Zenya 7.1.0

Ongeveer 4x per jaar brengen we een major update voor Zenya uit. In deze updates introduceren we nieuwe mogelijkheden en zorgen we ervoor dat al bestaande functionaliteiten nóg gemakkelijker en beter werken. Ook zorgen we er in deze updates voor dat Zenya technisch ‘bij de tijd’ blijft. Benieuwd naar wat er nieuw is in Zenya 7.1.0? Je leest het op deze pagina.

De uitrol van Zenya 7.1.0 staat gepland op maandag 30 oktober 2023 vanaf 19.00 uur. De uitrol op de slow ring staat gepland op maandag 27 november 2023 vanaf 19.00 uur.

Kijk voor de exacte datum/tijd voor de uitrol naar Zenya SaaS per ring op status.infoland.nl.

Zenya versie 7.1.0 wordt enkel uitgerold naar Zenya SaaS, niet naar Zenya on-premise. Meer informatie

RISK | BOOST | Optimalisaties | Voor applicatiebeheerders en ICT

RISK

Na de release van de hernieuwde Zenya RISK in 7.0. (link) hebben we conform onze eerder gecommuniceerde planning het volgende toegevoegd in Zenya RISK:

Control testing
Issues
Warnings
Dashboard updates
Bulk-edit mogelijkheden

Daarnaast hebben we enkele optimalisaties toegevoegd op basis van de feedback van onze klanten.

Wat is er nieuw in Zenya RISK vanaf 7.1.? Let’s get started!

Control test settings

Het inzichtelijk hebben van controls is een eerste stap om risico’s beter te beheersen. Zo kan je bij nog niet actieve / geplande controls een deadline toevoegen. Daarnaast is het mogelijk om deze controls (periodiek) te testen. Om hiermee te starten, stel je dit eerst in via de settings van een control. Dit kan overigens ook via ‘bulk-edit’, waarover later meer.

De settingspagina ziet er als volgt uit:

Met deze settings kan je de control test instellen. Denk hierbij aan “een bijlage is verplicht als een test niet geslaagd is”, het instellen van de control tester(s) of het team dat de control test gaat uitvoeren en of u hiervan een notificatie wil ontvangen of niet.

Custom test instructies
Hier is het mogelijk om een instructie document toe te voegen en/of toelichtingen te geven per control test.

Control test per organisatie eenheid
Om je control test per ‘organisatie eenheid’ uit te voeren.

Uitvoeren control test
Na het instellen van je wensen, kan je een control test uitvoeren via de ‘control test wizard’.

Control test

Wanneer je de instellingen van je control test hebt ingevoerd en je voert een control test uit, dan ziet dat er als volgt uit:

Wanneer er control tests zijn uitgevoerd, zie je een samenvatting hiervan -ook per organisatie eenheid- op je control. Wil je dieper in het verleden kijken, dan heeft iedere control een tabblad ‘test’, waar de gehele historie in te zien is. Daarnaast zal er bij klanten die Zenya RISK hebben een ‘my control tests’ worden toegevoegd bij je profiel. Zo kan je, naast onze getoonde waarschuwingen (warnings), óók snel zien welke control tests er eventueel voor jou openstaan.

En omdat een control test uitkomst deels effectief of geheel niet effectief kan zijn, is het mogelijk om direct een zogenoemd ‘issue’ aan te maken.

Issues

Vanaf 7.1. zal het mogelijk zijn om je risico’s en controls verder te beheersen met het toevoegen van een zogenoemd issue (vanuit een control test of losstaand). Je ziet bijvoorbeeld dat er de laatste tijd steeds vaker DDOS aanvallen zijn. Via het risico óf de control die helpt het risico te mitigeren, kan je hiervan een issue aanmaken. Je kan hiervan statussen aanpassen (het is immers wel de bedoeling dat het issue opgelost wordt), er een deadline aan koppelen óf -indien je in het bezit bent van Zenya FLOW – dit verder toewijzen door middel van een ‘actie’. Ook kent elk issue een tijdslijn, waarin iedere stap wordt bijgehouden. Als eigenaar van het risico of de control, krijg je een notificatie wanneer een issue is toegevoegd, zodat je snel inzichtelijk hebt wanneer er extra aandacht gevraagd wordt.

