Zenya 7.2.0

Ongeveer 3x per jaar brengen we een major update voor Zenya uit. In deze updates introduceren we nieuwe mogelijkheden en zorgen we ervoor dat al bestaande functionaliteiten nóg gemakkelijker en beter werken. Ook zorgen we er in deze updates voor dat Zenya technisch ‘bij de tijd’ blijft. Benieuwd naar wat er nieuw is in Zenya 7.2.0? Je leest het op deze pagina.

De uitrol van Zenya 7.2.0 staat gepland op maandag 29 januari 2024 vanaf 19.00 uur. De uitrol op de slow ring staat gepland op maandag 26 februari 2024 vanaf 19.00 uur.

Kijk voor de exacte datum/tijd voor de uitrol naar Zenya SaaS per ring op status.infoland.nl.

Zenya versie 7.2.0 wordt enkel uitgerold naar Zenya SaaS, niet naar Zenya on-premise. Meer informatie

RISK | BOOST | Optimalisaties | Voor applicatiebeheerders en ICT

Zenya RISK

Na de release van de hernieuwde Zenya RISK in 7.0 & 7.1 hebben we conform onze eerder gecommuniceerde planning het volgende toegevoegd in Zenya RISK:

Controls testen voor Assets
Additionele vragen toevoegen bij controls testen
Multi-edit & productiviteit verbeteringen
Control test review – ad hoc variant
Optimalisaties op basis van klantfeedback

Infoland kiest er met de release van Zenya RISK bewust voor om software vroegtijdig op te leveren, terwijl we verder gaan met het ontwikkelen van de hoofdfunctionaliteiten. Mede daarom hebben we een achttal optimalisaties doorgevoerd op basis van de feedback van onze klanten om Zenya RISK nóg beter te maken.

Wat is er nieuw in Zenya RISK vanaf 7.2.? Let’s get started!

Control testing voor assets

Vanaf deze release is het mogelijk om de control test(s) uit te voeren per ‘asset(s)’ (kaart). Voor de assets maak je gebruik van onze kaartenbak. Assets (kaarten) die daarin vermeld staan, kan je koppelen aan je control type. In de instellingen van de control kan je vervolgens de juiste ‘asset(s)’ kiezen om de control test op uit te voeren.

Additionele vragen bij control testing

In de instellingen van Zenya RISK zal je vanaf 7.2. een drietal vraagopties tegenkomen om antwoorden te krijgen op additionele vragen van de control test. Door te kiezen tussen een open vraag, bijlage en/of keuzevraag, krijgt de control test zo -waar nodig- meer body. Het is mogelijk om aan te geven of een vraag verplicht is of optioneel. In de wizard waar je je control tests uitvoert, ziet dat er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

Multi-edit & productiviteit verbeteringen

Als Infoland vinden we het belangrijk dat onze software intuïtief is en helpt om je dagelijkse werkzaamheden effectiever uit te voeren. Daarom voegen we ook ditmaal enkele multi-edit en effectiviteitsverbeteringen toe.

Allereerst: het kopiëren van je risico’s & controls. Het komt immers (regelmatig) voor dat de instellingen van een nieuw risico en/of control overeenkomen. Door een risico of control te kopiëren, gaat het aanmaken van een nieuwe risico of een nieuwe control een stuk sneller. Ook stellen we je nog extra vragen, want mogelijk wil je iets wél of niet mee kopiëren.

Onze multi-edit optie kent ook weer een tweetal nieuwe mogelijkheden. Het is nu mogelijk om de eigenaar van meerdere risico‘s of control in één keer te wijzigen. Ook is het mogelijk om de tekstuele instellingen voor een control test voor meerdere controls ineens in te stellen.

Control test review

Als organisatie test je je controls regelmatig om je risico’s effectief te kunnen managen. Afhankelijk van hoe jouw organisatie risicomanagement heeft ingericht, zou bijvoorbeeld de CISO de control tests uitkomsten willen reviewen. Zenya RISK zal vanaf 7.2. dit proces ondersteunen. Te starten met de zogenoemde ‘ad hoc review’. In 7.3. zal dit proces planbaar zijn, zodat dit automatisch binnen Zenya wordt gepland en toegewezen.

