la colonne ”nombre d'actions correctives en cours” dans la vue graphique

Dans Zenya, les boîtes de cartes peuvent être utilisées comme type d'objet pour un questionnaire. Avec une carte spécifique, les questionnaires complétés peuvent également être récupérés. Si des actions correctives sont utilisées dans le questionnaire, elles sont également affichées sur la carte spécifique.

Dans l'aperçu d'une boîte à cartes, vous pouvez désormais voir le ”nombre d'appels en cours”, ce qui vous permet de déterminer facilement les cartes qui nécessitent encore un suivi. Nous avons reçu des commentaires selon lesquels il serait souhaitable de pouvoir également voir facilement s'il y a des ”actions correctives en cours” pour une carte spécifique.

Il est désormais possible d'ajouter une colonne ”Nombre d'actions correctives en cours” à l'aperçu d'une boîte à cartes. Cela vous donne un aperçu accessible et plus complet des cartes qui nécessitent encore des actions (à partir d'une notification ou d'un questionnaire) pour être suivies.

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Nombre de colonnes d'actions correctives ouvertes dans l'aperçu d'une boîte à cartes

Définir le nombre de colonnes d'actions correctives ouvertes dans la vue graphique

Thèmes communautaires - développement des boîtes à cartes

Identification unique dans les boîtes à cartes

L'unité organisationnelle comme champ dans un index de cartes

Planification des tâches

Dans l'aperçu des tâches (plannings des tâches), la colonne ”traité par” est désormais également affichée.

La vue d'ensemble des tâches (à partir des calendriers des tâches) présente les informations correctes sur la tâche, mais ne permet pas de savoir quels utilisateurs ont terminé une tâche.

Cependant, elle peut être visualisée dans la tâche spécifique, mais pas dans la vue d'ensemble des tâches. Pour le propriétaire d'un ou de plusieurs calendriers de tâches, le fait que cette information ne puisse pas y être affichée est considéré comme une lacune.

Dans l'aperçu des tâches (à partir des calendriers des tâches), nous affichons donc désormais également la colonne ‘’Géré par’’ par défaut. Cela vous permet de voir d'un coup d'œil si une tâche a été accomplie et par quel(s) utilisateur(s).
Si vous préférez ne pas afficher la colonne de toute façon, vous pouvez utiliser ”set columns” pour ne plus afficher cette colonne dans votre vue d'ensemble.

Thèmes communautaires - évolution du calendrier des tâches

Colonne gérée par dans les calendriers des tâches de la vue d'ensemble

Zenya général

Amélioration du dialogue de sélection des utilisateurs

Dans Zenya, nous avons introduit un dialogue de sélection des utilisateurs remanié. Nous avons apporté un certain nombre d'améliorations à ce dialogue qui rendent plus facile et plus agréable la recherche et la sélection des bons utilisateurs !

Il est maintenant possible de voir combien d'utilisateurs, de groupes d'utilisateurs et d'équipes ont été trouvés.

Lorsque la boîte de dialogue de sélection des utilisateurs est ouverte, des utilisateurs, des groupes d'utilisateurs et/ou des équipes sont chargés. Cette boîte de dialogue n'indiquait pas le nombre d'utilisateurs, de groupes d'utilisateurs et/ou d'équipes disponibles.

Nous avons maintenant ajouté que ce nombre apparaît. Si vous filtrez ou recherchez ensuite dans le sélecteur d'utilisateurs, le nombre trouvé est également adapté à votre recherche. Cela vous donne immédiatement une meilleure idée du nombre d'utilisateurs, de groupes d'utilisateurs et/ou d'équipes trouvés, ce qui vous permet de faire plus facilement la bonne sélection !

Possibilité de sélectionner tous les utilisateurs à la fois

Une fois que vous avez trouvé les bons utilisateurs dans la boîte de dialogue de sélection des utilisateurs, il n'est plus possible de les sélectionner tous en même temps, mais chaque utilisateur (ou groupe d'utilisateurs ou équipe) doit être sélectionné un par un avant que vous puissiez les ajouter.

Nous avons changé cela en rendant possible la sélection de tous les utilisateurs, groupes d'utilisateurs et/ou équipes visibles dans le sélecteur d'utilisateurs en une seule fois ! Cela rend l'ajout d'une sélection d'utilisateurs beaucoup plus facile et agréable.