Warnings

In 7.0 kenden we al ‘warnings’ voor het verlopen van de evaluatiedatum. Vanaf 7.1. zullen er ook warnings zijn bij de deadline van een control test. Daarnaast hebben we alle ‘warnings’ toegevoegd in het quick filter, zodat je makkelijk en snel een overzicht hebt van alles wat je aandacht vraagt. Afsluitend hebben we het ook makkelijker gemaakt om direct -afhankelijk van de ‘warning’- een of twee acties uit te voeren. Zo kan je snel ‘warning(s)’ oplossen!

Bulk-edit

Om snel meerdere risico’s of controls settings aan te passen, introduceren we ‘bulk-editing’ vanaf 7.1. Voortaan is het mogelijk de instellingen van meerdere control tests en de rechten op zowel controls als risico’s in een keer aan te passen. Het wijzigen van de eigenaar via bulk-edit zal in versie 7.2 opgeleverd worden.

Ook zal het via deze methode mogelijk zijn om jouw data te exporteren naar excel. Handig voor bijvoorbeeld een ‘Verklaring van Toepasselijkheid’!

Dashboarding

Je standaard dashboards zullen vanaf 7.1. de toevoeging krijgen van:

Control test uitkomsten (via het control overview dashboard)
Acties en issues (door middel van een nieuw dashboard)

Optimalisaties op basis van klantfeedback

Met dank aan de input van onze klanten, hebben we ook enkele optimalisaties doorgevoerd. Zo is het mogelijk om het template/type van een control te wijzigen. En worden de filters bij een ‘framework/kader’ standaard dichtgeklapt (dit kan namelijk best een lange lijst zijn) én zijn je ‘frameworks/kaders’ op het hoogste niveau onderdeel van onze quick filter.

Daarnaast kan je vanaf 7.1. op zowel risico’s als controls een link maken (met een custom veld) naar de kaartenbak en zal je de geplande status van een control terugzien in de BowTie. Afsluitend zal Zenya RISK jouw weergave onthouden wanneer je naar een andere Zenya applicatie gaat én voegen we “custom tags” toe, zodat je zelf tags kan toevoegen aan jouw risico of control.

Nog geen RISK klant, maar wel nieuwsgierig?

Maakt jouw organisatie op dit moment nog geen gebruik van Zenya RISK, maar ben je wel nieuwsgierig geworden naar onze oplossing om risico’s en controls beter te managen? Bijvoorbeeld voor het kader NEN 7510?

Neem dan contact op met je relatiebeheerder of consultant voor een demo van de vernieuwde Zenya RISK.

RISK | BOOST | Optimalisaties | Voor applicatiebeheerders en ICT

Zenya BOOST

Er zijn een aantal mooie en veelgevraagde verbeteringen doorgevoerd in BOOST. Deze maken BOOST breder en eenvoudiger inzetbaar en prettiger in het gebruik, zowel voor campagebeheerders als deelnemers. Met doelgroepen kun je gerichter berichten sturen die aansluiten bij de beleefwereld van de ontvanger. Er zijn meer mogelijkheden om te communiceren mét en tussen deelnemers. De poll verhoogt de betrokkenheid van gebruikers en geeft beheerders waardevolle informatie. Als beheerder heb je veel meer inzicht in de voortgang en beschik je over meer mogelijkheden voor moderatie. Het beantwoorden van vragen is eenvoudiger en leuker geworden.

Doelgroepen

Met doelgroepen kun je sturen welke campagnestappen voor welke deelnemers beschikbaar worden. Dit is een krachtig middel om deelnemers alleen campagnestappen aan te bieden die voor hen relevant zijn. Dit maakt de slagingskans van de campagne groter en de belasting voor deelnemers kleiner. Om hier gebruik van te maken moeten in de instellingen van een campagne eerst de doelgroepen aangemaakt worden. Doelgroepen worden per campagne toegevoegd.