Optimalisaties op basis van klantfeedback

Ook dit keer hebben we weer een aantal mooie toevoegingen op basis van jullie feedback, te weten:

Het archiveren van je risico’s & controls.
Een drietal verbeteringen in het linken van een control (link).
Het is mogelijk om de toelichtingen bij risicostrategieën aan te passen.
Voor de bestandstypes .jpg/.png/.doc zal er een preview getoond worden als deze als bijlage zijn toegevoegd. Andere bestandstypes krijgen een ‘thumbnail’, zodat dit er visueel voor alle bijlages aantrekkelijker uitziet. In 7.3. zullen we het aantal bestandstypes verder uitbreiden.
Custom velden met een ‘hyperlink’ worden voortaan op maximaal 1 regel getoond. Daarnaast heb je de mogelijkheid om zelf je eigen naam aan een hyperlink te geven.
Van de custom tags die je hebt toegevoegd, worden de namen onthouden en als suggesties getoond als je wederom een custom tag wil toevoegen.
Je bruto risico kan voortaan inclusief de gevolgklassen worden geëvalueerd. Daarnaast onthouden we de geschiedenis van je bruto risico score(s).
Gelinkte risico’s en controls zijn voortaan ook via de kaartenbak inzichtelijk. De netto risico-score, tags, mogelijke waarschuwingen & overall control test uitkomst, worden -naast natuurlijk de naam- getoond in een tabblad. Via één klik kom je vervolgens uit bij je gelinkte risico of control in Zenya RISK.

Nog geen RISK klant, maar wel nieuwsgierig?

Maakt jouw organisatie op dit moment nog geen gebruik van Zenya RISK, maar ben je wel nieuwsgierig geworden naar onze oplossing om risico’s en controls beter te managen? Bijvoorbeeld voor het kader NEN 7510?

Neem dan contact op met je relatiebeheerder of consultant voor een demo van de vernieuwde Zenya RISK.

RISK | BOOST | Optimalisaties | Voor applicatiebeheerders en ICT

Zenya BOOST

Er zijn een aantal mooie en veelgevraagde verbeteringen doorgevoerd in BOOST. Deze maken BOOST breder en eenvoudiger inzetbaar en prettiger in het gebruik, zowel voor campagebeheerders als deelnemers. Zo zijn campagnes voor deelnemers nu ook eenvoudig te openen via een “Mijn campagnes” op het portaal. Campagnes archiveren geeft je als beheerder grip op het beëindigen van een lopende campagne. En met het instellen van een publicatie tijd voor berichten kun je een campagne passend maken voor de situatie van de deelnemers voor je campagne. Hieronder zie je alle wijzigingen op een rijtje.

Mijn campagnes op portaal

Ben je een deelnemer van een campagne dan zie je deze vanaf nu ook op portalen terug. Portaalbeheerders kunnen zoals voor andere panelen bepalen of en waar het paneel met campagnes zichtbaar is voor gebruikers. Initieel wordt dit paneel getoond en staat het bovenaan. Echter, het wordt alleen getoond als er voor Boost een licentie is afgenomen en als de betreffende gebruiker ook daadwerkelijk deelnemer is in een lopende campagne. Er wordt verder met een indicator aangegeven hoeveel berichten je nog niet hebt afgerond. Zo zie je het dus ook snel als er nieuwe berichten zijn toegevoegd.

Zie voor het instellen van panelen op portalen releasenotes Zenya 7.1.0

Eenvoudig navigeren op tijdlijn deelnemer

Op de tijdlijn van een deelnemer wordt nu rechtsonder het aantal niet-afgeronde berichten getoond. Dit geeft aan hoeveel berichten de deelnemer nog kan afronden om volledig bij te zijn. Naast het getal staan 2 navigatieknoppen om de deelnemer snel naar het eerstvolgende niet-afgeronde bericht te brengen dat boven of onder de huidige positie staat.