Distinction plus facile entre les utilisateurs portant le même nom

Il se peut que certains employés d'une organisation portent le même nom. Dans la boîte de dialogue de sélection des utilisateurs, seul le nom de l'utilisateur est désormais affiché. Par conséquent, lorsque des utilisateurs portaient le même nom, il était difficile de savoir quel utilisateur sélectionner. Sauf si vous ouvrez les informations complémentaires de l'utilisateur.

Pour faciliter la distinction entre les utilisateurs portant le même nom, nous avons inclus, dans le dialogue, le nom de l'utilisateur en tant qu'information standard sur l'utilisateur, de sorte que l'utilisateur correct peut être choisi sur cette base.

Les différents types d'utilisateurs peuvent désormais être distingués visuellement

Dans Zenya, les utilisateurs peuvent être ajoutés manuellement ou synchronisés via un répertoire actif. Dans le sélecteur d'utilisateurs, ceux-ci étaient désormais tous affichés de la même couleur (bleu). Toutefois, dans la liste des utilisateurs (dans la gestion des applications, par exemple), la couleur est différente.

Les commentaires que nous avons reçus indiquent que l'indication de la couleur lors de la sélection des utilisateurs est également souhaitée pour faciliter la sélection des bons utilisateurs. Nous avons donc réintroduit cette indication dans le dialogue de sélection des utilisateurs.

Améliorations - sélecteur d'utilisateurs

Exporter le journal d'activité vers Microsoft Excel

Il arrive fréquemment que les utilisateurs recherchent des données dans le journal d'activité afin de les partager avec des collègues ou le service desk d'Infoland. Actuellement, l'utilisateur doit alors copier manuellement les résultats dans Excel, par exemple, ou faire des captures d'écran pour les partager.

Pour faciliter le partage de ces informations, nous avons ajouté la possibilité d'exporter les résultats d'une recherche ou d'un filtrage dans le journal d'activité vers Excel !

Amélioration de l'exportation de la vue d'ensemble des groupes d'utilisateurs

Les administrateurs de nos clients nous demandent régulièrement s'il est possible de générer une vue d'ensemble/un rapport indiquant quels utilisateurs font partie de quel(s) groupe(s) d'utilisateurs. Cela s'explique en partie par la nécessité de déterminer quels utilisateurs peuvent être supprimés ou mis à jour.

Le type d'exportation actuellement disponible sous les groupes d'utilisateurs ne fournit pas la vue d'ensemble souhaitée pour les utilisateurs. C'est pourquoi nous avons décidé de ne pas remplacer la fonctionnalité d'exportation existante, mais de l'étendre. En consultation avec la communauté, nous avons déterminé quelles données devaient être incluses dans cette nouvelle fonctionnalité d'exportation.

Dans les groupes d'utilisateurs, vous pouvez désormais exporter une vue d'ensemble des groupes d'utilisateurs vers Microsoft Excel !

Exportation d'une vue d'ensemble des groupes d'utilisateurs vers Microsoft Excel

Meilleure compréhension de l'utilisation des rapports

Zenya peut contenir de nombreux rapports à travers les modules. Il est donc difficile pour les gestionnaires de rapports/applications de savoir quels sont les rapports les plus ou les moins utilisés. Par conséquent, il est également difficile de déterminer quels rapports peuvent être supprimés parce qu'ils ne sont plus à jour, par exemple.

Afin de donner une meilleure vue d'ensemble et de faciliter la détermination des rapports qui ne sont plus pertinents, nous avons ajouté des informations supplémentaires sur la manière d'utiliser les rapports.

Dorénavant, vous verrez deux colonnes supplémentaires lorsque vous ferez des rapports dans les différents dossiers :

Nombre d'occurrences
Dernière exécution (date et heure)

Amélioration de l'enregistrement de l'impression de documents via Zenya

Les documents dans Zenya peuvent être imprimés par les utilisateurs. Pour éviter de créer des copies non contrôlées de documents, vous pouvez, par exemple, déjà ajouter un texte d'en-tête obligatoire lors de l'impression. Cependant, il n'y a actuellement pas d'enregistrement dans Zenya des actions d'impression effectuées par les utilisateurs à partir de Zenya. Dans certaines situations, il est très souhaitable de savoir quel utilisateur, à quel moment, a imprimé quel document.