Vervolgens kun je in willekeurige volgorde doelgroepen koppelen aan deelnemers of aan campagne stappen.

In de lijst met deelnemers kun je losse gebruikers, gebruikersgroepen en/of teams koppelen aan de doelgroepen binnen de campagne. Het is optioneel om gebruikers aan doelgroepen te koppelen.
Bij het toevoegen/wijzigen van een campagnestap kun je kiezen of die stap alleen aan specifieke doelgroepen aangeboden moet worden. Dit kan alleen voor stappen die nog niet verstuurd zijn. Het is optioneel om een campagnestap aan doelgroepen te koppelen.

Een campagnestap die aan één of meerdere doelgroepen is gekoppeld wordt alleen aangeboden aan deelnemers die eveneens aan één van deze doelgroepen gekoppeld is.

Nieuw berichttype: Poll

Een nieuw berichttype poll is toegevoegd. Met een poll kun je deelnemers om hun mening vragen of bijvoorbeeld vragen welke situatie voor hen van toepassing is. Dit geeft je als campagnebeheerder de mogelijkheid om de campagnestappen die nog verstuurd gaan worden aan te passen op basis van de beantwoording. Hiermee kun je de campagne beter aan laten sluiten en de effectiviteit vergroten. De poll lijkt op de vraag maar kent geen juiste of onjuiste antwoorden. Verder is er geen feedback na het beantwoorden van de poll.

Bevestigen vragen (én poll) niet meer nodig

Bij het beantwoorden van vragen vanuit de mail of in de tijdlijn moest de deelnemer tot nu toe het antwoord aanklikken en vervolgens het antwoord nog in de tijdlijn bevestigen. Dit is nu gewijzigd. Bij het klikken op een antwoord in de tijdlijn bij een vraag én poll wordt deze direct verwerkt. Ook bij het aanklikken van een antwoord in een mail wordt de tijdlijn geopend, en wordt ook het gegeven antwoord verwerkt zonder dat dit nog bevestigd moet worden. De deelnemer ziet meteen de verhouding van hoe anderen geantwoord hebben. Bij een vraag wordt ook direct getoond welk antwoord juist is. Een gebruiker die bij een vraag het juiste antwoord geeft krijgt als beloning confetti! Het beantwoorden van vragen en polls is eenvoudiger en leuker geworden!

Voortgang deelnemers

Er is een nieuw tabblad “Voortgang” toegevoegd aan de campagne. Op deze pagina wordt in een dashboard de voortgang van deelnemers in de campagne getoond.

Let op, dit dashboard is alleen beschikbaar als er voor BOOST een licentie is afgenomen. Met alleen proeflicenties voor BOOST is het tabblad “Voortgang” niet beschikbaar.

Bovenaan de pagina kun je filteren om voor alle deelnemers of per doelgroep naar alle data te kijken die verder op deze pagina getoond wordt. Vervolgens worden deze KPI’s getoond:

Aantal actieve deelnemers
Aantal deelnemers dat nog niet gestart is
Aantal deelnemers die zich uitgeschreven hebben
Aantal reacties
Aantal likes

In een grafiek wordt de voortgang getoond van alle deelnemers die gestart zijn. Voor iedere deelnemer wordt gekeken wat de verhouding is tussen het aantal campagneberichten dat ze op hun tijdlijn zien en het aantal berichten die zijn afgerond. Dit geeft een indicatie van de mate waarin de deelnemers aangehaakt zijn in de campagne.

Onderaan worden in een tabel alle deelnemers getoond. Voor iedere deelnemer wordt de voortgang getoond. Als die gestart is wordt het percentage weergegeven, er wordt niets getoond als de deelnemer nog niet gestart is. Mocht de deelnemer zich hebben uitgeschreven dan wordt tevens geen voortgang getoond maar ‘unsubscribed’. Verder worden in 2 kolommen het aantal gegeven reacties en likes getoond. In de laatste kolom wordt de reden getoond die de deelnemer heeft aangegeven bij het uitschrijven.