Campagnes archiveren

Op de tab “instellingen” is het mogelijk om een campagne te archiveren. Hiermee maak je de campagne onbereikbaar voor deelnemers maar behoud je wel als beheerder toegang tot de campagne. Zo kun je de campagne blijven raadplegen en mogelijk op een later moment kopiëren om de inhoud van de campagne nogmaals te gebruiken. Een gearchiveerde campagne telt niet mee in de licentie. Let op, het archiveren van een campagne kan niet ongedaan gemaakt worden.

Opnieuw aanmelden na afmelden

Je kon je als gebruiker voorheen al afmelden voor campagnes. Maar het kan natuurlijk zijn dat je daar spijt van hebt. Als gebruiker krijg je daarom nu direct na het afmelden de mogelijkheid om je weer aan te melden. Ook als je via een link uit een mail naar een campagne navigeert waarvoor je je hebt afgemeld, kun je je nu weer aanmelden.

Notificatie mail na verwijderen chat reactie

Als een beheerder besluit om een chatbericht te verwijderen dan moet deze nu bij het verwijderen een reden opgeven. Deze reden wordt vervolgens in een mail verstuurd naar de auteur van het verwijderde chatbericht. Zo is de auteur op de hoogte en weet die waarom een bericht verwijderd is. Voor een verwijderd bericht geldt dat:

Op de tijdlijn van de deelnemers is het bericht niet meer zichtbaar, er wordt wel getoond dat deze verwijderd is door een moderator maar die wordt niet bij naam genoemd.
In de mail naar de auteur staat het oorspronkelijke bericht, de reden voor verwijdering en door welke moderator dit gedaan is.
In het beheerscherm van de campagne staat het oorspronkelijke bericht, de reden voor verwijdering en door welke moderator dit gedaan is. Hier is het tevens mogelijk om de verwijdering ongedaan te maken.

Wijzigen publicatie tijd berichten

Bij de instellingen van een campagne kun je nu de tijd wijzigen waarop dagelijks de geplande berichten verstuurd worden. Deze tijd mag zelfs gewijzigd worden tijdens dat de campagne gestart is en ook op dagen waarop berichten gepland zijn om te versturen. Hierdoor kan het ook gebeuren dat er door het wijzigen van de tijd direct (binnen enkele minuten) berichten verstuurd worden, hiervoor wordt je als campagnebeheerder ook gewaarschuwd.

Variatie in onderwerpen mails.

De mails die vanuit een Boost-campagne verstuurd worden hadden voorheen altijd hetzelfde onderwerp. Dit heeft als gevolg dat er een soort blindheid voor mails kan ontstaan wat een negatief effect op de respons kan hebben. Daarom wordt er nu automatisch meer variatie in onderwerpen voor mails gebruikt. Voor de eerste mail van een campagne worden variaties gebruikt maar wordt verder niet gekeken naar de inhoud van het bericht zelf. In alle opvolgende mails wordt wel gekeken wat de inhoud van de mail is en op basis daarvan wordt een korte titel gekozen gecombineerd met het onderwerp van de campagne. Het onderwerp varieert dus op basis van de taal van de gebruiker, de inhoud en of het de eerste mail van een campagne betreft of niet.

Voor een campagne met als titel “Security, why even bother?” kun je bijvoorbeeld de volgende onderwerpen voor mails verwachten voor het eerste bericht (voor een Engelstalige gebruiker):

Get updated! – Security, why even bother?
Welcome! – Security, why even bother?
Stay informed! – Security, why even bother?
Security, why even bother?

Bij vervolgberichten waarbij er een video in het bericht zit worden deze onderwerpen gebruikt:

New video available! – Security, why even bother?
Check out the latest video! – Security, why even bother?
Stay informed: new video available! – Security, why even bother?
Watch this! – Security, why even bother?
Fresh video ready for viewing! – Security, why even bother?

RISK | BOOST | Optimalisaties | Voor applicatiebeheerders en ICT

Optimalisaties

Naast nieuwe features in RISK en BOOST, hebben ook de andere Zenya modules liefde en aandacht gekregen in de vorm van optimalisaties. Hieronder staan ze per module beschreven, inclusief een koppeling naar het Community idee dat hieraan heeft bijgedragen.