C'est pourquoi, dans l'enregistrement des activités, nous avons ajouté une extension pour que les actions d'impression soient également enregistrées. L'impression d'un document à partir de la gestion des documents et la consultation d'un document seront toutes deux enregistrées.

Dans le journal d'activité, nous avons ajouté ”impression” comme type d'événement pour les documents. Vous pouvez filtrer le journal d'activité sur ce point et vous verrez alors :

Qui a réalisé cette action
Quand (date et heure) cela a été fait
Le document (y compris le numéro de version) qui a été imprimé.

Document d'impression de l'enregistrement du journal d'activité

Thèmes de la communauté - développements Zenya général

Différenciation visuelle des types d'utilisateurs lors de la définition des autorisations

Informations supplémentaires sur les utilisateurs pour distinguer les utilisateurs portant le même nom

Exporter les résultats de la recherche dans le journal d'activité vers Excel

Vue d'ensemble/rapports sur les groupes d'utilisateurs

Aperçu de l'utilisation des rapports

Pour les gestionnaires d'applications et les TIC

Exigences du système

La configuration requise pour Zenya 6.3.0 a changé par rapport à Zenya 6.2.0 :

Fin de la prise en charge d'Interner Explorer 11 (IE11) :

Depuis le 31-12-2021, la prise en charge d'IE11 a expiré. Plus précisément, cela signifie que Zenya ne fonctionnera plus dans IE11, à partir de la première version majeure de Zenya qui apparaîtra après le 31-12-2021. Zenya 6.3.0 est cette version majeure.
A partir de Zenya 6.3.0, IE11 ne sera plus supporté dans Zenya.

Consultez la configuration requise actuelle ici :

Zenya SaaS
Zenya sur site

Ressources externes personnalisées On Premise après Zenya 6.3.0

Dans Zenya 6.3.0, le fonctionnement technique des ressources externes a été mis à jour pour le rendre pérenne et adapté aux environnements Azure et SaaS.

En conséquence, les sources externes personnalisées (recherche de données dans une source locale, et non via le lien HL7 ou iODBC supporté) pour les clients On Premise à partir de Zenya 6.3.0 ne fonctionneront plus et ne pourront plus être supportées. Les clients qui ont acheté une telle personnalisation en seront également informés séparément.

Il est conseillé aux clients On Premise de vérifier s'il existe une source externe personnalisée dans leur environnement avant la mise à jour. Si c'est le cas, il est conseillé de rester sur Zenya 6.2.0 pour le moment.

Nouvelles URL pour les services cloud de Zenya Zenya 6.3.0

Avec la mise à jour vers Zenya 6.3, les urls utilisées pour les services cloud de Zenya passeront de *.iprova.co.uk et *.iprova.be à *.zenya.work. Ce changement intervient dans le cadre de l'achèvement du changement de marque d'iProva en Zenya. Il est possible que les organisations aient restreint l'accès à ces services par URL (whitelisting/blacklisting) dans, par exemple, les pare-feux. Il est alors conseillé d'ajouter ces URL à l'ensemble des URL des services cloud de Zenya.

Pour éviter tout problème avec ce service et les services futurs, nous recommandons d'inscrire sur liste blanche les domaines *.zenya.work et *.services.zenya.work.

Important : Les anciens URL *.iprova.be et *.iprova.co.uk continueront à fonctionner normalement.

Les nouvelles adresses URL exactes de chaque service en nuage sont indiquées ci-dessous :

Vue d'ensemble de la licence générale Zenya	https://licenseserver.services.zenya.work/
Approvisionnement général des utilisateurs de Zenya (SCIM)	https://identitymanagement.services.zenya.work/
Zenya DOC (NimbuDocs) éditeur HTML	https://editor3.zenya.work/ https://htmleditor.zenya.work/
Zenya DOC documents webshare	https://webshare.zenya.work/
Documents interactifs Zenya DOC	https://iluminus.services.zenya.work/
Questionnaires externes Zenya CHECK	https://vragenlijsten.zenya.work/ https://questionlists.zenya.work/ https://questionnaires.zenya.work/ https://fragebogen.zenya.work/
Formulaires mobiles Zenya FLOW	https://forms.zenya.work/

Paramètres du système Accès au site déplacé

Les paramètres d'accès au site ont reçu leur propre page dans la gestion des applications et peuvent être trouvés via l'option “Accès au site” ou “Contrôle d'accès”. Ils ne font plus partie des paramètres généraux.