Emoji’s

Bij ieder campagnebericht en bij iedere reactie onder een campagnebericht kun je nu reageren met een emoji. Dit maakt het heel laagdrempelig voor deelnemers om te reageren op berichten en reacties. Dit maakt het makkelijker om deelnemers actief bij het onderwerp van de campagne te betrekken.

Als beheerder zie ik de emoji’s bij reacties in de chat en ik kan ook zelf met een emoji antwoorden op een reactie.

Met welke emoji’s op het campagnebericht zelf is gereageerd zie je op het tabblad statistieken van het bericht.

Notificatie

Wanneer je als deelnemer reageert op een campagnebericht wordt je vanaf deze release geïnformeerd als deelnemers op jouw reactie reageren. Dit stelt je in staat om de dialoog met andere deelnemers en campagnebeheerders gaande te houden zonder dat je zelf moet controleren of anderen gereageerd hebben. We doen dit door je een mail te sturen, maar niet voor iedere losstaande reactie. Je ontvangt een overzichtelijk samenvattingsmail ongeveer 3 uur nadat een deelnemer voor het eerst heeft gereageerd. Zo houden we het aantal mails beperkt en wordt je toch tijdig geïnformeerd. In die mail worden alle reacties getoond die binnen het tijdvak gegeven zijn op al jouw reacties binnen één campagne. Alle tekstuele reacties en emoji’s worden hierin meegenomen.

Campagne kopiëren

Een campagne kan nu gekopieerd worden. Bij het kopiëren worden alle stappen en pauzes gekopieerd. Het onderwerp en de omschrijving worden standaard overgenomen maar kunnen tijdens de kopieeractie gewijzigd worden. De startdatum is standaard leeg maar kan hier ook direct gewijzigd worden. Doelgroepen worden overgenomen inclusief de koppeling met campagnestappen. Deelnemers en beheerders worden niet overgenomen.

Heb je overigens een mooie campagne die je graag met een andere organisatie wil delen? Neem dan even contact op met onze servicedesk. Je kunt dit nog niet zelf vanuit Zenya doen, maar wij helpen je daar graag mee!

Chat moderatie

Als campagnebeheerder is het nu mogelijk om in de chat te reageren op berichten met tekst of met een emoji op dezelfde manier zoals dat ook op de tijdlijn van deelnemers mogelijk is. Bovendien kun je als beheerder berichten verwijderen. Op de tijdlijn wordt dan getoond dat het bericht door een moderator verwijderd is.

RISK | BOOST | Optimalisaties | Voor applicatiebeheerders en ICT

Optimalisaties

Naast nieuwe features in RISK en BOOST, hebben ook de andere Zenya modules liefde en aandacht gekregen in de vorm van optimalisaties. Hieronder staan ze per module beschreven, inclusief een koppeling naar het Community idee dat hieraan heeft bijgedragen.

DOC

Deadline op leestaken

Het is nu mogelijk om een deadline in te stellen bij leesbevestigingen. Het doel van de leesbevestiging is ervoor te zorgen dat de aangewezen personen/groep kennisnemen van het document met nu de mogelijkheid om dit binnen een vastgestelde periode te kunnen realiseren.
De deadline op leesbevestiging kan zowel op folder niveau als op document niveau worden toegekend. De documentbeheerder kan de status per gebruiker volgen in het het overzicht “Status leesbevestiging per gebruiker” en ook het leesbevestigingsrapport is geupdate.
De ingestelde deadline kan na publicatie van het document niet meer worden gewijzigd.

Voor de lezer wordt de takenlijst en leeslijst hiërarchisch geupdate. Wat inhoudt dat de documenten met eerst naderende deadline bovenaan de leeslijst staan. Dat een document een deadline heeft op de leesbevestiging is te zien door het klokicoon. Wanneer de deadline nadert zal de deadlinedatum rood kleuren.