DOC

Email notificaties voor leesbevestiging deadline

In de 7.1 release hebben we het mogelijk gemaakt om een deadline in te stellen bij een leesbevestiging in Zenya DOC. Voor deze optimalisatie is nu ook de e-mail notificatie opgenomen in het pakket. De beoogde lezer zal een email ontvangen wanneer de deadline nadert en het document nog niet gelezen is.

Community idee

Document delen

Bij het delen van een document verscheen de optie: “Document e-mailen” en “QR code“, de document link was ook te vinden onder het kopje QR code, dit is onduidelijk. Daarom hebben we voor QR code en Link een aparte keuze gemaakt onder de knop “Delen”.

Community idee

Opmerkingen zichtbaar tijdens bewerken interactief document

Beoordelaars en schrijvers opmerkingen zijn nu ook zichtbaar tijdens het bewerken van een interactief document.

Community idee

Knop "Verwijder document" aangepast

Een gepubliceerd document wordt niet verwijderd maar gearchiveerd, de knop welke tot deze actie leidde had de benaming “Verwijder document”. Echter alleen conceptversies worden definitief verwijderd. Wanneer een gepubliceerd document geselecteerd is toont de knop nu de juiste beschrijving “Archiveer document”.

Community idee

FLOW

Verplichte velden in de voorbeeldweergave bij formulieren

Als ontwerper van een meldformulier is het nu mogelijk om “snel” door de voorbeeldweergave te kunnen klikken. Het is namelijk niet meer nodig om de verplichte velden in de voorbeeldweergave in te vullen. De velden in de voorwaardelijke secties dienen wel ingevuld te worden, hiermee is ook de controle geborgd of de voorwaardelijke sectie juist werkt.

Community idee

Word document genereren en mailen

De statusovergang actie “Word document genereren” is uitgebreid met de mogelijkheid om dit Word document ook direct te mailen.

Community idee

Direct het juiste e-mailsjabloon gekoppeld in de "Wat moet ik doen-tabel"

De instelling voor de actie “verstuur e-mail” in de ”Wat moet ik doen-tabel” is uitgebreid met de optie om een email te versturen welke is ingesteld met een template. Hierdoor hoeft diegene die de actie oppakt niet na te denken welk sjabloon gekozen moet worden.

Community idee

"Ik ben klaar” - knop aangepast en verplaatst

Bij het opvolgen van een actie is de knop “ik ben klaar” verplaatst naar onderaan de pagina, waar ook de andere knoppen “Opslaan” en “Annuleren” staan. De locatie van de knop onderaan de pagina voorziet in een meer gebruiksvriendelijk verloop, aangezien de knop opvolgend is aan de eventuele notitie/actie welke dient te worden uitgevoerd.

Community idee

Aanpassing van e-mailonderwerp per meldingstype

Wanneer een actie voor het invullen van een formulier wordt toegevoegd, ontvangt de actienemer een e-mail/taak welke gebaseerd is op een systeemsjabloon. Dit sjabloon kan worden gewijzigd, maar wordt voor alle meldingtypes gebruikt.

Om per meldingtype een specifieke nadruk bij de actie te kunnen vermelden is het mogelijk om een “titel voorvoegsel” toe te voegen bij het onderwerp van de e-mailnotificatie/taak.
Gebruik van deze optie is niet verplicht, daarom is het van belang dat bij gebruik van meerdere taalinstellingen voor elk van de taalopties het titel voorvoegsel wordt toegevoegd.

Community idee

Nieuwe rol: mede-eigenaar

Coördinatoren worden altijd vooraf gedefinieerd voor een workflow. Met deze nieuwe rol wordt de “coördinatorenpool” flexibeler. Het is nu mogelijk om per melding/meldingstype gebruikers toe te wijzen die coördinatortaken mogen uitvoeren.

De mede-eigenaren rol kan op verschillende wijzen worden ingesteld

Op meldingstype: Op een statusovergang kan je mede-eigenaren toevoegen

Evenals de functionaliteit van “Overige betrokkenen van deze melding wijzigen” is er een optie “Mede-eigenaren voor deze melding selecteren”. Met deze optie kan je zorgdragen dat er meerdere eigenaren onderdeel kunnen worden van dit meldingstype.