Autoriser la connexion manuelle en plus de l'authentification via SAML

Si vous utilisez l'authentification via SAML, il est parfois souhaitable d'avoir la possibilité de se connecter manuellement. C'est le cas, par exemple, si vous avez des utilisateurs internes et externes. Les utilisateurs ont alors le choix, lorsqu'ils se connectent, de se connecter via SAML ou en entrant un nom d'utilisateur et un mot de passe. Par défaut, la connexion manuelle n'est pas autorisée lors de l'utilisation de l'authentification via SAML. Il est désormais possible de choisir de l'autoriser, éventuellement de manière spécifique à l'intérieur ou à l'extérieur des plages d'adresses IP pour lesquelles cette authentification est définie.

Annonce de la limitation des types de fichiers autorisés à partir de Zenya 6.4

Chez Infoland, la sécurité de l'information et la protection de la vie privée sont des priorités. Vous devez toujours pouvoir être sûr que les données de votre organisation - et en particulier les données personnelles - sont en sécurité. Cela signifie que nous travaillons constamment à l'amélioration de la sécurité de notre plateforme et de nos produits. Le résultat de ces efforts est l'amélioration ci-dessous :

A partir de la version 6.4 de Zenya, nous commençons par n'autoriser dans Zenya que les types de fichiers dont l'origine est reconnue comme non préjudiciable. Nous commençons à le faire dans Zenya FLOW avec le champ des pièces jointes. Ce changement garantit qu'aucun fichier potentiellement malveillant (d'un type de fichier qui n'est plus autorisé) ne peut être ajouté. Cela réduit les risques que des données potentiellement dangereuses soient téléchargées dans Zenya FLOW via le formulaire. Dans les versions ultérieures, nous mettrons en place cette restriction à d'autres endroits de Zenya également.

Nous avons examiné les types de fichiers qui sont le plus souvent ajoutés en tant que pièces jointes et, sur cette base, nous avons créé une liste blanche des types de fichiers acceptés. Cette liste se trouve ci-dessous :

.docx, .xlsx, .pptx, .dotx, .vsdx, .odt, .pdf, .msg, .jpg, .png, .gif, .jpeg, .tif, .bmp, .emz, .txt, .wav, .mp3, .mp4, .avi, .xml, .csv, .rtf, .heic, .htm, .html, .zip.

Si votre organisation ne dispose pas de certains types de fichiers que vous utilisez fréquemment dans la liste ci-dessus, nous vous demandons de le signaler à notre service d'assistance en expliquant pourquoi ce type de fichier est toujours pertinent pour vous.

Depuis la version 6.4, il est toutefois possible d'ajouter tous les types de fichiers en utilisant un fichier .zip, qui comprend le fichier original, puis en ajoutant le fichier .zip.

Informations complémentaires

Des informations complémentaires pour les gestionnaires de candidatures et les TIC seront disponibles en temps voulu à l'adresse suivante my.infoland.co.uk.
Après avoir ouvert une session, sélectionnez Mes produits > Zenya > Télécharger les mises à jour, ou cliquez sur le bouton ci-dessous pour accéder directement à la page appropriée.

Vous trouverez d'autres notes de mise à jour à l'adresse suivante

indication de l'impact de cette mise à jour (par composante Zenya)
explications complémentaires sur les changements fonctionnels
informations importantes sur les liens entre Zenya et d'autres systèmes

Et plus loin :

liste de contrôle avant et après la mise à jour pour les gestionnaires de l'application
télécharger la mise à jour (pour Zenya on-premise)

Pour la liste des corrections de bugs dans Zenya 6.3.0, cliquez sur le bouton ci-dessous.

VOIR LES INFORMATIONS SUR ZENYA 6.3.0 SUR MY.INFOLAND.CO.UK (LOGIN REQUIS)

VOIR L'APERÇU DES CORRECTIONS DE BOGUES SAAS

VOIR L'APERÇU DES CORRECTIONS DE BOGUES ONPREMISE