Community idee

Instellen deadline op leesbevestiging bij eigenschappen

Instellen deadline leesbevesting bij publiceren

Leeslijst inclusief doducmenten met deadline op leesbevestiging

Status overzicht op document niveau

FLOW

Dummy gebruiker voor offline gebruik Capture app

Bij het gebruik van de Capture app is het mogelijk om een offline user (dummy user) in te stellen. Hierdoor is offline melden mogelijk met gebruikersvelden opgenomen in het mobiele meldformulier. De applicatiebeheerder dient bij het instellen van deze offline user wel rekening te houden met de rollen & rechten die deze “gebruiker” heeft.

Extra knop voor annuleren concept melding

Bij het starten van een nieuwe melding is de knop “Concept verwijderen” nu ook bovenaan het meldformulier te vinden. Met deze “Concept verwijderen” knop kan een conceptmelding geannuleerd worden. De al bestaande knop blijft ook onderaan het meldformulier te vinden, echter wanneer er direct wordt opgemerkt dat het verkeerde formulier gekozen is, is het niet meer noodzakelijk om helemaal naar onderaan het meldformulier te navigeren. De werking van beide de knoppen is gelijk, wat betekent dat er geen concept melding wordt opgeslagen en zullen er geen conceptmeldingen blijven openstaan.

Community idee

CHECK

QR code voor vragenlijsten

Naast het delen van een vragenlijst via taak, mail of link is het ook mogelijk om een QR code te generen om een vragenlijst onder de aandacht te brengen. QR codes zijn beschikbaar voor verschillende “objecten” behalve voor het object “medewerker” omdat een medewerker een unieke uitnodiging per mail zal ontvangen om de vragenlijst in te vullen.

Community idee

QR code voor vragenlijstonderzoeken

Voor externe (anonieme) gebruikers kan er een QR code worden gedownload bij vragenlijstonderzoeken. Zo kan je naast een gegenereerde link de vragenlijst ook delen via een QR code.

Community idee

Portalen

Uitbreiding opmaakopties ‘Informatie’ paneel

De bewerk mogelijkheden voor het informatiepaneel zijn aangepast; zo kan de volgorde van de drie verschillende velden (titel, tekst, afbeelding) door de portaalbeheerder bepaald worden evenals de verplichting om een titel te hanteren is aangepast. Daarnaast kan de positie van de afbeelding binnen het paneel worden ingesteld op links, midden, rechts.

Mogelijkheid tot custom portaal panelen

Naast het informatiepaneel en het belangrijke documenten paneel waar de portaalbeheerder de mogelijkheid heeft om gewenste informatie meer onder de aandacht te brengen van de gebruiker, is het vanaf nu mogelijk om twee “custom panelen” toe te voegen.
In de configuratie van het “custom paneel” bepaal je of deze een soortgelijke functie heeft als het informatiepaneel of de informatie linken aan iconen*.

Daarbij is de functionaliteit van deze “custom panelen” zo ingericht dat deze makkelijk gekopieerd kan worden naar andere portalen vanuit “portal defaults”.

Community idee: overzicht creeeren portaal m.b.v. tegels
Community idee: tegels op het startportaal

Custom paneel op basis van iconen

Custom paneel op basis van referenties

Weergave opties portaal panelen

Voor elk portaal afzonderlijk kan door de portaalbeheerder worden ingesteld welke panelen zichtbaar zijn of niet. Alleen het Favorieten paneel is altijd zichtbaar omdat de gebruiker zelf deze mag beheren. Op de eigenschappen pagina van de panelen heeft de portaalbeheerder een goed overzicht welke panelen getoond worden.

Tevens kan de portaalbeheerder ook de volgorde van de panelen instellen.

In- en uitklappen panelen: Recent en Favorieten

De gebruiker kan nu ook het Recent en Favorieten paneel in- of uitklappen. Wanneer er veel informatie zichtbaar is op deze panelen, kan het inklappen van een dergelijk paneel overzicht bieden. Het Favorieten en Recent paneel zijn de panelen van de gebruiker zelf en zij kunnen de zichtbaarheid van deze panelen nu zelf beheren.