Op melding: Overzicht betrokken personen

Bij het betrokken personen overzicht zal ook de optie van mede-eigenaren worden toegevoegd. Vanuit deze functionaliteit kunnen er in de melding mede-eigenaren worden toegevoegd aan de melding.

Op melding/meldingstype: Wat moet ik doen tabel?

In de “Wat moet ik doen tabel” wanneer de optie “Betrokken personen wijzigen” wordt toegevoegd. Dan verschijnt eveneens het vernieuwde scherm om betrokken personen te wijzigen waar ook de mede-eigenaren aan zijn toegevoegd.

Portalen

Custom iconen paneel: iconenset update

Met de 7.1 release hebben we het mogelijk gemaakt om custom panelen toe te voegen aan een portaal. Een custom paneel kan bestaan uit een iconen paneel. De beschikbare iconenset voor deze panelen is geupdate en biedt de mogelijkheid op meer aan te sluiten bij de onderwerpen welke het icoon naar verwijst.

Opmerking: door deze aanpassing van de iconenset is het mogelijk dat reeds gebruikte iconen geen connectie vinden met de vernieuwde set. Dit toont zich in een “leeg” icoon op het bestaande portaal paneel.

Algemeen

Out of Office icoon zichtbaar bij selecteren van de gebruiker

Tijdens het selecteren van een gebruiker in het gebruiker selectie scherm is nu zichtbaar of deze persoon “out of office” is of niet. Zo kun je zien of deze beschikbaar is om de actie die je wilt toewijzen uit te voeren. Indien de gebruiker de “out of office” heeft geactiveerd zie je d.m.v. het icoon of deze gebruiker “out of office” is en m.b.v. de tooltip kan je checken tot en met wanneer de persoon niet beschikbaar is. Voorheen werd de indicatie van “out of office” ook meegegeven echter pas nadat je de gebruiker selecteerde.

Community idee

Hyperlink benaming

Custom velden met een ‘hyperlink’ worden voortaan op maximaal 1 regel getoond. Daarnaast heb je de mogelijkheid om zelf je eigen naam aan een hyperlink te geven.

Hamburgermenu

De look en feel van het menu welke te vinden is onder de “hamburgerknop” in Zenya is aangepast, wanneer je het menu benadert vanuit het portaal heeft het menu nog de oude vormgeving. Deze wordt met een latere update aangepast.

RISK | BOOST | Optimalisaties | Voor applicatiebeheerders en ICT

Voor applicatiebeheerders en ICT

Applicatiebeheer – Centrale rechten

De uitlijning van de rijen in de tabel is geoptimaliseerd. Het overzicht binnen de centrale rechten tabel toonde in verschillende browsers en/of bij verschillende schermgroottes een afwijking in de rijen van de tabel.

Bestandsformaten

Uploaden van bestanden bij een mobiel formulier zijn nu gelijk aan de toegestane bestandsformaten binnen Zenya.

De toegestane bestandsformaten zijn:
.avi, .avif, .bmp, .csv, .docx, .dotx, .emz, .gif, .heic, .jpeg, .jpg, .mov, .mp3, .mp4, .msg, .odt, .pdf, .png, .ppsx, .pptx, .qps, .sldx, .tif, .txt, .vsdx, .wav, .wmv, .webp, .xlsx, .xltx, .xml, .zip

Systeemeisen

De systeemeisen voor Zenya 7.2.0 zijn ongewijzigd t.o.v. versie 7.0.x.

Bugfixes

Voor het overzicht van bugfixes in Zenya 7.2.0 klik op de knop hieronder.

Naar het overzicht van bugfixes

Zenya 7.2.0

Zenya RISK

Control testing voor assets

Additionele vragen bij control testing

Multi-edit & productiviteit verbeteringen

Control test review

Optimalisaties op basis van klantfeedback

Nog geen RISK klant, maar wel nieuwsgierig?

Zenya BOOST

Optimalisaties

DOC

FLOW

Portalen

Algemeen

Voor applicatiebeheerders en ICT

Systeemeisen

Bugfixes

Infoland

Ik zoek:

Ben jij altijd up-to-date?