Kaartenbakken

Verbeterde weergave kaartenbak items

Het is nu mogelijk om meer overzicht te creëren op een kaart. Door middel van secties kan je de informatie van een kaart categoriseren. Bij de configuratie van een kaartenbak kunnen velden worden toegekend aan secties en kan de volgorde van de velden binnen de secties worden ingesteld. Ook de volgorde van de secties is aan te passen, met uitzondering van de sectie “Algemeen” en de sectie “Locatie”. Deze secties zijn respectievelijk op de eerste en laatste plaats te vinden.

Indien er geen gebruik wordt gemaakt van secties zullen alle velden in de eerste sectie “Algemeen” worden opgenomen.

Aanmaken van een sectie in kaartenbakken

Overzicht van een kaart

Sectie selecteren bij een veld

Weergave kaartenbak items voor externen

Voor anonieme gebruikers is de zichtbaarheid van verschillende knoppen/tabbladen binnen de kaartenbakken aangepast. Zo zal een anonieme gebruiker de knoppen “Opmerking plaatsen”, “Markeer voor verwijdering”, “Verzoek tot wijziging indienen” niet meer zien.

Ook wanneer er tabbladen “leeg zijn”, bijvoorbeeld er zijn geen documenten gekoppeld aan een kaart dan is dit tabblad ook niet meer zichtbaar.

Verbeterde tooltip weergave kaartenbak items

Wanneer er wordt gelinkt naar een kaart uit een kaartenbak vanuit een andere module verschijnt er op de referentie naar de kaart een tooltip. Deze tooltip dient een beknopte weergave van de kaart te laten zien. Bij het instellen van een kaartenbak kan nu ook de waarden die de tooltip moet weergeven worden ingesteld en zal direct zichtbaar zijn in het “voorbeeld van eigenschappenkaart” op het tabblad weergave.

Overzicht tooltip instellen

Veld selecteren voor zichtbaarheid op tooltip

RISK | BOOST | Optimalisaties | Voor applicatiebeheerders en ICT

Voor applicatiebeheerders en ICT

User Provisioning – SCIM service

Binnen de User Provisioning wordt er nu ook ondersteuning geboden voor de volgende gebruikerseigenschappen: organisatie unit (afdeling in AD), functie (titel in AD) en manager (manager in AD).

Naast deze aanvullende ondersteuning voor gebruikerseigenschappen zijn er ook een aantal aanpassingen doorgevoerd ten behoeve van performance verbeteringen.

De laatste versie van de SCIM service is versie 1.1.9 zie ook status.infoland.nl.

Support access

Voorheen werden de inlogmomenten van het door de servicedesk gebruikte support account gelogd in het activiteitenlog.

Vanaf 7.1.0 dient de service medewerker bij elke inlogpoging bij de klant ook een reden van inloggen op te geven.
Deze reden samen met het tijdstempel van het inlog moment kun je in het activiteitenlog nu terugvinden onder vermelding van het account ‘Zenya support’.

Systeem diagnose

Voorheen konden foutmeldingen in Zenya door applicatiebeheerders worden opgezocht via het systeem diagnose scherm.

Deze optie is vanaf heden niet meer beschikbaar. Als er een foutmelding optreedt in Zenya hoef je alleen de numerieke foutcode door te geven aan de servicedesk, zij zullen vervolgens de uitgebreide foutmelding in de systeem diagnose opzoeken.

Systeemeisen

De systeemeisen voor Zenya 7.1.0 zijn ongewijzigd t.o.v. versie 7.0.x.

Bugfixes

Voor het overzicht van bugfixes in Zenya 7.1.0 klik op de knop hieronder.

Naar het overzicht van bugfixes

Zenya 7.1.0

RISK

Optimalisaties op basis van klantfeedback

Nog geen RISK klant, maar wel nieuwsgierig?

Zenya BOOST

Optimalisaties

DOC

FLOW

CHECK

Portalen

Kaartenbakken

Voor applicatiebeheerders en ICT

Systeemeisen

Bugfixes

Infoland

Ik zoek:

Ben jij altijd up-to-date?